Великолепные мероприятия. Технологии и практика еvеnt mаnаgеmеnt.
Определение темы и названия мероприятия.
Сначала определите тему и название вашего мероприятия. Не делайте их безликими, придумайте что-то яркое и необычное.
Впишите мероприятие в общую стратегию поведения вашей компании. Выбранная тематика должна побуждать участников узнать больше о продвигаемом на рынок продукте или услуге и соответствовать вашим целям.
Название мероприятия должно звучать достаточно заманчиво и изначально мотивировать всех участников. Очень часто люди читают только заголовок, только большие буквы вашего объявления или буклета. Заголовок запоминается лучше всего, поэтому поместите туда броское название вашего мероприятия. Если оно заинтересует – остальной текст будут читать. Если нет – как бы гениально вы ни составили рекламный текст, его уже могут и не прочесть, и не запомнят. Описание, которое идет после заголовка, может лишь подтвердить либо охладить интерес, возникший после прочтения названия мероприятия. Постарайтесь, чтобы название уже несло необходимую информацию о том, что это будет за событие.
Однако тут важно не переусердствовать. Не старайтесь в заголовке объяснить все. Никаких деталей – только самое необходимое.
Хорошие названия: конференция по кредитованию СRЕDЕХ, фестивали «НАШЕствие»(фестиваль «Нашего Радио») и «Максидром» (фестиваль «Радио Максимум»), Nокiа Snоwbоаrd shоw, Праздник молодого вина Божоле Нуво и пр. Плохие названия: Конференция «Основные тенденции, перспективы устойчивого развития и взаимодействия ключевых отраслей народного хозяйства на пути к увеличению экспортного потенциала, привлечения иностранных инвестиций и межрегиональной кооперации в свете вступления в ВТО и усиления глобальной конкуренции. Россия – на пороге структурных реформ перед вызовами современного многополярного мира»; корпоративный праздник «по случаю 5– й годовщины основания компании».
Как проверить название? Покажите его кому-то из коллег и попросите сказать, на какое мероприятие он идет. Скорее всего он произнесет нечто вроде того, что будут говорить участники. «Я иду на Максидром» – звучит нормально. «Я иду на «Основные тенденции» – не очень хорошо.
(Удачные варианты: «Фестиваль воздушных шаров компании Х», «Звездная вечеринка компании Y».).
Постарайтесь придумать такое название, которое в перспективе сможет стать брендом. Самый известный среди брендов мероприятий – Олимпийские игры. Среди конференций – Всемирный экономический форум в Давосе (Wоrld Есоnоmiс Fоrum).
Источник
Значение темы для мероприятия
Рано или поздно любой организатор задается вопросом, а стоит ли что-то придумывать новое, если всё уже было создано раньше. Не проще ли просто позаимствовать и видоизменить чью-либо идею или элемент, адаптировав его под свои потребности? Только здесь возникает следующий вопрос: как это сделать грамотно, чтобы новая идея стала уникальной?
К примеру, основным средством стимулирования продаж в рамках рекламной кампании корпорации General Mills стало использование популярной музыки, с помощью которой привлекается интерес к продукту, увеличиваются объемы продаж и количество потребителей, улучшается уровень осведомленности о бренде. Но каким же образом это связано? Это можно показать на примере бренда «Jr Хлопья General Mills» и музыки от BMG Special Products.
Их задачей был запуск эффективной новаторской рекламной кампании, которая стимулировала бы объемы продаж продукции 13 брендов корпорации General Mills. Программа предусматривала определение производителем пищевых продуктов использования музыки и Интернета как средства привлечения внимания массовой целевой аудитории к продукции.
С это целью компания создала семь эксклюзивных дисков, каждый из которых содержал музыку какого-либо жанра (поп, кантри, рок и другие). Эти диски можно было получить через веб-сайт GetMusic.com. Описание самой программы изготовители поместили на 80 млн. коробок с продукцией марок Cheerios, Total Raisin Bran и Rice Chex. Информация о программе была распространена на 45 млн. флаеров, рекламных клипов на телевидении и рекламных стендах в супермаркетах.
Предложение предусматривало получение подарка при покупке. Каждая коробка с продукцией названных брендов имела уникальный код и информацию о том, как потребители могут бесплатно получить один из дисков на свой выбор через сайт GetMusic.com.
