Что значит законченные делопроизводством документы

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Источник

Как описать документы в номенклатуре дел

Номенклатура дел организации закрепляет группировку документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, обеспечивает учет дел в делопроизводстве. Основная содержательная часть номенклатуры дел составляется как таблица (см. Пример 2). Разберем подробно, как заполняется каждая ее графа.

Графа 1 «Индекс дела»

В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят:

• из цифрового (реже буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и
• порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Например, в индексе 08-14:

• 08 – код структурного подразделения;
• 14 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

См. статью «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются» в № 11’ 2021. Что означает «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Если дело отнесено к категории переходящих 1 , то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется.

Про переходящие дела см. в № 12’ 2017

Графа 2 «Заголовок дела»

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее:

Приложение 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)

. Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам.

Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения:

• документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела;
• потом по мере убывания сроков.

Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности:

• распорядительные документы вышестоящих организаций (копии, при их наличии);
• распорядительные документы организации;
• учредительные документы организации;
• организационно-правовые документы организации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.);
• плановые документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
• отчетные документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
• договоры (по видам и степени значимости);
• документы, отражающие специфику деятельности подразделения;
• переписка (с органами власти, вышестоящими организациями, с контрагентами и иными организациями, с подведомственными организациями, с гражданами);
• учетные и регистрационные документы (журналы, книги, картотеки, базы данных).

Как вносить учетные записи в номенклатуру: количество заведенных дел, уничтожение, см. в № 11’ 2017

Об итоговой записи к номенклатурам дел подразделений читайте в № 11’ 2017

Про дела со сроком хранения «до минования надобности» см. в № 12’ 2018

См. статью «Как оформить утрату, порчу документов» в № 7 и 8’ 2018

Как отразить в номенклатуре отсутствие некоторых дел: если они не заводились и если пропали, см. в № 1’ 2019

Графа 3 «Количество томов»

С наименованием графы 3 произошел казус. Правила 2015 г. 2 утвердили формы номенклатуры дел (приложения 25 и 26):

• для подразделения – здесь графа 3 называется «Количество томов (частей)»;
• сводную для организации – графа называется «Количество дел».

Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько.

Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года.

Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:

Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается:

• только количество томов цифрой либо
• еще отличительные признаки деления дела по томам (обычно по номерам документов и хронологическому признаку, но бывает что и по алфавиту).

А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда.

Пример 1. Отражение нескольких томов одного дела с бумажными документами

Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело.

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел.

Для определения сроков хранения документов используются:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее – Перечень 2019 г.);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) (далее – Перечень НТД);
• ведомственные перечни документов со сроками хранения (разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти; устанавливают сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата органа власти, его территориальных органов в субъектах Российской Федерации и подведомственных организаций (при их наличии)).

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7’ 2020

Про сроки хранения обращений граждан см. статью в № 6’ 2020

См. статью «Как поменялись состав документов и сроки хранения в разделе “Организация системы управления” Перечня 2019 года» в № 9’ 2020

Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств.

Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять.

Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле 4 (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня.

При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее:

• срок хранения «постоянно» является таковым только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, а также для негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в соответствии с договором;
• для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы хранятся в организациях не менее 10 лет – это наиважнейшее положение отражено «мелким шрифтом» в сноске к шапке основной таблицы Перечня 2019 г. Получается, что в номенклатуре дел у таких организаций и таких документов в графе 4 может быть написано:
  • «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме 🙂
  • но можно поступить лучше: писать там срок «10 лет*» или «10 лет ЭПК*» и указать единожды в сноске к этой «звездочке», что «В соответствии с п. 4.4 Инструкции. документы, имеющие в Перечне. срок хранения «постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут храниться не менее 10 лет»;
  • можно писать конкретный срок хранения более 10 лет (например, 20 лет), присвоенный делу решением ЭК организации со ссылкой на ее протокол.

См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г. » в № 5’ 2020. Анализируем изменения состава документов и сроков хранения: по кадровому и документационному обеспечению управления, по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения своего дела, а в новом Перечне 2019 г. аналогичной статьи нет

Ответы на 5 вопросов про применение сроков хранения из Перечня 2019 г. см. в № 9’ 2020

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237)

. 4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

4.4. Срок хранения «Постоянно». означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

• 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;
• 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;
• 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.

Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
• по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Графа 5 «Примечание»

Примечание используется для различных отметок служебного характера. В этой графе указываются:

• названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
• отметки:
  • о заведении дел, о переходящих делах;
  • выделении дел к уничтожению;
  • лицах, ответственных за формирование дел;
  • передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.

Электронные документы в номенклатуре дел

Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

8.5. . Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

8.17. . Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”».

Обратите внимание – в Примере 2 мы показали, как можно отразить в номенклатуре дел:

• электронные оригиналы документов, подписанные электронной подписью (дела № 01-18, 01-25, 01-29 и 01-30);
• электронные сканы бумажных оригиналов, в номенклатуре они называются «электронные копии» (дела № 01-05 и 01-19) и
• электронные проекты бумажных оригиналов, которые тоже можно сохранять и отражать в номенклатуре дел (дело № 01-04).

В этом же примере видно, как подлинник документа может длительно храниться в одном подразделении, а его копия – до минования надобности в другом подразделении (дела № 01-12, 03-07 и № 02-01). Если же организация сделает доступ к электронным копиям таких документов (например, на общем сервере или в СЭД), тогда дело с копиями может числиться единожды в том же подразделении, где находится оригинал, и не придется рассылать и хранить бумажные копии во многих подразделениях (см. дело № 01-05).

См. статью «Как отразить электронные документы в номенклатуре дел» в № 10’ 2019

См. статью «Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы» в № 10’ 2018

В октябре – ноябре издается приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои актуальные номенклатуры.

Чтобы актуализировать номенклатуру дел на следующий год, каждому структурному подразделению необходимо выполнить следующие шаги:

• отметить дела, которые закрыты в этом году и больше их вести не будут;
• составить перечень дел, которые будут заведены в текущем году, чтобы внести их в номенклатуру на следующий год;
• отметить переходящие дела, которые тоже должны в ней остаться;
• уточнить заголовки дел и сроки хранения;
• внести соответствующие правки в проект номенклатуры подразделения на следующий год и передать его в службу делопроизводства.

После того как все структурные подразделения передали свои проекты номенклатуры дел, составляется сводная номенклатура по организации, которая утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года:

• подписью в грифе утверждения на самой номенклатуре (как в Примере 1) либо
• приказом по основной деятельности (тогда его реквизиты отражаются в грифе утверждения на сводной номенклатуре).

Пример 2. Сводная номенклатура дел организации (не источника комплектования) на 2022 год

Источник