Что значит тождественность документа

Нотариальное удостоверение равнозначности документов

Понятие электронного документа введено в законодательство Российской Федерации Федеральным Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, согласно которому электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 июля 2014 года законодатель добавил в перечень нотариальных действий новое нотариальное действие – удостоверение равнозначности:

– электронного документа документу на бумажном носителе;

– документа на бумажном носителе электронному документу.

С данного момента роль нотариата в электронном документообороте нельзя недооценивать. Только нотариусы на территории Российской Федерации имеют право преобразовать документы из одного формата в другой.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

При удостоверении равнозначности электронной версии документа его бумажному варианту нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Перечень требований к электронному формату документа закреплен в Приказе Министерства юстиции РФ № 155 от 29.06.2015 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа».

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. В этом случае на бумажном носителе проставляется печать и подпись нотариуса.

При этом, созданные таким образом документы имеют одинаковую юридическую силу подлинника и не являются его копией.

Для того чтобы проверить, что предъявленный документ действительно является электронным документом (то есть соответствует всем требованиям законодательства, имеет все необходимые реквизиты и подписан электронной подписью), получатель должен иметь специальное программное обеспечение.

Поэтому чаще всего действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и действие по удостоверению равнозначности в обратную сторону производятся в совокупности у нотариуса.

Одной из наиболее востребованных сфер применения вышеуказанной услуги является быстрая передача документов на расстояния. В настоящее время эта услуга является отличным способом быстрого обмена документами без риска их порчи или утраты, без временных и денежных затрат на их пересылку.

Существуют ограничения для преобразования из одного формата в другой. Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме (то есть не удостоверенных нотариально), а также документов, удостоверяющих личность (например: паспорта, водительского удостоверения и другого).

Услуга предоставляется примерно в следующем порядке:

Необходимо обратиться к ближайшему нотариусу, который составит и удостоверит необходимый документ (доверенность, заявление, согласие, копию и др.);

Нотариус сканирует бумажный документ и подписывает его квалифицированной электронной подписью. Изготовленный документ и подпись к нему сохраняются в разных файлах;

Полученный документ предоставляется обратившемуся лицу, способом, согласованным с ним (например, по электронной почте, указанной заявителем, с использованием сервиса infonot.ru, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации). Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.

Представитель приходит в нотариальную контору в другом городе, где он предоставляет электронный документ нотариусу на устройстве CD/ DVD-ROM, флэш-карте, или на электронную почту (заранее или во время приема), или предоставляет пароль для скачивания файла с сервиса infonot.ru. Желательно заранее согласовать с нотариусом способ передачи документа, потому что в разных регионах страны могут использоваться не все способы передачи, отличаться технические возможности, а также практика;

Нотариус распечатывает на бумаге электронный документ, проставляет соответствующую удостоверительную надпись, подтверждающую действительность электронного документа, печать, подпись и выдает лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Для совершения вышеуказанного нотариального действия нотариусу необходимо предоставить следующие документы:

Для удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе: документ, удостоверяющий личность заявителя и документ на бумажном носителе;

Для удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу: документ, удостоверяющий личность и электронный документ, подписанный ЭЦП.

К нотариусу может обратиться любой дееспособный гражданин, у которого на руках находится документ, который нужно преобразовать в электронный формат или в формат бумажного документа.

При удостоверении равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу нотариус обязан проверить действительность электронной подписи, которой подписан документ, распечатать электронную версию на бумаге. Действительность и принадлежность электронной подписи проверяются согласно положениям Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

На сегодняшний день нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа, с учетом услуг правового и технического характера на территории Хабаровского края составляет 200 рублей за каждую страницу документа.

Таким образом, можно сказать, что с помощью данной услуги, учитывая просторы нашей страны и наличие нескольких часовых поясов, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Многие граждане уже успели оценить удобство появления данного нотариального действия.

ЮЛИЯ САХОВА, ПОМОЩНИК НОТАРИУСА НОТАРИАЛЬНОГО ОКРУГА ГОРОДА ХАБАРОВСКА САМОХИНОЙ О.А.

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 07 (201) дата выхода от 22.07.2019.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

Источник

6. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

Нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу;

— электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 и 103.9.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариус может конвертировать электронный документ, предоставленный заявителем, из одного формата в другой, например, из jpg в PDF, и удостоверить их равнозначность. Изготовленный электронный документ в новом формате должен быть подписан квалифицированной электронной подписью нотариуса, и имеет ту же юридическую силу, что и документ, представленный заявителем.

