Что значит юридически оформленный документ

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Автор: Есения Ковалева

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2).

Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды:

— внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.; и внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению;

— подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные) — документы, созданные с помощью ксерокопировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия и пр.);

— по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры и пр.;

— письма: гарантийные письма, расписки и пр.;

— документы на бумаге и электронные документы.

Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию.

Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав . Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах»). Более 50 % зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия.

Рассмотрим порядок заполнения устава в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». П. 2 ст. 12 ФЗ «Об ООО» содержит перечень требований к содержанию устава:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• права и обязанности участников общества;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества;
• сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;
• сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
• иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
• иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

При регистрации налоговая инспекция рассматривает указанные моменты и наличие их в уставе. Если они отсутствуют, то возможные последствия — отказ в регистрации и повторная процедура подачи документов.

Другими важнейшими документами предприятия являются всевозможные протоколы/решения, например, о назначении руководителя и пр. Можно привести следующее определение протокола: организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Документ о назначении руководителя должен быть должным образом оформлен, содержать подписи (подпись) учредителей (-я) и печать предприятия. В случае если предприятие является дочерним по отношению к иностранному юридическому лицу, документ обязан быть должным образом легализован (в большинстве случаев необходим апостиль (для присоединившихся к Гаагской конвенции стран, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.)). Без документа о назначении руководителя не проводится ни одно нотариальное действие, связанное с деятельностью предприятия. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, протокол может составляться после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально обученное лицо. От квалификации этого человека, его умения вникнуть и разобраться в существе рассматриваемых вопросов зависит качество записи выступлений.

Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Указанные слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после этих слов ставится двоеточие.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки — с абзаца.

Тезисы и содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, эти тексты не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего ставится: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Любой документ предприятия возможно предоставить в виде должным образом оформленной копии , которая во многих случаях имеет силу оригинала. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, копия утерянного устава предприятия и пр.). Копии, оформленные с ошибками, не будут иметь юридической силы, полежат возврату и переоформлению. При нотариальном заверении необходимо обращать внимание на то, что штамп «копия» должен стоять над текстом документа.

Общение между предприятием и третьими лицами проходит обычно в порядке письменного обмена информацией. Письма , отправляемые сотрудниками и руководством предприятия, имеют юридическое значение в некоторых случаях. Например, подписанное уполномоченным лицом гарантийное письмо с обязательством уплатить определенную сумму, ответы на запросы государственных органов и пр. Указанные письма могут быть составлены в любом формате, но должны обязательно содержать дату, наименование адресата, подпись уполномоченного лица. Письма, оформленные не должным образом, содержащие недостоверную или ложную информацию, при ответе государственным органам могут быть основаниями для внеплановых выездных проверок. Официальные письма пишутся в основном на специальных фирменных бланках. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Деловое письмо непременно должно содержать набор обязательных реквизитов, которые можно определить как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Единственным документом из внутренних документов предприятия является официальное письмо, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т. д.

Согласно ГОСТу 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа — дается в полном и сокращенном виде, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Необходимо соблюдать культуру написания письма и обращения к адресату. Например, сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФНС (Федеральная налоговая служба); аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ВНИИМАШ. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано во входящем официальном документе. Почтовый адрес относится к обязательным реквизитам официального письма.

Практически любой документ, имеющий юридическое значение, должен содержать подпись руководителя или уполномоченного лица. Полномочия передаются от руководителя путем оформления соответствующего документа — доверенности. Доверенность может быть нотариально заверенной или составленной в простой письменной форме. Срок доверенности не может превышать трех лет, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 ГК РФ).

Основные требования к доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ (глава 10). Гражданское законодательство дает следующее определение доверенности: письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). При совершении сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 ГК РФ) такая сделка считается совершенной в пользу заключившего ее лица (при отсутствии одобрения такой сделки лицом, выдавшим доверенность).

Документооборот предприятия возможно вести в двух формах: либо в бумажном, либо в электронном виде. Зачастую данные виды ведения документооборота существуют на предприятии параллельно: например, договоры заключаются в письменном виде, а налоговая отчетность — в электронном виде. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, напрямую зависит от наличия электронной цифровой подписи. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения или секретариатом и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Рассмотрение осуществляется на основании оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. При отсутствии предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

При функционировании документооборота предприятия необходимо учитывать указанные в данной статье моменты, относящиеся к составлению документов, и ответственность за возможные ошибки, превышения полномочий.

Источник