Что значит зам по ахч

Должностная инструкция заместителя начальника административно-хозяйственного отдела

I. Общие положения

1. Заместитель начальника административно-хозяйственного отдела (АХО) относится к категории руководителей.

2. На должность Заместителя начальника АХО назначается лицо, имеющее высшее образование и необходимый опыт работы в хозяйственной службе.

3. Заместитель начальника АХО осуществляет руководство работой по хозяйственному обслуживанию предприятия и его подразделений.

3.1. Обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на закрепленной территории.

3.2. Следит за состоянием помещений и принимает меры по своевременному их ремонту.

3.3. Обеспечивает работников спецодеждой и предметами хозяйственного обихода.

3.4. Руководит работой обслуживающего персонала.

4. Назначение на должность Заместителя начальника административно-хозяйственного отдела и освобождение от нее производится приказом генерального директора.

5. На время отсутствия Заместителя начальника АХО (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

6. Заместитель начальника подчиняется непосредственно начальнику АХО.

7. Заместитель начальника может быть уволен:

• по личному заявлению;
• по инициативе администрации.

II. Должностные обязанности

Заместитель начальника АХО:

1. Контролирует соблюдение работниками службы производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

2. Непосредственно соприкасаясь с городскими контролирующими органами (Роспотребнадзор, ФСС, пожарная служба и т.д.) решает вопросы касающиеся производства.

3. Обеспечивает сотрудников предприятия спецодеждой, следит за ее чистотой и целостностью, вовремя организовывает стирку или химчистку загрязненной спецодежды.

4. Содержит здания и помещения предприятия в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.

5. Ежедневно в начале рабочего дня во время обхода зданий, сооружений и прилегающей к ним территории фиксирует замечания по их техническому состоянию и внутреннему порядку для дальнейшего их устранения. О всех замеченных во время обхода недостатках докладывает начальнику АХО для принятия им решения.

6. Контролирует исправность непроизводственного оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.). В случае возникновения неисправностей решает вопрос об их устранении через хозяйственные службы арендодателя.

7. Вносит предложения в формирование текущих и перспективных планов реконструкции и ремонта зданий, помещений.

8. Проводит мониторинг цен и готовит документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров.

9. Принимает участие в материально-техническом обеспечении совещаний и иных мероприятий.

10. Организует прием и необходимое обслуживание лиц, прибывших в командировку.

11. Обеспечивает по заявкам начальников подразделений организацию питания работников.

12. Руководит работниками службы.

13. Выполняет все распоряжения начальника АХО, касающиеся хозяйственной деятельности отдела.

III. Права

Заместитель начальника АХО имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия.

4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

7. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, оргтехники, мебели, соблюдению противопожарных норм и правил.

8. Требовать соблюдение правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.

9. Требовать и получать от всех структурных подразделений отчеты о расходе канцелярских принадлежностей, бумаги.

10. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения предприятия.

IV. Ответственность

Заместитель начальника АХО несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовными и гражданским законодательством РФ.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Источник

Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ

Если в трудовом договоре коротко описывается, чем должен заниматься заместитель директора по АХЧ, то в его должностной инструкции дается подробное описание рабочих обязанностей и других аспектов. Корректно написанная должностная инструкция — документ, имеющий правовую силу, который может применяться как в трудовых спорах, так и в суде. Это требует от компаний-работодателей внимательного отношения к качеству её составления.