Музыкальный репертуар состоял из композиций в жанре молодежной поп-музыки, поп-музыки для взрослых, ритм-энд-блюза, современного рока, кантри, легкой и классической музыки. Например, в числе исполнителей композиций были такие музыканты как ‘N Sync, Карли Саймон, Сара Маклахлен, Бритни Спирс, Алан Джексон, Натали Имбрулия, Alabama, Моника и другие. Для проведения этой акции компания произвела больше 2,5 млн. дисков.
Таким образом, мы видим, что для успешной рекламной кампании даже такой продукции, как злаковая пища, весьма эффективным может быть такой вид маркетинга, хотя он и не является традиционным.
Некоторые специалисты считают, что тема мероприятия не нужна, и незачем утруждаться с ее выбором. Однако тема является своеобразным лейтмотивом мероприятия. Когда тема мероприятия известна аудитории заранее, она знает, чего от него ждать.
Как считает вице-президент компании Hargrove Карла Макгил, тема способствует тому, что мероприятие будут помнить достаточно долго. Она развлекает публику, вызывает у нее интерес, побуждает гостей к общению, развлечению.
Определение темы и ее воплощение в жизнь — это интересный захватывающий процесс, и все приложенные усилия будут вознаграждены. Источниками тем могут быть идеи компании, какие-либо поводы для событий, юбилеи, праздники, история, национальные кухни, кинофильмы страны, города — в общем, все, что приходит в голову.
Музыка является отличным источником создания тем для мероприятий. Достаточно вспомнить любимую тему из песни, музыки к кинофильму, классического произведения и подумать, что она может символизировать, с какими событиями или явлениями ассоциируются, как повлияли на жизнь людей.
Итак, использование грамотно подобранной темы для конкретной аудитории может сделать организованное мероприятие успешным и эффективным.
Источник
Мероприятие от «А» до «Я»
Для воплощения каждой идеи в жизни необходимо уметь красиво преподнести её. А это возможно только при качественной организации. Если вы научитесь организовывать презентации, деловые мероприятия и т.п., а также привлекать к своей деятельности средства с помощью фандрайзинга, то ваша идея будет успешно реализована.
Мероприятие — это заранее спланированные и определенные по теме, месту и времени действия организатора, проводимые для участников в своих интересах.
Мероприятия различаются по своей направленности, целям, функциям и периодичности.
Мероприятия делятся на следующие основные группы: регулярные, нерегулярные, массовые и корпоративные.
Под регулярным мероприятием понимается форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа под руководством организатора регламентированного количества участников в заранее известные время и место по обсуждению и принятию решения по определенному повесткой дня вопросу.
Под нерегулярным мероприятием понимаются действия организатора в определенной сфере в случае необходимости продвижения своих интересов.
Массовое мероприятие – это действия организатора, которые проводится для большого количества участников по заранее составленному плану и сценарию в целях реализации своих интересов.
Организация мероприятий — увлекательный, но очень сложный, ответственный процесс, требующий временные, идейные, человеческие ресурсы. И чем грандиознее организация мероприятий, тем больше этих ресурсов требуется.
Сегодня многие успешные компании для продвижения торговой марки или продукта используют качественно организованные яркие мероприятия. Контакт с аудиторией на эмоциональном уровне, который устанавливается в процессе мероприятия, позволяет более качественно и эффективнее влиять на целевую аудиторию. Они позволяют добиться следующих целей:
- построение и продвижение успешного бренда
- создание новостного повода для PR-кампании продукта или услуги
- яркий, динамичный выход продукта на рынок
- позиционирование торговой марки, управление имиджем бренда
- продвижение торговой марки путем продвижения события
- формирование лояльного отношения к товару у целевых групп потребителей
- эффективное продвижение продуктов, характеризующихся импульсным спросом
Этапы подготовки мероприятия:
- Определить тему и возраст аудитории
- Определить цели мероприятия
- Определить структуру мероприятия
- Создать оргкомитет мероприятия
- Разработка оригинальной концепции и написание сценария мероприятия
- Подбор площадки, соответствующей выбранной концепции и вашим пожеланиям
- Менеджмент мероприятия (подготовка, ведение, организационная часть)
- Подбор ведущего мероприятия
- Организация выступлений артистов, музыкантов, ведущих, аниматоров
- Художественное оформление мероприятия: разработка дизайна и производство декораций, аренда и производство костюмов, флористические композиции, оформление шарами
- Техническое оформление мероприятия: световое и звуковое оборудование, фейрверки и салюты, лазерное шоу
- Кейтринг (отрасль общественного питания, связанная с оказанием услуг на удалённых точках, включающая все предприятия и службы, оказывающие подрядные услуги по организации питания сотрудников компаний и частных лиц в помещении и на выездном обслуживании, а также осуществляющих обслуживание мероприятий различного назначения и розничную продажу готовой кулинарной продукции. На практике под кейтерингом подразумевается не только приготовление пищи и доставка, но и обслуживание, сервировка, оформление и тому подобные услуги.)
