Документ pdf что это значит

Что такое PDF формат файла и как с ним работать

Один из самых популярных видов электронных документов, которым пользуются миллионы пользователей по всему миру. PDF это идеальный формат файла для представления полиграфической продукции.

Многие из вас слышали о нем, а некоторые пользуются каждый день, например, читают в ПДФ книги. Если вам интересно более подробно узнать, что это за формат и кем он был создан, то эта статья именно для вас.

Недавно мы изучили, что такое расширение файла, сегодня рассмотрим такое расширение, как «.PDF». Узнаем, каким образом с ним можно работать, как открывать и редактировать.

Что такое PDF формат

PDF (Portable Document Format) — это специальный формат/расширение файла, предназначенный для электронных документов. Был создан американской компанией Adobe Systems в целях оптимизации/организации хранения и представления текстовых и графических данных в виде электронных документов.

На данное время — это универсальный формат, который по умолчанию используют большинство производителей печатного оборудования. Так поддержка этого расширения встроена по умолчанию в их устройства, без надобности устанавливать дополнительно программное обеспечение, чтобы печатать такие документы.

Популярен в первую очередь за свою универсальность, чем бы вы не открыли такой документ — он везде будет отображаться одинаково. Чаще всего в сети в ПДФ вы можете встретить: книги, журналы, руководства и т.д. Текст в этом формате удобно читается, в нём удобно хранить графические файлы, и он не занимает много места на компьютере.

Преимущества PDF

• Универсальное отображение на всех устройствах и в программах. Т.е. где бы и на чем бы вы не открыли такой документ — он будет отображаться везде единообразно.
• Безопасность. Имеется возможность устанавливать различные уровни доступа.
• Компактность. Благодаря встроенной поддержке архивации данных, такие файлы занимают совсем немного пространства.
• Удобство. Довольно легко пользоваться.

Недостатки

• Не во всех программах и не у каждого документа есть возможность редактировать текст и графику. Может попасться простой скан в виде картинки и текст просто не будет с нее копироваться или просто запароленная информация.

Программы для работы с файлами формата PDF

Тем, кто иногда или часто работает с книгами, например, в целях учёбы, самообразования или читает художественную литературу знакомо то, что для работы с ПДФ требуется специальная программа. Вот список самых лучших и проверенных из них.

Foxit Reader

Одна из самых популярных программ такого рода, особенно в России. Абсолютно бесплатна и на русском языке. Занимает немного места на компьютере и довольно быстро загружается даже на старых ПК. Мы рекомендуем именно Фоксит.

Adobe Reader DC

Софт от самих создателей данного расширения. Очень популярен и востребован. Также на русском языке и абсолютно бесплатен. Но, в новых версиях занимает значительно больше места на жестком диске, чем в прошлых.

STDU Viewer

Еще один очень интересный просмотрщик, который кроме ПДФ поддерживает еще множество других форматов. Абсолютно бесплатный и также на русском языке.

Soda PDF

Удобный и простой софт. Понравится любителям почитать литературу в ПДФ, также есть возможность редактирования.

PDF XChange Viewer

Довольно известный софт для чтения и редактирования ПДФ, который поддерживает и другие расширения, например, «.djvu».

В заключение

Вот вы и узнали, что в этом термине нет ничего сложного, все довольно просто. Надеюсь вам была полезна эта информация, заходите к нам почаще, ведь мы и дальше будем продолжать эту тему, будет интересно!

Источник

Что такое PDF файл и как с ним работать

Хотите иметь возможность исправить любой электронный документ?
Скачайте лучший современный редактор PDF!

PDF — что это за формат?

Название формата — это аббревиатура из нескольких слов, полное название на английском — Portable Document Format. Расшифровка PDF на русском буквально означает «портативный формат документов». Если говорить простыми словами «для чайников», то это специальный режим сжатия, который сохраняет оригинальные стили текста и картинок.

Расширение было создано фирмой Adobe System специально для их продукта Adobe Acrobat. На данный момент ПДФ считается стандартом для хранения и передачи цифровых документов.

Какие плюсы использования ПДФ

Несмотря на то, что существуют десятки форматов для «упаковки» цифровых бумаг, PDF остается наиболее распространенным вариантом. Его используют для бизнес-презентаций, создания электронных книг, научной литературы и справочников. Среди основных причин его популярности можно выделить:

• Файлы в этом формате сохраняют оригинальное форматирование при открытии в любом приложении для чтения. Единственное исключение – простейшие текстовые редакторы вроде Блокнота от Windows.
• ПДФ можно создать из картинки без необходимости перепечатки текста. Это значительно ускоряет работу, если вы работаете со сканами.
• Электронные бумаги в этом формате можно подписывать прямо на компьютере, а также добавлять специальные формы для заполнения.
• В ПДФ-документ можно встраивать комментарии и пометки, которые не изменяют его внешний вид, но видны другим пользователям. Это полезно при совместной работе над проектом.
• Можно наложить несколько уровней безопасности, в том числе включить защиту от копирования, печати и полностью запретить открытие.
• Не знаете, как переслать документ по e-mail или анкету на Госуслуги, если стоит ограничение на размер? Создайте документацию в PDF-формате — он отличается небольшим размером и идеально подходит для пересылки по интернету.

