Окончание делопроизводства что значит

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Источник

Закрытие делопроизводственного года

З акрытие делопроизводственного года – трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля. А крупные организации начинают разработку или уточнение своей номенклатуры дел еще раньше – в ноябре.

См. ответ на вопрос Как исчислять срок рассмотрения обращений граждан? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

См. статью «Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания» в № 8′ 2020

Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год

Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса (изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.п.). Поэтому в большинстве случаев ее не разрабатывают «с нуля» для нового года, а просто уточняют ранее действующую номенклатуру. Итак, ежегодно в конце текущего на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого вам нужно:

• проверить разделы номенклатуры дел. В зависимости от ранее выбранного способа классификации ими могут быть:
  • структурные подразделения организации (чаще всего используется этот вариант),
  • направления деятельности или
  • выполняемые функции.
    Возможно, что при появлении новых видов деятельности состав подразделений не изменится и наоборот. Т.е. нужно проверить, что изменилось за прошедший год и планируется изменить в будущем. И если нужно, отразить реалии в номенклатуре дел путем переработки ее разделов;
• внести в разделы дела, возникшие в уходящем году (это неизбежно приведет к тому, что индексы «съедут» на один или несколько номеров вперед);
• удалить индексы дел, которые не планируется вести в следующем году и которые не удалось занять новыми делами (из-за этого нумерация запросто может вновь «съехать», но уже в обратном направлении);
• проследить, чтобы после всех «движений» в нумерации индексы дел были последовательными, без пропусков и повторений.

Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

См. статью «Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов» Предлагаем вам готовое решение, показав примерную номенклатуру дел отдела кадров на 2017 г

График отпусков, за который обычно отвечает кадровая служба, должен появиться в организации не позднее двух недель до наступления очередного года. Как его разработать и утвердить, см. в статье График отпусков на 2015 год

Внесение в разделы новых дел

Конечно, заниматься этим должны в течение года работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Как только в отделе заводится новое дело, они должны вписать его от руки в рабочий экземпляр номенклатуры дел подразделения на текущий год, присвоить очередной индекс и срок хранения, после чего оперативно сообщить в службу ДОУ о внесенных дополнениях. К сожалению, в реальности встретить такую идиллию автору этой статьи пока не удавалось. Чаще всего дополнения вносятся в конце года сотрудником службы ДОУ после личного опроса коллег из всех отделов на предмет заведения новых дел.

Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? См. ответ на вопрос Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Как бы то ни было, новые дела помещаются на резервные строки номенклатуры дел на 2016 год. Вписываются они от руки в ее рабочий экземпляр. Индексы новым делам присваиваются очередные внутри раздела:

Если последним делом на момент утверждения сводной номенклатуры дел организации на 2016 год в разделе «3. Отдел кадров» было 03-51 «Номенклатура дел отдела», то вновь заведенное дело будет вписано ниже и получит индекс 03-52, следующее – 03-53 и т.д.

Обратите внимание: в Примере 2 по общему правилу на резервные строки после изначально планируемого дела 21-45 помещено новое дело 21-46, но вот следующее дело имеет индекс не 21-47, а выбивается из этой стройной логики своей трехкомпонентностью (выделено «!»). В данном случае в номенклатуре изначально под индексом 21-10 шли арбитражные дела и было принято решение каждое из судебных дел учитывать отдельно, причем крайним было дело 21-10-27, потому новому мы можем присвоить номер 21-10-28, но вписать его сможем только внизу соответствующего раздела номенклатуры дел. А далее будем добавлять дела по общему правилу: 21-47, 21-48 и т.д.

При подготовке проекта номенклатуры дел на 2017 год вновь внесенные в 2016 году дела будут перемещены внутри раздела в соответствии с правилами расположения заголовков дел и потому получат новые индексы.