Образец должностной инструкции заместителя директора по АХЧ

1. Общие положения

1. Заместитель директора по АХЧ входит в категорию управляющих.
2. Заместитель директора по АХЧ нанимается и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
3. Заместитель директора по АХЧ находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия.
4. Во время отсутствия заместителя директора по АХЧ (лечение болезни, командировка и пр.) закрепленные за ним должностные функции переходят на оговоренный срок другому руководящему сотруднику, назначенному директором предприятия.
5. На данную должность может наниматься лицо, соответствующее следующим квалификационным параметрам:
   • трудовой стаж в сфере хозяйственной деятельности от 3 лет;
   • средне-профессиональное или высшее образование.
6. Заместитель директора по АХЧ обязан разбираться в следующих вопросах:
   • нормативно-правовая база, регулирующая его сферу деятельности;
   • правила ведения документооборота по хозяйственным операциям;
   • принципы организации хозяйственной деятельности на предприятии;
   • нормы инвентаризации и проверки ценностей, находящихся в сфере его ответственности;
   • правила взаимодействия с представителями поставщиков;
   • нормативы хранения подведомственного имущества, его эксплуатации и списания;
   • нормы ведения первичной бухгалтерской отчетности в сфере отображения хозяйственных операций;
   • принципы руководства подчиненным кадровым составом;
   • основы работы с офисным оборудованием, компьютерами и соответствующим программным обеспечением;
   • актуальные нормативы технологической и пожарной безопасности, а также принципы трудовой дисциплины.
7. Заместитель директора по АХЧ руководствуется:
   • действующей нормативно-правовой базой;
   • документацией предприятия;
   • сведениями из этой инструкции.

2. Обязанности

На заместителя директора по АХЧ возложены следующие функции:

1. Организация административно-хозяйственного обеспечения работы предприятия.
2. Обеспечение хранения ценностей в своей зоне ответственности.
3. Представление предприятия в контактах с партнерами по вопросам закупок соответствующей продукции и её эксплуатации.
4. Обеспечение действующих норм эксплуатации инструментов и инвентаря подчиненными сотрудниками.
5. Организация проведения соответствующих ремонтных мероприятий в зоне своей ответственности.
6. Отслеживание ситуации с материалами, инструментами, инвентарем, которые применяются в хозяйственной деятельности, а также их замена и закупка.
7. Обеспечение выполнения заявок от других подразделений на проведение соответствующих хозяйственных операций.
8. Обеспечение эффективной работы подчинённого персонала.
9. Решение кадровых вопросов по замене подчиненных, их поощрению и наказанию.
10. Обеспечение необходимого документооборота по хозяйственным операциям.
11. Контроль за корректностью первичных финансовых документов в сфере своей ответственности.
12. Проведение мероприятий по поддержанию рабочего состояния объектов ЖКХ и хозяйственной инфраструктуры.
13. Мониторинг соблюдения санитарно-гигиенических стандартов на территории предприятия.
14. Обеспечение подготовки объектов в зоне своей ответственности к сезонным изменениям.
15. Отслеживание соблюдения норм пожарной и технологической безопасности в сфере своей компетенции.

3. Права

Заместитель директора по АХЧ наделен руководством предприятия следующими правами:

1. Осуществлять руководство трудовой деятельностью подчиненных.
2. Распоряжаться материальными и иными ресурсами в сфере своей деятельности.
3. Знакомиться с первоначальными вариантами документов предприятия по административно-хозяйственной деятельности.
4. Вносить топ-менеджерам предприятия предложения по совершенствованию аспектов хозяйственной деятельности.
5. Информировать других руководителей о недостатках, выявленных в ходе проведения хозяйственных мероприятий.
6. Запрашивать информацию и помощь от сотрудников предприятия в пределах, оговорённых в соответствующих внутренних документах.
7. Решать кадровые вопросы в своей зоне ответственности.
8. Визировать документы в пределах своей компетенции.
9. Требовать от руководителя предприятия создания условий, нужных для эффективного обеспечения хозяйственной деятельности.
10. Представлять предприятие по вопросам закупок соответствующих услуг и товаров на встречах с контрагентами.

4. Ответственность

Заместитель директора по АХЧ может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За разглашение конфиденциальной информации — в границах, указанных в соответствующих нормах законодательства.
2. За совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с положениями уголовного, административного и трудового права.
3. За невыполнение должностных обязанностей — в границах, указанных в соответствующих статьях законодательства и документах предприятия.
4. За ущерб, полученный работодателем из-за некомпетентных действий, — в соответствии с принципами актуального законодательства.

Стандарты написания должностной инструкции

В действующих законах нет требований по составлению должностной инструкции. В результате многие работодатели предпочитают переделывать типовые инструкции с учетом своей специфики. Подобные инструкции подчиняются определенным стандартам делового документооборота. Так, структура типовой должностной инструкции включает следующие части:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его ответственность.
• Его права.