Все эти особенности позволяют применять данный формат как в бизнесе, так и в личной деятельности.

Какие минусы у ПДФ-формата

Конечно, не обошлось без недостатков. У PDF можно обнаружить следующие минусы:

• Редактировать подобные файлы можно только в специальных программах.
• Если ПДФ-документ состоит из изображений, для его коррекции потребуется специальный модуль распознавания текста.

Как видите, у формата есть и минусы, но они не критичные. В большинстве случаев их можно обойти, установив подходящий софт.

Как сделать файл PDF формата

Итак, мы рассказали, что такое ПДФ. Давайте разберемся, как создавать такой тип медиафайлов.

PDF Commander

PDF Commander — это специальное ПО для редактирования ПДФ-документации. Софт позволяет создать документы вручную, вводя текст и добавляя изображения, либо объединить другие типы медиафайлов, например, сканы и картинки JPG, PNG и т. п. Давайте разберем, как сделать ПДФ-файл в этой программе.

1. Скачайте на компьютер инсталлятор редактора и распакуйте его на компьютер, дважды кликнув по загруженному файлу. Для успешного завершения установки следуйте инструкциям на экране.
2. Запустите софт и на стартовой странице воспользуйтесь кнопкой «Создать PDF». Также вы можете вызвать эту опцию из окна редактора, если просматриваете какой-то файл. Для этого кликните «Файл», затем «Создать».
3. Выберите в верхней панели инструмент «Текст» и кликните по области листа, на которой будет располагаться заголовок.
4. Когда вы начнете вводить текст, появится панель с дополнительными настройками. Здесь вы можете отрегулировать размер, выбрать шрифт и цвет, настроить прозрачность, подчеркнуть или зачеркнуть надпись, сделать буквы жирными. Также можно настроить межстрочный интервал и отцентровать текстовой блок.
5. Чтобы добавить фотографию, вернитесь во вкладку «Редактор» и нажмите на кнопку «Изображение». Захватите появившееся фото и перетяните его на любое место на листе. Кликнув по нему два раза, вы вызовете окно дополнительных настроек.
6. Для добавления нового листа раскройте вкладку «Страницы» и нажмите «Добавить страницу». Вы можете перемещать листы между собой при помощи кнопок «Сместить к началу» или «Сместить к концу». Два раза кликните по нужной вам странице, чтобы открыть ее для редактирования.
7. Экспортируйте проект, нажав иконку в виде дискеты в левом верхнем углу экрана.

Благодаря простому управлению редактор можно использовать даже для сложных вопросов, например, как перевести презентацию в ПДФ-документ или защитить проект от изменения. Софт почти не нагружает ПК, что делает его отличным выбором для слабых ноутбуков, и совместим со всеми версиями Windows.

LibreOffice

LibreOffice – это бесплатный офисный пакет, который многие используют как альтернативу MS Word. Помимо работы с обычными текстовыми документами софт умеет обрабатывать PDF-файлы. Управление достаточно простое, поэтому разобраться, как сделать формат PDF, не составит особого труда.

1. Скачайте LibreOffice с официального сайта и установите на ПК. Запустите софт и в боковой колонке выберите «Документ Writer».
2. Добавьте заголовки и другой текст и отредактируйте его стиль, используя рабочую панель в верхней части программы.
3. Чтобы добавить картинку, используйте подходящую иконку в строке с инструментами. Чтобы отцентровать фото, выделите его и перетащите на нужную область листа.
4. Если вам нужно встроить пустую страницу, в главном меню отыщите пункт «Вставка». Раскройте список вариантов и кликните «Еще разрывы», затем выберите последнюю строчку.
5. В окне настроек отметьте «Разрыв страницы». В меню стиля вы можете выбрать тип нового листа: базовый, альбомный, конверт и т.д. После этого нажмите ОК.
6. Чтобы сохранить результат на компьютер, найдите на панели с инструментами кнопку «Экспорт в PDF непосредственно». Она находится между иконками сохранения и печати.

После этого сохраните проект стандартным способом, указав название и папку.