- Привлечь средства для проведения мероприятия
Существуют следующие виды мероприятий:
Имиджевые и PR мероприятия: научно-технические конференции, конгрессы, съезды, симпозиумы, посвященные достижениям и разработкам в той или иной области
Этот тип мероприятий относится, несомненно, к деловым мероприятиям. Приём для деловых партнёров, презентация новых товаров или услуг, автографсессия знаменитости, пресс-завтраки — это всё мероприятия, направленные на обмен информацией, продвижение, установление контактов и поддержание репутации, улучшение имиджа как среди непосредственных участников самого мероприятия, так и среди более широкого круга тех, кто о нём узнает.
Презентации, пресс-конференции, выставки, форумы
Презентация — это современное деловое мероприятие, целью которого является привлечение внимания к компании в целом, к её достижениям, отдельным товарам или услугам. Это эффективный и комфортный способ взаимодействия с представителями, партнёрами или клиентами компании, который помогает проводить эффективное позиционирование и личный контакт с аудиторией. Организация презентации, как и организацию любого мероприятия, подразумевает под собой подбор площадки и написание сценария, подбор развлекательной программы, если она планируется. Так же успех презентации зависит и от приглашённых на неё гостей — это могут быть не только деловые партнёры или клиенты, но и журналисты и известные медийные личности, чьё появление повысит интерес к мероприятию в целом, а, значит, и к презентуемым товарам или услугам. Конференции, выставки и форумы, как и презентации — так же виды деловых мероприятий, чья успешность напрямую зависит от опыта координирования и эффективного менеджмента мероприятия, от умения держать все элементы мероприятия и видеть картину в целом. Трудно переоценить важность подбора площадки для этих мероприятий, т.к. во многом они являются имиджевыми.
Обучающие тренинги и семинары
Могут быть направлены на разные темы.
Спортивные мероприятия
Спортивное соревнование — это состязание (соперничество) людей в игровой форме с целью выяснения преимущества в степени физической подготовленности, в развитии некоторых сторон сознания.
Общественные мероприятия
Карнавал. Что такое карнавал в понимании любого из нас? Это европейский праздник февраля, в ходе которого вступают в силу законы древних, языческих праздников. Издавна в этот день все люди, богатые и бедные, старые и молодые, одинокие и влюбленные, позволяли себе все шалости, которые только могут прийти в их головы! В конце праздника выбирался король карнавала, «действующий» до следующего праздника. И сегодня в это время в любой, будоражащей сознание части света вроде Португалии, Италии, Испании или колонизированной Индии, улицы заполняют живописные шумные процессии на платформах.
Собрание — это совместное присутствие группы граждан в определенном месте для обсуждения разных тем или решения определённых проблем.
Шествие — одна из форм публичных мероприятий, массовое торжественное прохождение людей в связи с каким-либо знаменательным событием или согласно обычаю, обряду, или протестное прохождение с каким-либо требованием; процессия.
Монстрация (от слова демонстрация) — массовая художественная акция в форме демонстрации с лозунгами и транспарантами, которые участники используют как основное средство коммуникации со зрителями, друг с другом, как средство самовыражения, как художественную технику, при помощи которой они осмысляют окружающую действительность. По большей части содержание транспарантов выглядит предельно абсурдизированным и аполитичным, однако они имеют многозначность. Это действо не по сценарию, дата известна заранее (1 мая каждого года), автор обозначает лишь место, и точное время начала, остальное — это импровизация участников действа. В связи с этим организаторы относят Монстрацию не к флешмобу или перформансу, а к хэппенингам. ((англ. perfor mance — выступление, исполнение, игра, представление) — форма современного искусства, одна из разновидностей акционизма, входящего в концептуализм 1960-х годов. Перформанс — короткое представление, исполненное одним или несколькими участниками перед публикой художественной галереи или музея. Акции перформанса заранее планируются и протекают по некоторой программе. Возможна организация и проведение таких акций на открытом воздухе — пейзажный перформанс.Коренное отличие перформанса от театра состоит как раз в том, что исполнитель или участник художественной акции совершает абсолютно реальные действия, которые ничего, кроме них самих, не изображают. Причем в противовес хэппенингу с его импровизационностью и спонтанностью перформанс осуществляется группой лиц по предварительному сговору, и основной смысл его опять же не в нем самом, а в пространстве глубоко индивидуальных, эстетических и событийных переживаний очевидцев и соучастников. )
Пикет — небольшая группа людей, собравшаяся для выражения какого-либо протеста.