Исключение из номенклатуры «вымерших» дел

Если какое-то дело так и не было заведено, то в рабочем экземпляре номенклатуры дел на 2016 год его ни в коем случае не вычеркивайте, а в графе «Примечание» напишите «Дело не заведено» и проставьте рядом подпись руководителя соответствующего подразделения с расшифровкой и датой (в номенклатуре отдела распишется его руководитель, а в сводной – руководитель службы ДОУ). В следующую номенклатуру дел 2017 года вы это дело уже не перенесете.

Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения, читайте в статье Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

Уточнение индексов подразделений и дел

Индексы разделов и дел внутри них в номенклатурах дел за два разных года могут отличаться. Это нормально. Но некоторые делопроизводители буквально боятся поменять индекс делу. А часто без этого не обойтись. Чтобы не загонять себя в тупик, нужно помнить следующие правила:

• не состав дел подгоняют под индексы, а индексы под состав дел;
• у нас есть графа «Примечание», в которую можно вписывать необходимые комментарии, в т.ч. об изменении индексов;
• если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то можно составить таблицу соответствия переходящих дел.

См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»

Итак, в течение уходящего года в организации могла поменяться структура. Любой отдел мог появиться, расформироваться, поменять подчиненность… Все это отразится на составе его дел и принципах индексации. Ничего страшного нет в том, что дело, «живущее» в 2016 году под индексом 12-15, в 2017 году будет иметь индекс 10-22. Только не забудьте отразить изменение индекса на обложке дела.

См. ответ на вопрос «Как разработать примерную номенклатуру дел для холдинга?»

Разве что переходящим делам нужно до последнего стремиться сохранить индексы. Переходящие – это дела, которые не были завершены делопроизводством в этом году и переходят в следующий. Например, Положение об архиве, утвержденное в 2015-м, будет переходящим уже второй год подряд, т.к. на момент утверждения номенклатуры-2017 является действующим. Если переходящему делу все же пришлось поменять индекс, то в 5-й графе «Примечание» нужно поставить отметку:

См. статью «Индексация дел в компаниях со сложной структурой»

Если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то для лучшей ориентации можно составить отдельный документ – «Таблицу соответствия переходящих дел» (Пример 4). Ее оформляют как приложение к новой номенклатуре дел в произвольной форме, т.к. утвержденной не существует. Минимально необходимая информация здесь – это номер индекса в новой номенклатуре дел и в предыдущих (см. первую и последнюю колонку). Обычно еще отражают заголовок дела и с какого года оно является переходящим. Обратите внимание: в эту таблицу заносятся только переиндексированные переходящие дела (а не все те, у которых поменялся номер).

Как заполнять табличную часть номенклатуры дел, см. в статье Оформляем графы номенклатуры дел

Организационный аспект

В идеале нужно организовать работу так, чтобы ответственные за делопроизводство в подразделениях сумели уточнить свои номенклатуры дел и после согласования с вами утвердить их у руководителей подразделений. Тогда службе ДОУ останется разобраться досконально лишь «со своими» документами, а номенклатуры других подразделений «влить» в сводную номенклатуру дел организации.

Чтобы все это было возможно, нужно утвердить необходимые формы, потратить усилия на обучение специалистов на местах, осуществлять методическую поддержку их усилий и обязать их этим заниматься! См. Пример 5.

Статья «Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?» поможет вашим коллегам справиться с этой работой.

См. ответ на вопрос «Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну?»

Готовый проект сводной номенклатуры дел организации на будущий год проходит процедуру согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации 1 .

Номенклатуру дел организации на будущий год утверждает генеральный директор. Сделать это нужно до 31 декабря (см. Пример 6). Действовать новая номенклатура начнет уже 1 января. Такая строгость в датах объясняется тем, что работники некоторых подразделений могут выходить на работу и в праздники, а диспетчеры и всевозможные дежурные оперативных служб и вовсе работают круглосуточно. Так что даже если документ создается в новогоднюю ночь, он уже должен учитываться по номенклатуре дел 2017 года.

В приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации на следующий 2017 год лучше сразу добавить поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о количестве заведенных дел в 2016 году.