Adobe Acrobat DC

Именно Adobe создали PDF, поэтому весьма логично, что многие используют для работы с этим форматом именно их продукцию. Давайте разберемся, как сделать документ в ПДФ с помощью их продвинутого PDF-редактора Adobe Acrobat.

1. После установки программы откройте пункт меню «Файл». Выберите функцию «Создать» и укажите «Пустая страница».
2. Чтобы добавить элементы, в боковой колонке отыщите строчку «Редактировать PDF».
3. Добавьте текст, выбрав нужный инструмент на верхней панели. В столбце справа укажите шрифт, размер, цвет, положение на странице и другие параметры отображения.
4. Нажмите «Добавить изображение», чтобы загрузить фото. Когда рисунок импортируется, возле курсора появится небольшое превью. Кликните по странице, чтобы встроить фотографию.
5. Для сохранения нажмите иконку в виде дискеты, которая располагается в верхнем левом углу. В окне экспорта выберите вкладку «Мой компьютер» и кликните «Выбрать другую папку».
6. Укажите нужную директорию и имя ПДФ-файла и нажмите «Сохранить».

Дополнительным плюсом является то, что Acrobat позволяет управлять ПДФ-файлами в телефоне. Крупным недостатком Adobe является большая нагрузка на процессор и частые ошибки.

Как подготовить и распечатать PDF

PDF-формат универсально отображается и при просмотре, и при распечатке. Но если вы применяли специальные стили или готовите книгу для типографской печати, следует помнить некоторые нюансы:

• Все изображения должны быть переведены в цветовую модель CMYK.
• Если при стилизации элементов вы использовали прозрачность, при экспорте выбирайте версию PDF 1.5 или 1.6, чтобы на картинке не было белых полос.
• При печати устанавливайте DPI не менее 300.

Для печати можно использовать любое приложение, которое умеет читать PDF-формат, в том числе Word или браузер. Откройте файл, вызовите окно настроек комбинацией кнопок Ctrl + P, укажите принтер и запустите процесс кнопкой «Печать».

Подводя итог

В этой статье мы разобрали, что такое PDF файл и как с ним работать, а также рассмотрели программы, с помощью которых можно создать PDF. Если вы ищете оптимальный софт для работы с документацией на продвинутом уровне, скачайте PDF Commander. Он подходит для создания проектов любой сложности, прост и удобен в управлении, в том числе для новичков, и позволяет быстро обрабатывать крупные файлы даже на слабом ПК.

Источник

Чем отличается формат PDF от PDF/A. И что выбрать для хранения электронных документов

Ответ для самых торопливых: PDF/A — это версия формата PDF, стандартизированная ISO и предназначенная для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Если вы хотите возвращаться к скан-копии печатного оригинала или электронному документу спустя много лет, то лучше использовать именно его. А теперь разберём вопрос подробнее.

Ответ для самых торопливых: PDF/A — это версия формата PDF, стандартизированная ISO и предназначенная для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Если вы хотите возвращаться к скан-копии печатного оригинала или электронному документу спустя много лет, то лучше использовать именно его. А теперь разберём вопрос подробнее.

Электронный документ PDF: особенности и история формата

PDF (Portable document format) — это универсальный формат электронных документов. Он создан по инициативе компании Adobe в 1993 году, и его исходное предназначение — электронное представление печатных материалов.

Задачи формата PDF:

• хранение данных о цветовой схеме и расположении элементов;
• обеспечение идентичного представления информации на разных мониторах и принтерах.

За время своего существования PDF значительно прибавил в возможностях. Ещё в первой редакции формата появилась возможность вставлять ссылки в текст, шифровать документ с паролем и тем самым защищать его от модификации. Функциональность дополнялась год за годом:

Версия	Возможности
PDF 1-1.1 (1993-1994)	Работа с потоками данных, защита паролем и цветопередача, независимая от устройства
PDF 1.2 (1996)	Интерактивные элементы и возможность обрабатывать действия мыши
PDF 1.3 (1999)	Электронная подпись (ЭП), javaSAFEscript
PDF 1.4 (2001)	Прозрачность, текстовый слой поверх картинки, метаданные «ключ-значение»
PDF 1.5 (2003)	Мультимедиа, объектные и перекрестные потоки, слои
PDF 1.6 (2005)	XML-формы, AES-шифрование
PDF 1.7-2.0 (2005-2020)	AES-шифрование 256-битным ключом, архитектура XML-форм XFA 3.0

Начиная с версии PDF 1.4, которая вышла в 2001 году, пользователи могут наносить текстовый слой поверх изображения. Причём он может быть невидимым. То есть пользователь, видя «картинку», тем не менее может копировать с неё текст. Кроме того, в этой же версии появилась возможность вставлять метаданные в виде пар «ключ-значение», каждая из которых может быть связана с какой-то частью документа (например, отдельным изображением) или со всем документом. Это важные нововведения, с точки зрения архивного хранения, и они поддерживаются форматом по сей день.

