Что значит составить справку

Письмовник

Как составить справку?

Деловое письмо

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

В правом верхнем углу указывается место представления справки.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

• место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
• название и координаты организации, выдавшей справку,
• штамп организации, выдавшей справку,
• наименование вида документа,
• дата,
• текст справки,
• подпись должностного лица,
• печать организации.

Источник

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

• название организации,
• дату составления,
• сведения, которые нужно подтвердить,
• подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

Источник

Справки

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

• Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
• Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

• Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
• Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

• Название компании.
• Указание получателя.
• Место составления.
• Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

• Предмет проверки.
• Причины и цели контрольных мероприятий.
• Факты, установленные в ходе проверки.
• Найденные нарушения.
• Положительные аспекты.
• ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

• Название архивного документа.
• Дата его составления.
• Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Источник

Оформление справки: особенности, требования и порядок действий

• 25 Октября, 2018
• Законодательство
• Анастасия Васильева

Согласно толкованию в русском словаре, термин «справка» значится как ответ на запрос или сведение, которое получено о ком-либо, о чем-либо. Также есть другое толкование — как документа, содержащего подтверждение, описание событий, фактов. К оформлению справок прибегают организации и учреждения в различных сферах деятельности. Более того, сами граждане могут стать инициаторами их изготовления.

Стандарты оформления

Существуют определенные требования к оформлению справки, в частности, документ должен содержать следующие данные:

• Наименование «Справка».
• Дату и регистрационный номер.
• Указание адресата, кому предназначена справка.
• Текст.
• Подпись и расшифровку лица.
• Печать организации или учреждения.

Под датой подразумевается день ее подписания уполномоченным лицом. Наименование органа, выдавшего справку, располагается в правом верхнем углу. Далее следует наименование документа (но не является обязательным) и сам текст. Например: «Дана Иванову В.В. в том, что он действительно является сотрудником ООО «Весна» в должности продавца».

Цель оформления справки не относится к обязательному пункту заполнения. Однако при необходимости или по указанию лица, для которого она предназначена, может быть отражена после основного текста. Например: «По месту требования». В зависимости от типа справки, срок ее действия может составлять от нескольких дней до месяца. Некоторые из них содержат указание на это в самом тексте. Важно избегать употребления лишних фраз, выводов и рассуждений. Основное содержание должно включать в себя только фактическую информацию.

Внешние и внутренние

В зависимости от того, в чей адрес необходимо оформление справки, она может носить информационный, отчетный или аналитический характер. Такой документ может быть предназначен для внутреннего пользования или внешнего. Что касается первого, то здесь содержание справки будет иметь информационный характер. Во втором случае требуется определенная подготовка к составлению документа. Как правило, ее печатают на фирменном бланке организации или по установленному образцу, оформленному государственными органам (ГОСТ Р 6.30-2003).

Составить справку по унифицированной форме не сложно, так как в справочниках и других подобных документах для ее заполнения имеются все необходимые указания. Гораздо сложнее дело обстоит с произвольной формой ее написания. Это связано с риском упущения из виду важных деталей и реквизитов.

Одна из самых популярных форм внешних справок — 086у. На основании данного документа работодатель определяет профессиональную пригодность работника. Получить ее можно в медицинском учреждении, которое имеет соответствующее разрешение и лицензии. Для этого необходимо обратиться к терапевту, который дает направление к узким специалистам (ЛОРу, хирургу, офтальмологу, неврологу), а в конце делает заключение. Утверждает данную форму Министерство здравоохранения РФ, на сегодняшний день действует приказ от 15.12.2014 №834н. Заполняются обе стороны медицинской справки с обязательным указанием:

1. Даты, номера документа, сведений о медицинском учреждении.
2. Фамилии, имени и отчества обследуемого, даты рождения, места учебы/работы, куда оформляется документ.
3. Данные о перенесенных ранее заболеваниях и наличии хронических, также сведения о прививках и проведенных вакцинациях.

Сведения, полученные от врачей в ходе обследования, вносятся на основании данных анализов, флюорографии. Допускается заполнение черной или синей шариковой ручкой. Справка обязательно должна быть заверена главным врачом того медицинского учреждения, которое выдает данный документ, срок ее действия — шесть месяцев со дня выдачи.

Справки о доходах: 2-НДФЛ

Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:

• Для физических лиц по форме 2-НДФЛ.
• По форме банка для получения кредита или займа.
• С целью получения визы.
• Для государственных служащих.