Парад — торжественное прохождение (торжественный марш) войск или военной техники. Проводится, как правило, в дни официальных праздников, торжеств государственного и военного значения, а также после завершения крупных военных учений (исторически манёвров). Реже парадами называются торжественное прохождение различных коллективов, организаций, движений или партий.
Современные городские мероприятия – это не просто массовые гуляния или только торжественная часть. Сегодня организация городских мероприятий включает удачное сочетание интересов публики и организаторов, взрослых и детей, тематики мероприятий и общей привлекательности.
Благотворительное мероприятие. В нашей стране им, как, впрочем, и таким способом сбора средств, как благотворительный телемарафон или лотерея, очень много спекулировали. Поэтому доверие населения к такому способу обращения за помощью сильно упало. Благотворительность — оказание бескорыстной (безвозмездной или на льготных условиях) помощи тем, кто в этом нуждается. Основной чертой благотворительности является свободный и непринуждённый выбор вида, времени и места, а также содержания помощи.
Светское событие или светская вечеринка – это мероприятие или бал с участием светских людей, политиков, звезд кино и эстрады.
Корпоративные мероприятия и teambuilding
Для любой компании внутренние торжества и мероприятия не менее важны для успешной деятельности, чем организация приёмов для клиентов и партнёров. Эти мероприятия могут быть направлены на поддержание имиджа компании среди её сотрудников, на поощрение и усиление внутрикорпоративного духа. является и эффективным маркетинговым инструментом, позволяющим не только порадовать сотрудников, но и отметить знаменательные даты или события в жизни компании, использовать как информационный повод для различных публикаций и сообщений, напомнить о компании, или поддержать её имидж и социальную направленность.
Как особый вид корпоративных мероприятий, выделяется teambuilding — мероприятие, направленное на сплочение коллектива всё организации или одного из подразделений, если организационная структура достаточно обширна.
Церемонии и концерты
Церемонии — масштабные мероприятия представительского уровня. Особенности этого типа мероприятий в необходимости не просто тщательной подготовки, но и в особом алгоритме разработки сценария и программы, связанным с необходимостью соблюдения требований протокола. На церемониях частыми гостями и лауреатами являются и знаменитые люди, и первые лица государств.
Концерты — особый вид мероприятия, который может существовать и как отдельный проект, так и проводится в рамках любого другого типа мероприятий.
Светские рауты
Светский раут – тонкое дипломатическое мероприятие, требующее особого подхода к организации, стиля, чувство меры и безупречного соблюдение этикета. В планировании светского приема не может быть мелочей. Важно все – от цвета салфеток на столах и формы одежды обслуживающего персонала до места проведения и времени начала мероприятия. Как и в организации любого мероприятия, в планировании светского приема важно заранее четко определиться с целями и задачами. Решить, что именно вы ожидаете от этого приема, кого ходите пригласить и какое количество гостей вы готовы принять.
Частные мероприятия
В нашей жизни существует много значимых для нас событий, которые хочется отметить с особой пышностью и трепетом, в кругу семьи и близких нам людей. Масштаб мероприятия может быть самый различный – от романтического ужина до грандиозного торжества
Театрализованные представления
Театрализованные представления и праздники рождают у людей сходное, праздничное настроение, создающее праздничную ситуацию. Праздничная ситуация в свою очередь реализуется в массовом празднике, который является частью культурно-просветительной работы. Массовый праздник — это явление необычное, синтезирующее действительность и искусство, художественно оформляющее то или иное реальное жизненное событие.
Искусство массового праздника, представления, зрелища — это искусство высоких идей, целенаправленности и гражданского пафоса, требующего в то же время яркой образности, ассоциативности, оригинального, смелого творческого замысла. А для того чтобы лучше организовать и развивать театрализованные представления всех видов и жанров, совершенно необходимо понять основные закономерности этого рода искусства, которые реально существуют, поскольку в течении тысячелетий создавалась и развивалась народная театральная культура.
