Сроки хранения что значит эпк

Что означает ЭПК в номенклатуре дел?

В соответствии с законодательством Российской Федерации, любые организации независимо от формы собственности и того, являются ли они частными или государственными, обязаны обеспечивать хранение архивных документов. Многие документы до сих пор хранятся в бумажном виде в единственном экземпляре, например, трудовые книжки. Их утеря может привести к ущемлению прав граждан.

Понятие номенклатуры дел

Номенклатурой дел принято называть сводный перечень всех документов, входящих в делопроизводство компании с обязательным указанием срока хранения. Существует ряд законов, регулирующих ведение кадрового делопроизводства, и определяющих срок хранения каждого документа.

Сотрудники компании, в чьи обязанности входит делопроизводство, должны тщательно соблюдать сроки хранения, периодически утилизируя бумаги с истекшим сроком хранения.

Все нюансы, относящиеся к организации хранения документов, их комплектования, учета и использования, регулируются Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. Пункт 1 ст. 17 ФЗ устанавливает обязанности организации по обеспечению сохранности своих архивных документов.

Понятие ЭПК

На некоторых архивных документах можно встретить аббревиатуру ЭПК. Это сокращение означает «экспертно-проверочная комиссия». В ее состав приглашают наиболее квалифицированных специалисты из основных структурных отделов. Возглавляет комиссию один из руководящих работников компании.

В состав экспертно-проверочной комиссии должен обязательно входить представитель архивного учреждения.

Эти комиссии функционируют при архивных управлениях. Они являются постоянно действующим совещательным органом, и в их обязанности входит:

• рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• определение особо ценных документов, в том числе уникальных;
• изучение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.

Деятельность комиссий ведется совместно с архивной и делопроизводственной службой организации. Они распределяют документы на хранение и уничтожение, а также место, где будут храниться отобранные организации.

ЭПК имеет право:

• предлагать свои рекомендации источникам комплектования архива по вопросам экспертизы ценности документов;
• приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;
• не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Отметка ЭПК на документах

Отметка «ЭПК» , которой члены комиссии отмечают отобранные документы, означает, что эти бумаги имеют особый интерес. Это могут быть:

• бумаги с особой научной или исторической ценность, поэтому они подлежат передаче в государственные архивы;
• бумаги, имеющие долговременное практическое применение, в таком случае срок их хранения продлевается.

Отметка на документах может быть дополнена следующими:

• «До минования надобности», то есть эти документы имеют практическое применение и должны храниться в течение срока, установленного организацией, но не менее 1 года;
• «До замены новыми», то есть в самом документе указан срок его истечения.

По закону не допускается уменьшение сроков хранения документов или удаление отметки «ЭПК». Срок хранения может быть только увеличен.

Отметка «ЭПК» применяется в отношении документов всех организаций независимо от формы собственности. Основным условием должно быть то, что документы этих организаций классифицированы как источник формирования государственных и муниципальных архивов.

Ответственность за нарушения хранения документов с отметкой ЭПК

Как следует из ст. 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации или граждане, совершившие нарушения в области хранения документов, представляющих особую ценность, или с продленным сроком хранения, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, предусмотренной законодательством РФ.

Уничтожать документы с отметкой «ЭПК» раньше истечения сроков хранения не следует до тех пор, пока не получено заключение экспертно-проверочной комиссии. Необходимо также получить утверждение со стороны архивного органа описей документов постоянного хранения.

Источник

Сроки хранения что значит эпк

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 “Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива”

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива.

Руководитель

А.Н. Артизов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 августа 2018 г.
Регистрационный № 51795

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 13 июня 2018 г. № 62

Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива

I. Общие положения

1. Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Экспертно-проверочная комиссия (далее — ЭПК) федерального государственного архива (далее — Архив) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

3. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа директора Архива. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения. Положение об ЭПК утверждается директором Архива.

Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения директором Архива.

4. Персональный состав ЭПК утверждается приказом директора Архива.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов Архива. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования Архива (далее — источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

5. Председателем ЭПК назначается заместитель директора Архива.

6. ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее — ЦЭК (ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве).

7. В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19); нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 1 ; решениями ЦЭПК при Росархиве; положением об ЭПК Архива.

II. Функции ЭПК

8. ЭПК осуществляет следующие функции:

8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в Архиве, не подлежащих хранению.

8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования Архива с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных Архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в Архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

д) номенклатур дел источников комплектования;

е) актов об утрате документов в источниках комплектования;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в Архиве и в источниках комплектования;

з) актов описания архивных документов в Архиве; и) актов переработки описей в Архиве;

к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

8.3. ЭПК рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

в) предложения источников комплектования, о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

г) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

III. Права ЭПК

9. ЭПК имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции источникам комплектования Архива по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

IV. Организация работы ЭПК

10. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

12. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

13. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

14. Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

15. Ведение делопроизводства ЭПК возлагаются на секретаря комиссии.

1 Подпункт 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Обзор документа

Разработано Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального госархива.

Комиссия рассматривает вопросы, связанные с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда РФ, а также с определением в его составе особо ценных, в т. ч. уникальных, документов.

Комиссия создается на основании приказа директора госархива.

Определены функции комиссии, права, порядок организации деятельности.

Источник