Самый распространенный вид справки — справка 2-НДФЛ. Оформлением данного документа занимается бухгалтерия организации, где работает сотрудник. Для предприятия, которое является налоговым агентом — это типовая форма предоставления отчетности в налоговую инспекцию. В ней содержатся сведения относительно полученного дохода за конкретный период, чаще всего полгода-год, и сумма удержанных в пользу государства налоговых сборов и вычетов. Сотруднику такая справка может понадобиться, например, для предоставления в банк при подаче заявки на кредит с целью подтвердить свою платежеспособность. Трудовым кодексом определен срок ее изготовления — три рабочих дня с момента подачи заявления. Действительна она один месяц со дня выдачи.

В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:

• Данные о работодателе (полное наименование организации, юридический адрес, телефон).
• Информация о сотруднике, на чье имя она оформлена.
• Размер налоговой базы (13%).
• Налоговые вычеты с указанием кодов (сюда входят инвестиционные, социальные, имущественные, стандартные).
• Общий размер полученного за указанный период дохода и произведенных удержаний.

По форме банка

С тех пор как кредит перестал быть сложным в плане сбора пакета документов, условий и прочего, оформление справок для банка — ни для кого не редкость. Это альтернатива справке по форме 2-НДФЛ. С помощью нее возможно указать сведения о доходе, которые работодатель не может отразить в стандартном документе. Если данный документ необходимо представить в банк, то последний, как правило, предоставляет либо образец, либо готовый бланк для заполнения работодателем. Есть еще один вариант, когда организация, в которой работает сотрудник, оформляет справку на фирменном бланке с отражением следующих реквизитов:

• Должность работника, его фамилия, имя, отчество.
• Дата принятия на работу или сведения о стаже. Если заключен срочный трудовой договор, то указывается дата его окончания.
• Размер заработной платы за последние шесть месяцев (может быть указан иной период в зависимости от требований получателя справки). В ряде случаев может быть указана величина произведенных налоговых удержаний, однако это не является обязательным.
• Данные о работодателе, его полный юридический и фактический адрес, наименование, контактные телефоны.
• Подпись руководителя, главного бухгалтера (если он в штате отсутствует, в справке должно быть на то указание), печать организации.

Справка с работы для получения визы

Что касается оформления справки с места работы, то принято различать два типа:

• Производственные, на основании поручения руководства. Как правило, печатаются на фирменных или специальных бланках.
• По запросам частных лиц, работников (например, о размере заработной платы, о подтверждении факта работы в данной должности или конкретно в организации, стаже).

Если говорить о классификации документов в организации, то в справке отражаются сведения о личном составе работников предприятия. Подписывается он работником кадровой службы или непосредственно руководителем. Если предоставление справки необходимо для оформления визы в посольстве или консульстве, то необходимо отметить в тексте наименование организации-получателя. Также важный пункт — указание сведений, что занимаемая должность остается за работником на все время поездки.

Для индивидуального предпринимателя предусмотрено отдельное оформление справок с работы по форме 3-НДФЛ. Главное — поставить отметку о ее принятии в налоговом органе, где он зарегистрирован. Получить форму 3-НДФЛ можно бесплатно в налоговой инспекции, которая находится в том же населенном пункте, где ведет свою деятельность ИП.

Справка для отчетности госслужащих

Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.

Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:

• Данные о полученных доходах (подразумеваются как имущественные, так и денежные средства), о наличии акций и ценных бумаг.
• Сведения о расходах, здесь отражаются все крупные покупки, сумма которых больше доходов всех работающих членов семьи за последние три года. Это может быть приобретение недвижимости, автотранспорта, гаража.
• Данные относительно имеющегося в собственности имущества.
• Перечень счетов, открытых в кредитных организациях и банках (депозитные, карточные, текущие).
• Сведения о владении имуществом или временном пользовании.

Медицинские справки для детей

Требования к оформлению медицинских справок незначительно, но все же отличаются от остальных. Содержание данного документа должно включать в себя информацию о том, что пациент не имеет противопоказаний для физических нагрузок по состоянию здоровья. На основании приказа Минздрава РФ №834н от 15 декабря 2014 года она должна быть заверена тремя печатями:

1. Штамп медицинского учреждения прямоугольной формы.
2. Круглая или треугольная печать с надписью «Для документов» либо «Для справок».
3. Круглая печать лечащего врача, который выдал справку.

В случае когда документы для оформления справки собираются родителем для ученика, который не посещал школу по причине заболевания, в тексте должен быть проставлен период пребывания на больничном. Также важна ссылка на то, что ребенок может снова приступить к обучению с такого-то числа. Для школьников, которые собираются ехать в лагерь, предусмотрена отдельная форма справки 079/у. В ней обязательно должны быть указаны:

• Фамилия, имя и отчество ребенка, число, месяц и год рождения.
• Номер школы и класса, поликлиники.
• Сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях, сделанных прививках и вакцинациях.
• Уровень физического развития, физкультурная группа и рекомендуемый режим. В некоторых случаях может потребоваться указание на отсутствие чесотки и педикулеза.