Если ваша организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то, планируя свою работу в конце года, учитывайте, что вам нужно дополнительно согласовать свой проект номенклатуры с архивным учреждением, которому вы подведомственны. Это займет как минимум несколько дней, а стандартный срок ответа на запрос – 30 дней.

Актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству

Основной локальный нормативный акт (ЛНА) в работе службы ДОУ – это, конечно, Инструкция по делопроизводству. Мы уже не раз писали о том, что этот документ разрабатывается и утверждается не для того, чтобы был, а чтобы им пользовались все сотрудники организации. Один из секретов популярности Инструкции по делопроизводству среди коллег состоит в том, чтобы в нее оперативно вносились измененные правила и принципы работы с документами.

Предположим, в течение уходящего года было решено:

• перевести большую часть внутренних информационно-справочных документов в электронный вид;
• наделить топ-менеджеров усиленными квалифицированными электронными подписями, а сотрудников – простыми, причем если топы теперь подписывают своими ЭП любые электронные документы, включая внешние, то остальные сотрудники – только внутренние.

Если в Инструкции по делопроизводству не отразятся эти изменения, она перестанет быть рабочей. Конечно, в идеале нужно было вносить их немедленно, но уж в конце года важно наверстать упущенное! Внесение изменений в ЛНА оформляется приказом по основной деятельности.

Кроме Инструкции по делопроизводству имеет смысл просмотреть на предмет актуализации Положение об отделе, должностные инструкции работников, Классификатор вопросов и ответственных исполнителей по ним, другие имеющиеся ЛНА по вашему профилю.

Одновременно с актуализацией ЛНА нужно проконтролировать, чтобы доверенности, выданные сотрудникам вашей службы, были продлены на следующий год, если они заканчиваются (например, на получение корреспонденции на почте). Те доверенности, которые не планируется продлевать, нужно вернуть в юридический отдел (строго говоря, возвращать их нужно сразу по окончании действия, но если вовремя это сделано не было, то в конце года закройте данный вопрос).

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Ответы вы найдете в статье «Как ознакомить с документом?»

Договоры

Обычно профильные подразделения ведут текущую работу каждый со своими договорами (отдел по работе с клиентами, отдел закупок, АХО и т.д.), в крупных организациях это может делать централизованно договорный отдел, реже – служба ДОУ; и только «закрытые» договоры передаются в архив. Но все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

В любом случае важно отслеживать окончание срока действия договоров, т.к. многие из них необходимо вовремя продлить (например, чтобы не лишиться подачи электроэнергии в цеху или справочно-правовой системы в юридическом отделе с началом нового года). Многие договоры изначально заключают до 31 декабря текущего года, потом пролонгируют допсоглашением на следующий год. Потому сейчас и стоит провести ревизию. Чтобы не превращать выполнение этой задачи в аврал, при регистрации договоров (изменений в них) нужно сразу фиксировать (корректировать) срок действия договора в специальной программе или отдельной колонке в обычной таблице в Excel.

См. статью «Доверенности в конце года – советы юриста»

А лучше в регистрационную форму договоров внести для этого 2 графы:

• в одной будете указывать дату, до которой действует договор,
• а во второй – условие пролонгации.

См. статью «Как хранить доверенности?»

Если сортировать / фильтровать / просматривать эти графы в последние дни каждого месяца (а в конце года где-то за месяц до его окончания), то можно без труда выделить из всей массы договоров те, что нужно пролонгировать в ближайшее время, и те, что будут продлены «автоматически», потому что в тексте имеется соответствующий пункт. Если пролонгация произошла «автоматически», то новую дату нужно отразить в регистрационной форме.

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31 декабря? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как можно продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента, но исполнение которого ваша организация уже начала)? Юрист показывает возможные варианты действий и примеры оформления документов в статье «Договоры: предновогодние хлопоты»

Обратите внимание: схема пролонгации может быть прописана в самом договоре, а может производиться по общим правилам. И делать это могут не только допсоглашения к договору (которые обычно не забывают к нему подшивать), но и иные документы, даже письма (а вот эти значимые бумаги могут осесть в другом месте, хотя должны были бы быть подшиты к договору с обязательной корректировкой срока его действия в регистрационной форме).