К этим стандартным разделам некоторые наниматели, особенно крупные, добавляют и дополнительные, в которых описывают условия труда, порядок должностных связей, критерии оценки деятельности сотрудника. Целесообразность их включения зависит от размаха деятельности работодателя, отраслевых особенностей и других аспектов.

Есть определенные стандарты и по оформлению инструкции. Рекомендуется распечатывать её на корпоративном бланке, со всеми признаками делового документа: расшифровкой подписей, реквизитами компании и пр.

Внимание! Инструкция может создаваться по двум алгоритмам: «для должности» и «для специалиста». В первом случае документ составляют для конкретной позиции, без учета индивидуальных различий работника. Во втором случае документ подгоняют под конкретного ценного специалиста.

Общий раздел

Начальная часть, в которой содержится описание основных аспектов трудовой деятельности специалиста. Дается описание порядка подчинения сотрудника, его замены и других базовых моментов его деятельности. Особую роль играет перечень навыков, которые должны соотноситься с обязанностями, данными в следующем разделе.

Внимание! В некоторых случаях особенности деятельности работодателя требуют умений, не всегда характерных для данной должности. Например, может потребоваться знание иностранного языка или понимание специфики отраслевой деятельности (бюджетные учреждения, компании с иностранным участием и пр.). Все эти нюансы нужно описать в этом разделе.

Обязанности

Ключевая часть, в которой подробно расписаны должностные функции, упомянутые в трудовом договоре. Для многих позиций объем и разнообразие этих функций, особенно вспомогательных, могут значительно различаться в зависимости от сферы деятельности работодателя, его организационно-правовой формы и других аспектов.

Права

Ещё один типовой раздел, включающий список прав, предоставленных руководством предприятия заместителем директора по АХЧ. Величина списка зависит от места, занимаемого менеджером в управленческой иерархии, и объема операций, за которые он отвечает.

Ответственность

В этой части дается описание вариантов привлечения к ответственности сотрудника за совершенные им нарушения. Конкретные меры наказания даны в общем виде, поскольку точно могут быть определены лишь после окончания необходимых процедур по административным и судебным разбирательствам.

Заместитель директора по АХЧ не только входит в руководство компании, но и распоряжается значительными ресурсами, обеспечивая повседневное функционирование подразделений компании и её сотрудников. Поэтому должностная инструкция для такой позиции должна быть тщательно согласована со специалистами. В их число обычно входят юрист, руководитель кадровой службы, другие заместители директора. Только после учета их корректировок документ передается на утверждение директору предприятия.

Окончательно инструкция вступает в действие после её подписания всеми сторонами: директором компании-работодателя, самим работником и другими руководителями, если их подписи требуются действующими нормами документооборота.

Источник

Специалист АХО — кто это? Административно-хозяйственный отдел: структура, сотрудники, руководство

Каждый человек, который имел опыт работы, понимает, насколько важно, когда в компании должным образом поддерживается жизнедеятельность и обеспечивается безопасность сотрудников. Выясним, какие работники должны быть включены в штат компании, чтобы сделать пребывание в ней комфортным.

Для чего создается АХО

Вначале поясним, что АХО – это административно-хозяйственный отдел. Обычно такие структурные подразделения создаются на крупных предприятиях с разветвленной структурой хозяйственной деятельности. В мелких компаниях функции целого отдела может выполнять один человек. Основная функция сотрудников этого отдела сводится к тому, чтобы грамотно организовать административно-хозяйственную деятельность, минимизировав затраты компании на обеспечение ее жизнедеятельности и создав комфортные условия пребывания на рабочих местах.

Структура отдела

Как уже говорилось выше, сотрудник АХО – это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.

В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.

Так, в рамках отдела можно выделить секторы:

1. Планово-расчетный, основная задача которого – планирование расходов и определение их целесообразности.

2. Материально-ресурсный – осуществляет контроль приемки расходных материалов.

3. Социально-бытового обеспечения – создает условия комфортного существования сотрудников компании.

Основные задачи отдела

Перед данным подразделением ставится достаточно много задач, в большой организации редко можно услышать вопрос: « Специалист АХО — кто это?»

Всем членам коллектива понятно, что работники отдела занимаются важными вопросами, решение которых способствует результативной работе предприятия:

• хозяйственное обслуживание;
• содержание в надлежащем состоянии внутренних помещений и здания;
• создание комфортных условий труда.