Для получения водительского удостоверения

Взрослое поколение в последнее время все чаще интересует вопрос, как оформить справку для получения водительского удостоверения. Согласно последним изменениям в приказе Минздрава от 26.03.2016 года, подобный документ предоставляют при:

• Поступлении на работу на должность водителя.
• Получении новой категории права управления транспортным средством.
• Желании оформить водительское удостоверение повторно после того, как водитель был лишен прав решением суда.

Большое количество автомобилистов как поступающих на обучение, так и проходящих повторное медицинское освидетельствование должны предоставить данный документ до момента получения самого удостоверения. Порядок оформления справки такого типа регламентирован приказом Минздрава РФ №344н от 15 июня 2015 года. Получить ее можно в государственной или частной клинике, имеющей соответствующую лицензию. Медицинское заключение оформляется на бланке формы 003-Ву. Помимо личных данных водителя в тексте справки указывается категория автотранспортного средства, которым он будет в дальнейшем управлять. Срок ее действия определяется приказом и составляет двенадцать месяцев со дня ее выдачи.

Счет-справка

Специфика этого документа заключается в том, что выдается она покупателю автотранспортного средства и подтверждает, что он имеет право оформить машину в собственность. Сам бланк относится к документам строгой отчетности. Оформление счет-справки заменяет необходимость подписания договора купли-продажи и часто этим пользуются недобросовестные продавцы. Чтобы не попасть впросак, важно знать нюансы ее заполнения. Продать таким образом автомобиль может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Например, очень часто в последнее время счет-справку стали оформлять в автосалонах, реализующих авто с пробегом. В этом и кроется первый нюанс, что физическое лицо не может его подписывать и заменить им привычный договор купли-продажи.

Нельзя поручить составление счет-справки отдельной коммерческой организации, это должен быть автосалон, который непосредственно реализует автомобиль. Только оформление данного документа не является гарантией перехода права собственности, важно также поставить машину на учет в ГАИ.

Чтобы получить такую счет-справку, автовладельцу необходимо представить следующие документы:

• Доверенность, выданная нотариусом, которая позволяет продавцу реализовывать автомобиль. Если же это индивидуальный предприниматель, то ее заменить может паспорт.
• Технический паспорт на приобретаемое транспортное средство. Обязательно наличие отметки о снятии с учета в ГАИ.

Со стороны покупателя перечень документов аналогичный, только если речь идет о доверенности, то в ней должно быть прописано право приобретения автомобиля. Аннулировать, получить копию или восстановить утраченную счет-справку можно только там, где ее выдавали.

Для Пенсионного фонда

Примерно за год до наступления пенсионного возраста работодатель начинает подготовку документов для передачи их в Пенсионный фонд. В связи с чем возникает масса вопросов, например, какие справки для оформления пенсии нужно собрать? Основной документ, от которого зависит размер выплат, — сведения о доходах. Необходимо предоставить справку о доходах за 60 месяцев до января 2002 года, так как после этой даты все сведения о стаже начали поступать сразу в Пенсионный фонд.

В случае когда в трудовой книжке имеются ошибки заполнения, неточности, отсутствие печатей, может потребоваться справка с места работы. Она готовится по заявлению бывшего работника в течении 3-х рабочих дней, форма составления — произвольная. Если во время оформления справок для пенсионного фонда выясняется, что у будущего пенсионера были случаи регистрации в центре занятости населения по случаю безработицы, то необходимо запросить у них справку об этом.

Для тех граждан, которые относятся к категории льготных и раньше остальных выходят на пенсию, должны предоставить соответствующее подтверждение. Если данным преимуществом гражданин решил воспользоваться по случаю особых условий труда, то с места работы он должен принести справку о льготе. Выдается она в течение трех рабочих дней по заявлению работника. В содержании справки должны быть отражены следующие пункты:

• Данные об организации-работодателе.
• Должность, фамилия, имя и отчество работника, который имеет право на льготу.
• Период времени, когда сотрудник проходил курсы по повышению квалификации, ученические отпуска, предоставление отпуска без сохранения заработной платы, случаи простоя.
• Время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дополнительные выходные дни для осуществления ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства.

Подписывает такую справку руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Заверяется документ угловым штампом с обязательным проставлением даты и регистрационного номера. Не допускается наличие ошибок и исправлений в справке. Документ выдается на основании одного из представленных документов: штатного расписания, приказа, лицевого счета по заработной плате, карточки по форме Т-2 и иных.

Источник