Для конвертации документа из одного формата в другой нотариус использует необходимые программно-технические средства единой информационной системы нотариата.

Данное нотариальное действие совершается только удаленно, без личного визита к нотариусу. Для этого необходимо подписать заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), и направить его через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу, составляет 60 рублей за 1 мегабайт.

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Источник

Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов

В настоящее время развитие цифровых технологий и высокие скорости в любой сфере деятельности вышли на новый уровень, все больше в повседневной жизни используются, в том числе, электронные документы, а документы на бумажном носителе постепенно уходят в прошлое. Это в том числе связано с удобством использования электронных документов. Использование цифровых технологий в нотариальной деятельности позволило значительно упростить жизнь гражданам, у которых появилась срочная необходимость передать в ту или иную точку Российской Федерации доверенность, согласие, другие виды документов. Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов регулируется статьями 103.8 и 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Нотариальное действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, т.е. создание электронных документов на основании представленных бумажных документов заключается в следующем: заявитель предоставляет нотариусу документ на бумажном носителе, нотариус удостоверяется в подлинности представленного бумажного документа, сканирует документ в соответствии с требованиями к формату электронного документа, установленными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой, и подписывает документ квалифицированной электронной подписью нотариуса. Изготовленный таким образом нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом. Полученный файл можно использовать непосредственно в электронном виде, либо при необходимости получатель электронного документа, в любой точке Российской Федерации вправе обратиться к любому нотариусу любого субъекта Российской Федерации для создания документа на бумажном носителе на основании представленного электронного документа.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Для совершения такого рода нотариального действия заявителю необходимо предоставить нотариусу электронный документ, который должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, нотариус проверит действительность квалифицированной электронной подписи лица, подписавшего электронный документ и изготовит документ на бумажном носителе, который будет иметь ту же юридическую силу, что и электронный документ.

Самые распространенные случаи, когда необходима подобная экстренная передача юридически значимого документа, связаны с выездом ребенка за границу с одним из родителей, с оформлением сделки купли-продажи недвижимости, оформлением согласия супругов на распоряжение имуществом, нажитым в период брака, а также в деятельности юридических лиц. Стоит отметить: не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Список документов, необходимых для удостоверения электронных и бумажных документов

Заявитель – физическое лицо гражданин РФ/ИП:

• паспорт/+ перевод паспорта, в случае если заявитель является иностранным гражданином;
• документы, подтверждающие легальное пребывание на территории РФ иностранного гражданина (виза, регистрация, вид на жительство и др.);
• если иностранный гражданин не владеет русским языком, то необходимо пригласить переводчика, который сможет выполнить устный перевод документов с русского языка на язык, понятный иностранному гражданину + паспорт переводчика и его диплом с приложением.

Заявитель – российское юридическое лицо:

• Устав в действующей редакции, зарегистрированный ИФНС + изменения в устав;
• Документы (решение участника, протокол собрания участников) о назначениируководителя на должность;
• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН), Свидетельство о государственной регистрации, выданное МРП, если юридическое лицо зарегистрировано до 01.07.2002 г., Лист записи ЕГРЮЛ, выданный при регистрации общества при создании, а также при внесении в ЕГРЮЛ сведений о руководителе;
• действующее свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
• печать общества;
• паспорт руководителя общества.

Заявитель – представитель, действующий на основании доверенности:

• паспорт;
• доверенность, с полномочиями на представление интересов в нотариальной конторе вопросам удостоверения равнозначности документов.

Заявитель – иностранное юридическое лицо:

• Устав организации;
• документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (решение или протокол общего собрания участников/акционеров организации о назначении на должность), если договор подписывает руководитель;
• выписка из торгового реестра страны, в которой зарегистрирована организация;
• Документы должны быть легализованы, переведены на русский язык, а подпись переводчика нотариально заверена.

Тарифы

п/п

Название нотариального действия

Тариф

Плата за услуги правового и технического характера

Примечание

Удостоверение равнозначности документа

50 руб. за каждую страницу документа

УПТХ взимается за каждую страницу документа на бумажном носителе

Запишитесь на приём

Оставьте Ваши данные в форму предварительной записи и дождитесь ответа сотрудника нотариальной конторы

Заявка отправлена!

Дождитесь ответа сотрудника нотариальной конторы

Источник