Что касается массового театрализованного празднества, то это, безусловно, имеющая устоявшиеся видовые праздники и одновременно объемная, синтезирующая форма театрализованного представления. Это венец творчества народа для народа. Постижение сущностных черт драматургии такого празднества может быть плодотворным лишь после подробного изучения других видов театрализованных представлений.
Известно, что основой всех видов и жанров театрализованных представлений и празднеств является сценарий, имеющий по единодушному признанию теоретиков, общие черты с драматургическими произведениями театра, кино, телевидения и радио. Главным объединяющим моментом выступает здесь драматический конфликт, ибо конфликт является основой драмы как рода искусства.
Фандрайзинг
Фандра́йзинг, иногда фандре́йзинг (от англ. Fundraising) — процесс привлечения денежных средств и иных ресурсов (человеческих, материальных, информационных и т. д.), которые организация не может обеспечить самостоятельно и которые являются необходимыми для реализации определенного проекта или своей деятельности в целом.
Фандрайзинг (Fundraising) (от англ. «fund» – запас, фонд, капитал, денежные средства и «raise» – поднимать, повышать) — организованный поиск и сбор финансовых и иных средств, в частности, для осуществления благотворительной поддержки социально значимых проектов, программ и акций, общественных институтов.
Часто это понятие понимают очень буквально – как поиск денег. На самом деле фандрайзинг предполагает сбор ресурсов разного вида. Это могут быть деньги, подарки, бартер, аренда помещения, труд волонтеров и т.д.
В фандрайзинге главное не деньги, а ЦЕЛИ, достижение которых требует поддержки.
Итак, мы подошли непосредственно к самому процессу осуществления деятельности по привлечению средств в организации. Ниже приводится примерный поэтапный план действий по работе в области фандрайзинга.
1 этап. Выбрать задачу, которую необходимо решить с помощью полученных ресурсов. Установить временные рамки.
2 этап. Собрать полную информацию и продумать аргументы в свою пользу.
3 этап. Проанализировать возможные мотивы потенциальных спонсоров: какие из них можно поощрить.
4 этап. Проанализировать прошлый опыт сбора средств, определить своих сторонников, к которым можно обратиться в первую очередь. Определить, к кому можно еще обратиться.
5 этап. Подготовить и размножить материалы для предоставления спонсорам (заявки, пресс-релизы и др.).
6 этап. Согласовать внутри организации методы сбора средств.
7 этап. Организовать работу помощников (тех, кто непосредственно будет собирать пожертвования). Необходимо убедиться, что они имеют необходимую информацию и материалы для своей работы.
8 этап. Установить порядок контроля за поступлением средств.
Методы фандрайзнга:
- Телефандрайзинг (telefundraising) — обращение к потенциальным донорам и благотворителям по телефону и по факсу.
- Почтовый фандрайзинг (mail fundraising) — обращение к потенциальным донорам и благотворителям по почте.
- Индивидуальный фандрайзинг (individual fundraising) — персональное обращение к донорам и благотворителям в личной беседе.
- Солофандрайзинг (solo fundraising) — приобретение поддержки.
- Событийный фандрайзинг (events fundraising) — проведение различных мероприятий (аукционов, выставок, лотерей, презентаций, обедов и т.д.)
Важными аспектами фандрайзинговой стратегии являются следующие:
- Написание бизнес-плана проекта.
- Написание спонсорского предложения.
- Четкое определение целевой аудитории проекта для дальнейшего определения потенциальных спонсоров.
- Установление таких взаимоотношений с партнерами, которые удовлетворяют интересам обеих сторон.
- Правильное закрытие проекта (включает в себя работу с партнерами после окончания проекта для создания возможности дальнейшего долгосрочного сотрудничества).
Фандрайзинг широко практикуются для подготовки и проведения специальных мероприятий, таких как балы, званые вечера, конкурсы, марафоны, аукционы, презентации, конференции, обеды. Во время их подготовки и проведения привлекается внимание потенциальных доноров и одновременно собираются необходимые средства. Во время такого мероприятия важно отметить каждого из прибывших гостей, если необходимо, выделить конкретного гостя из остальной публики.
В заключении следует отметить, что фандрайзинг — не выпрашивание денег, а спланированная работа, которая направлена на получение пожертвований, сделанных осознанно. Сущность фандрайзинга — установление партнерских отношений, переход к стратегии сотрудничества с людьми и организациями, которые могут оказать материальную поддержку.
Сайт создан и администрируется Кемеровской региональной общественной организацией «Молодежная инициатива».
Источник