Завершенным считается договор, по которому всеми его сторонами исполнены все взятые на себя обязательства: работы выполнены, услуги оказаны, продукция поставлена, а оплата произведена в полном объеме, нет конфликтной ситуации (которая может вылиться в разбирательства, в т.ч. судебные). Большое значение имеет дата выполнения последнего обязательства. Сравните:

В 2016 году выполнены все обязательства по договору подряда № 123-П. Завершающим документом выступил акт приемки работ, подписанный сторонами 30.12.2016. Это означает, что и договор был завершен делопроизводством в 2016 году.

В этом же году был заключен договор оказания услуг № 321-У. Услуги были оказаны в декабре 2016 года, тогда же и подписан акт, но оплата произведена в январе 2017 года. Это означает, что договор закрыт делопроизводством в 2017 году.

Дата (год) закрытия договора влияет на срок хранения: по правилам архивного дела срок хранения закрытого дела начинает идти с 1 января года, следующего за годом закрытия. Завершенные делопроизводством в 2016 году договоры формируются в дело вместе со всеми сопутствующими документами: протоколами разногласий и протоколами согласования разногласий, актами и спецификациями и т.д. Все это – неотъемлемые части договора, корректирующие условия заключения сделки.

Хотя в некоторых организациях формируют целые досье (по сделке или контрагенту), в которые подшивают не только договор и корректирующие его условия документы, но и всю переписку, документы о его исполнении и т.д. Тогда в досье у нас собирается полная картина, а хранится оно по старшему сроку (т.е. максимальному из всех имеющихся у входящих в него документов).

Большинство разновидностей договоров имеют срок хранения 5 лет 2 . Если же для конкретной разновидности договора ПТУД не устанавливает срок хранения, то применяется его ст. 436, где он сформулирован так: «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора». Отметка ЭПК означает, что после обозначенного срока все документы дела не уничтожаются валом, а рассматриваются индивидуально, чтобы какие-то можно было оставить на более длительное хранение.

«Альтернативные» способы заключения договора и корректировки его условий см. в статье «Что мы знаем о моменте заключения договора»

План передачи дел в архив

По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного само­управления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015) дела передаются в архив в соответствии с утвержденным руководством планом. Это очень разумно, иначе структурные подразделения будут устраивать в архиве авралы тогда, когда им вздумается. Работники архива, имея представление о собственной нагрузке, сами должны назначить подразделениям периоды, когда можно сдать дела в архив. План утверждается генеральным директором. Вместо согласования плана с руководителями подразделений их можно просто уведомить о предписанных периодах сдачи дел, оформляя их подпись об ознакомлении в строке подразделения (см. последние колонки таблицы в Примере 10) – но это уже вопрос «политический».

План работы службы ДОУ

Его может составлять руководитель службы ДОУ по собственной инициативе или по заданию руководства как часть системы планирования деятельности компании. Официальный план работы службы ДОУ на следующий год проходит процедуру согласования с взаимодействующими подразделениями и утверждается руководителем организации в конце предыдущего года.

Чтобы составить такой план работы, можно отталкиваться:

• от задач, закрепленных за вашей службой в Положении о ней (обычно это некая константа), они могут стать разделами вашего плана;
• а также от конкретных целей, которых вы хотите достичь в следующем году, например:
  • внедрить в главном офисе и филиалах компании единую систему делопроизводства и СЭД,
  • вывести хранение части документов на аутсорсинг,
  • организовать периодическое обучение групп работников-новичков правилам делопроизводства и др.

Каждая из этих целей, в свою очередь, может разбиваться на подцели – на практические задачи – до тех пор, пока процесс достижения заявленной цели не предстанет перед нами практически пошагово, например:

11. Организовать периодическое обучение групп работников-новичков правилам делопроизводства.

11.1. Составить программу обучения.