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

• обеспечение соответствующего содержания помещений предприятия;
• контроль исправной работы оборудования;
• планирование реконструкций, ремонта зданий;
• осуществление планового ремонта, его контроль и приемка;
• благоустройство здания и его фасада, озеленение;
• составление сметы расходов;
• оформление всей необходимой документации;
• обеспечение офисных сотрудников всем необходимым для эффективной работы.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

О правах

Теперь поговорим о том, какие имеет права специалист АХО (кто это — мы уже определились) . Также в данном пункте будет обозначено, кто несет ответственность за исполнение обязанностей сотрудниками отдела.

Как и следовало предполагать, в этот пункт включено все, что связано с контролем за соблюдением различных норм, требований по сохранению собственности компании, которая находится в оперативном пользовании.

Также отдел может контролировать надлежащее хранение имущества на складе, требовать отчетов об использовании расходных офисных материалов.

Безусловно, право данного структурного подразделения – представление интересов компании при взаимодействии с различными учреждениями (ремонтные, строительные организации) в случае необходимости решения входящих в его зону ответственности вопросов.

По результатам проверок начальник АХО может инициировать через руководство издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания за порчу имущества.

О взаимодействии

Специалист АХО (кто это — руководитель или рядовой сотрудник, не имеет значения) при выполнении своей работы в обязательном порядке выстраивает служебные взаимоотношения с коллегами из других отделов. Это необходимо для качественного выполнения функций.

От сотрудников других структурных подразделений работник административно-хозяйственного отдела получает заявки на покупку необходимых в работе вещей (оргтехника, канцелярские товары и прочее), а также отчеты о порче имущества, письменные объяснения о причинах поломок.

АХО не только контролирует другие отделы по исполнению круга вверенных ему вопросов, но и составляет планы выполнения ремонта в помещениях на основании нормативов, предоставляемых финансовой и бухгалтерской службами.

Кроме того, структурное подразделение взаимодействует с отделом кадрового администрирования (запрос штатного расписания, получение информации о командировках сотрудников) и юридическим отделом (запрос консультационной помощи при составлении договоров).

Об ответственности

Теперь необходимо затронуть зону ответственности, которую несет специалист АХО. Кто это решает контролировать, тот должен знать, что полностью отвечает за исполнение функций начальник административно-хозяйственного отдела.

В его обязанности входит в том числе организация работы сотрудников вверенного ему структурного подразделения. Руководитель обеспечивает качественную и своевременную подготовку документации, ведение документооборота. Именно начальник АХО отвечает за исполнение сотрудниками производственной дисциплины. Зона ответственности прочих работников хозяйственного отдела определена должностными инструкциями, которые коротко будут рассмотрены в данной статье.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года – в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности « начальник АХО » во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

• обеспечение качественного обслуживания и соответствия нормам и правилам СНиП состояния здания и внутренних помещений;
• составление смет, планирование ремонтных работ;
• обеспечение сотрудников компании необходимой мебелью, техникой, инвентарем, ведение их учета по предприятию, организация рационального использования материалов;
• осуществление руководства работами по благоустройству территории;
• организация обслуживания на надлежащем уровне совещаний, конференций и прочих мероприятий;
• руководство сотрудниками вверенного ему подразделения.

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции. Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Другие должности в отделе

Структура АХО предполагает существование в ней достаточно большого количества сотрудников: это могут быть инженеры, специалисты, ассистенты.

В зависимости от того, насколько сложно устроена организация, могут существовать ведущие, старшие, младшие специалисты, ассистенты. Должностная инструкция, безусловно, в данном случае прописывается непосредственно под конкретную должность и организацию, предполагает четкое разделение зон ответственности.

Отдельно следует сказать об обязанностях таких сотрудников, как дворник, уборщица, которые занимаются приведением в надлежащее состояние территории и помещений. Их работа не представляет особой сложности, но также сопряжена с определенной степенью ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что работа сотрудников АХО состоит в грамотном планировании и обеспечении служащих ресурсами. При этом специалисты не должны допускать перерасхода и возникновения аварийных ситуаций.

Таким образом, работа в АХО связана с не меньшей ответственностью, чем на других должностях.

Источник