С 2008 года PDF — открытый стандарт ISO 32000 (последняя редакция международного стандарта качества — 32000-2 — опубликована в декабре 2020 года). Это значит, что сегодня PDF рекомендуется к использованию во всём мире.

Сохранение документа в PDF/A. Когда нужен этот формат?

Создание электронного архива документов В начале статьи мы уже дали ответ на этот вопрос: PDF/A — это версия PDF, которая рекомендована всё тем же ISO для долговременного архивирования электронных документов.

Длительный срок хранения становится возможным, потому что в содержимое электронного документа в формате PDF/A внедряется вся информация, необходимая для его отображения. В частности, к ней относятся шрифты — те из них, которые использованы в документе, включены в него. К слову, это влияет на его размер: документ в формате PDF/A часто больше по размеру, чем документ с аналогичным содержимым, сохранённый в PDF.

Считается, что документ, хранимый в формате PDF/A, из-за полного отсутствия связи с такими изменчивыми вещами как гиперссылки и мультимедийный контент можно будет открыть в любой операционной системе через какое угодно время с помощью приложения, поддерживающего соответствующий формат.

Есть ещё один аргумент в его пользу. Поскольку PDF/A обеспечен статусом международного стандарта, его поддержка разработчиками в долгосрочной перспективе оправдана, а использование целесообразно. Чего не скажешь о других доступных форматах хранения электронных документов, которые могут измениться в любой момент времени.

При этом целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована и не заявляется как особенность формата. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано.

Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. В каждом случае необходима верификация на соответствие требованиям формата. И если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (с некоторыми оговорками, но всё же).

Как проверить PDF/A

Действительно ли документ сохранён в нужном формате — очевидные сомнения. Внешне определить, PDF это или PDF/A, очень сложно.

Если файл соответствует формату PDF/A, то информацию об этом можно увидеть в приложении Acrobat Distiller на панели «Навигация» (Просмотр — Показать/Скрыть — Панели навигации — Стандарты). Подробнее — в справке Adobe.com.

Также в этих случаях используются программы-валидаторы. Пример — veraPDF (можно скачать здесь). Программу создавал союз нескольких профессиональных сообществ, в том числе Ассоциация PDF (PDF Association).

Также есть сервисы, которые могут определить формат в режиме онлайн. В их числе avePDF, pdf-online и другие. Во многих таких сервисах можно не только проверить, но и изменить формат — перевести файл из PDF в PDF/A. Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.

Чтобы обеспечить целостность и юридическую значимость электронных документов, недостаточно использовать нужный формат. Также необходимо использовать специализированную систему долговременного хранения.

Как хранить отсканированный документ в PDF/A

Исходя из описанных выше различий между форматами PDF и его потомком PDF/A, вполне можно предположить, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов. При этом PDF/A, несмотря на потенциально большой размер единичного документа (в него внедрены все использованные шрифты, а это для краткосрочного использования избыточный и ощутимый балласт), имея статус международного стандарта, гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая приложением-просмотрщиком. Этот факт укладывается в концепцию архива электронных документов и должен учитываться при сохранении каждого документа в нём.

Теперь необходимо определиться с тем, что такое отсканированный образ документов. Чаще всего это растровое изображение. Предполагается, что текста поверх него нет, то есть в документе хранится исключительно отсканированный растр — изображение, текст на котором непонятен компьютеру, а понятен только человеку.

В исключительных случаях поверх растрового изображения может быть расположен текстовый слой, частично или целиком наполненный. Причём делается это либо вручную человеком, либо с помощью системы распознавания текста. Можно предположить, что документ содержит метаданные, так или иначе связанные с видом документа и его содержимым (например, если это счёт-фактура, метаданные могут содержать информацию о поставщике, дате выставления, сумме и т. д.).

Очевидно, что отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения. Но всё-таки в большинстве случаев образ должен храниться не меньше бумажного оригинала , а зачастую значительно дольше, поскольку значимость и важность его в контексте организации-владельца всегда есть. Кроме того, образ снят с бумажного документа, а это значит, что его изменение не подразумевается, хотя и возможно.

На основании перечисленных особенностей, которыми обладает отсканированный образ документа, можно смело заявлять, что для хранения одинаково пригодны оба формата. Хотя PDF/A допускает и метаданные, и текстовый слой поверх изображения, и даже подписание документа с целью защитить его от модификации.

Источник