11.1.1. Составить перечень обязательных тем.

11.1.1.1. Опросить работников, поступивших в 2016 году, каких знаний и навыков по работе с документами им не хватало сильнее всего в первое время.

11.1.1.1.1. Составить анкету.

Но такое пошаговое выполнение с контрольными сроками руководителю службы ДОУ лучше оставить при себе, а в утверждаемый руководством организации план включить общую задачу / цель «Организовать периодическое обучение групп работников-новичков правилам делопроизводства» с итоговым сроком. Тогда и вам легче будет ориентироваться, запаздываете ли вы при выполнении очередного шага, за счет чего будете наверстывать, и определенная свобода маневра у вас останется.

Кроме достижения новых вершин, нужно не забыть внести в годовой план и ежедневные, рутинные обязанности своей службы. Здесь можно опереться на ранее составленный план текущего года и имеющиеся статистические показатели его выполнения.

В конце каждого года имеет смысл провести мониторинг цен на заказываемые услуги (например, экспресс-доставки корреспонденции, внеофисное хранение документов и др.) и зарплат на рынке труда. Первое может стать поводом для переговоров с текущими партнерами или их смены. Второе – для более грамотного управления коллективом подразделения, может быть вы решитесь на поднятие вопроса об увеличении штата или зарплат своим специалистам.

Форма плана работы службы ДОУ на год или свободна, или продиктована политикой планирования в организации.

Закрытие журналов регистрации

В последние годы учетные формы документов в отечественных организациях можно поделить на 3 вида:

• бумажные книги – самый архаичный способ регистрации документов, зато позволяющий оформлять подписи с личными росчерками;
• журналы в электронной форме, ведущиеся в табличных редакторах, например Excel;
• учетные формы в системах электронного документооборота.

Скорее всего, в организации одновременно используются разные носители регистрационных форм (для разных целей), и все их нужно закрыть по окончании года. Обычно это делается в первые рабочие дни января.

В бумажных журналах создаются итоговые записи. Нужно написать общее количество зарегистрированных в году документов (с этого момента журнал будет считаться закрытым делопроизводством). Учетная запись заверяется подписью руководителя службы ДОУ, но не специалиста, ведущего регистрацию (исключением станет тот случай, когда организация маленькая и один секретарь одновременно и осуществляет этот процесс и руководит им). Если у подразделения, ведущего журнал регистрации, есть своя печать, то ею можно заверить подпись.

Внутри электронного журнала регистрации в Excel (и подобных программах) эта итоговая запись может быть оформлена без подписи. Закрытие журнала в данном случае означает конвертирование его в неизменяемый формат – лучше всего подходит pdf. Получившийся файл записывается на компакт-диск, теперь это будет электронная единица хранения в архиве компании. Если у руководителя службы ДОУ есть электронная подпись, то данный файл можно подписать ею.

Учетные формы в СЭД закрываются совместно с отделом, осуществляющим техническую поддержку программы. В некоторых СЭД закрытие года происходит автоматически в первые часы 1 января. В разных системах алгоритм действий по закрытию может отличаться, а получить мы хотим то же, что и от журнала в Excel: неизменяемый формат учетной формы, выгруженный из СЭД и записанный на внешний носитель информации.

Распечатывать все электронные журналы регистрации и учетные формы для дальнейшего хранения не обязательно. Это электронные документы и в большинстве случаев они могут существовать только в электронном виде. Но если в таком журнале регистрируются документы длительного хранения и в особенности постоянного, то его стоит распечатать. Так как по общему правилу у журнала регистрации тот же срок хранения, что и у отраженных в нем документов. А пока наши IT-специалисты не научились сохранять работоспособный оригинал электронного документа в течение хотя бы десятилетия и тем более постоянно!

В прошитой распечатке электронного журнала с данными за год оформляется итоговая запись, показанная в Примере 12. Распечатывать можно все графы таблицы (например, из Excel) или делать это в виде отчета, в котором представлено меньше сведений, чем зафиксировано (например, в СЭД).

Источник