Депонирована сумма что это значит

Депонирование заработной платы

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

• безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
• кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

• деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
• в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).

На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.

Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.

Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

• дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
• дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
• дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

• дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
• дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

• дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
• дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Вопрос: Каков срок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты, депонированной работодателем?
Посмотреть ответ

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

• 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
• 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

• 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
• 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
• 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
• 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
• 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Источник

Что такое депонированная заработная плата

День выдачи зарплаты работникам устанавливается правилами трудового распорядка, принятыми у конкретного нанимателя. Иногда сотрудник в этот день отсутствует в силу разных причин. Это значит, что он не получит полагающиеся ему денежные средства. При подобном развитии событий бухгалтерии нужно будет произвести депонирование заработной платы, совершив ряд определенных действий.

Что это такое

В настоящее время все большее число учреждений прекращает применять способ наличного расчета и переходит на выплату сотрудникам заработанных ими финансовых средств на карты банков. Выдача денег в форме наличности используется все реже, поэтому и термин «депонирование зарплаты» выходит из широкого употребления. Однако учреждения, использующие для выплат наличные средства, с рассматриваемой ситуацией могут столкнуться.

Для понимания сути определения «депонированная зарплата» (ДПЗ) разберемся в терминах, из которых оно состоит.

1. Депонирование — процедура хранения.
2. Зарплата — сумма средств в денежной форме, выплачиваемая работнику за выполненный им установленный объем работы.

При выплате денег наличными учреждению необходимо выделить запирающийся сейф для их хранения. Единственный ключ должен быть у кассира, второй экземпляр — у руководителя учреждения.

Кассир вправе выдать зарплату лишь в присутствии работника, которому она причитается. Посторонние лица присутствовать не могут. Сотрудник, получивший вознаграждение за труд, расписывается в подтверждение этого факта.

Иногда у работника объективно отсутствует возможность присутствовать на рабочем месте из-за болезни, командировки и т. д. и получить причитающиеся деньги. В таком случае кассир в ведомости расчетов напротив фамилии человека пишет слово «депонировано» и оформляет расходный кассовый ордер.

Важно понимать, что финансы депонируются в том случае, когда работник не смог их получить по причинам, связанным с ним. Если причина невыдачи — в действиях работодателя, это является нарушением трудового законодательства и влечет для нанимателя ответственность.

В целом речь о ДПЗ может вестись лишь в случае, когда заработная плата выдается в наличной форме. Налоговые вычеты и другие взносы к процедуре не имеют отношения, так как они осуществляются в момент начисления, а не получения средств.

Как можно получить ДПЗ

Наниматель должен выдать сотруднику, не сумевшему вовремя получить зарплату, по обращению последнего. Такое обращение может быть как письменным, так и устным. В первом случае оформлять бумагу надо на имя руководителя.

В случае когда позволяют лимиты, т. е. наибольшая разрешенная к хранению сумма средств, денежные средства остаются в кассе учреждения. При превышении — возвращаются в кредитную организацию. Размер лимита руководитель организации определяет самостоятельно с учетом рекомендаций Центробанка.

При хранении финансовых средств на предприятии они возвращаются сотруднику по первому требованию. А вот при превышении лимитов средства могут быть получены при выдаче ближайших плановых выплат. Однако при настоятельном требовании работника учреждение направляет в банк запрос о переводе необходимой суммы.

Получив средства, кассир должен оформить РКО на имя работника. Бухгалтер же ведет книгу депонентов, где отражены номера ордеров и даты. Расходный ордер подписывают директор и главный бухгалтер. В дальнейшем документ остается на хранении в учреждении.

Наниматель должен выдать ДПЗ в полном объеме. При удержании части сотрудник вправе обратиться в трудинспекцию по поводу нарушения трудовых прав, а по истечении 3 месяцев — с иском в суд.

Как учитывать

Возникновение ДПЗ следует отражать в реестре депонентов. Утвержденный шаблон отсутствует, поэтому возможна свободная форма. В ней можно учесть такие реквизиты, как:

1. Наименование реквизита.
2. Наименование учреждения.
3. Число, месяц, год образования ДПЗ.
4. Номер расчетной ведомости.
5. Ф.И.О., номер по табелю работника, не получившего зарплату.
6. Сумма средств, которые не получены.
7. Итого по реестру полученных сумм.
8. Подпись кассира с расшифровкой.
9. Необходимая допинформация.

Срок хранения

Деньги, поступившие из кредитной организации, подлежат хранению в кассе не больше 3 дней. По истечении срока финансовые средства депонируются и возвращаются в банк.

В РФ срок давности по суммам, которые депонированы, не определен, однако по общему правилу он составляет 3 года. По окончании срока ДПЗ будет отнесена к невостребованным суммам и перейдет в доход предприятия с отражением по статье «Прибыль, не связанная с основной деятельностью».

Книга учета ДПЗ хранится 5 лет. Отсчет начинается с 01.01 года, следующего за годом возникновения долга.

Учет ДПЗ осуществляется на счете 76.4.

При депонировании оплаты за работу используют такие бухгалтерские проводки:

• Дт 70 Кт 76.4 (депонирование денежных сумм);
• Дт 51 Кт 50 (возврат депсредств в банк);
• Дт 50; Кт 51 (отправка банком депсуммы в кассу учреждения по требованию);
• Дт 76.4 Кт 50 (выдана).

По истечении 3 лет сумма депонирования станет невостребованной и должна быть учтена на 91 счете «Внереализационные расходы», отражена проводкой Дт 76.4 Кт 91.

Пример

Сотрудникам учреждения начислена зарплата в сумме 400 000 рублей 27 июля. 31 июля банк направил в кассу финансы на выплату в сумме 348 000 рублей, тогда же — сумму НДФЛ — 52 000 рублей.

Один сотрудник зарплату не получил в срок по причине отъезда в командировку. 10 августа зарплата в размере 23 000 рублей была получена. В конце июля провели инвентаризацию, по итогам обнаружена невыплаченная ДПЗ в сумме 20 000 рублей. Срок давности истекает 3 августа.

Источник