Что значит согласовать договор

В каких случаях составляется лист согласования договора

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

• универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
• индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

• руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
• юрисконсульт
• представитель отдела бухгалтерии
• сотрудник службы безопасности
• заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

• сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
• коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

• порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Источник

Электронное согласование документов и договоров

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

1. Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату.

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:

1. Оператор получает документ.
2. Передает документ на согласование бухгалтеру.
3. Бухгалтер получает документ и согласовывает.
4. Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

1. Оператор получает документ.
2. Передает документ на подпись директору.
3. Директор получает документ и подписывает его.
4. Оператор видит, что документ подписан.

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

• Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
• Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
• В согласовании участвуют несколько человек.
• Сотрудники находятся в разных офисах.
• Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

• Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
• Настраивать и менять шаги маршрута.
• На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
• Настроить напоминания для исполнителя.
• Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
• Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

• Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
• Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
• История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
• Участники согласования получают уведомления об изменениях.
• Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
• Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
• Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

Источник

Как быстро и безопасно согласовать договор

Юрист Владимир Беляев рассказал, как оценивает юридические риски в договорах, а мы это записали. С оценкой рисков клиенты быстро подписывают договоры и не тратят время на согласования. Статья будет полезна всем, кто подписывает договоры. Вот такое сегодня краткое вступление.

Что не так с договором

«Не подписывайте договор, пока не прочитаете текст до буквы», «Ничего не делайте, пока не подпишете договор» — эти правила написаны слезами, потом и кровью. Поэтому всегда есть соблазн сделать договор настолько железобетонным по надежности, насколько это возможно.

Проблема в том, что непонятно, какой договор считать железобетонным. Допустим, вы поручаете юристу вычитать договор с клиентом. Юрист читает час и возвращает без правок: подписывайте, всё нормально.

Клиентов смущает такой ответ: то ли юрист не читал договор, то ли не знает законы и не заметил ошибок. Спокойнее, когда юрист присылает договор в правках. С грудой правок клиенту кажется, что юрист хорошо поработал и договор вот-вот станет железобетонным. На практике это не так.

Когда клиент видит груду правок, ему кажется, что юрист хорошо поработал

Но юрист второй стороны тоже внесет правки и будет спорить с правками вашего юриста. Например, ваш юрист сокращает период, когда можно пожаловаться на качество работы и отказаться платить. Юрист с другой стороны против, и подписание договора затягивается.

Выходит, что вам нужен надежный договор, но терять время нельзя. Команда уже заряжена на работу, проект стоит в плане, на очереди следующие клиенты, которых тоже не хочется подводить. У вас три варианта: начинать проект без договора, дождаться формальностей, плюнуть на правки юриста и подписать договор. Все три одинаково плохие, но есть другое решение — проанализировать риски.

Не закрывать все риски сразу

Не думаю, что есть единственный и верный способ выйти из конфликта — «Надежный договор против быстрого». Мне помогает такой подход к рискам: мы не закрываем все риски сразу, а сортируем их и закрываем по очереди.

Для сортировки рисков я оцениваю текст договора по шкале «опасность — вероятность». Если партнер моего клиента хочет добавить неустойку в 5%, я не спорю с ней сразу. Сначала я проверяю, каковы шансы ее получить.

Сортировка рисков и решения по ним выглядит так:

Вероятность и опасность риска я оцениваю вместе с клиентом, для наглядности по десятибалльной шкале. Вероятность риска — 4 балла, опасность — 4 балла, значит, это маловероятный и неопасный риск. Не тратим время.

Оценка рисков — большая совместная работа с клиентом. Без разговора с клиентом нельзя узнать, почему сделки срываются, в каких случаях можно задержать оплату или заказ, чем грозит неустойка или поздний ответ. Чтобы это узнать, юристы задают вопросы и изучают документы о сделках.

Без разговора с клиентом нельзя узнать, почему сделки срываются, чем грозит неустойка или поздний ответ

А теперь подробнее о каждом риске на примерах из практики. Я поменял имена клиентов и любое совпадение случайно.

Неопасные риски

Первое что делает юрист — ищет неопасные и маловероятные риски. Это когда из-за фразы в договоре теоретически могут появиться проблемы, но на практике такого не будет. Юрист не бьется за неопасные риски: если кому-то нужна фраза, пусть остается.

Как писать в договорах простыми словами в статье об оферте

У Андрея айти-компания. Андрей и клиент подписывают договор на разработку сайта. В договоре Андрея есть определение сайта:

«Выполнить работу на сайте заказчика. При этом считать, что сайт — совокупность программно-аппаратных средств для ЭВМ, обеспечивающих публикацию для всеобщего обозрения данных о клиенте в сети Интернет».

Клиент просит убрать расшифровку и написать «сайт».

С одной стороны, убрать расшифровку — это риск. Если клиент понимает слово «сайт» как-то по-своему, получится, что Андрей не сделал работу и у клиента есть право не платить.

С другой стороны — отсутствие расшифровки не нанесет вреда. Клиент заказывает разработку сайта, значит, он понимает что это такое. А если сделает вид, что не понял, можно подать в суд и там доказать что сайт — это сайт. У судьи есть Одноклассники или инстаграм с котятами, он не спутает сайт с чем-то еще.

У судьи есть Одноклассники или инстаграм с котятами, он не спутает сайт с чем-то еще

Для подстраховки надежнее не расписывать определение сайта, а показать, где его найти. Вместо зубодробительной фразы можно написать: «Выполнить работу на сайте заказчика site.com». Из-за такой формулировки не надо спорить с клиентом, при этом в споре Андрей сможет доказать — он сделал сайт, а не буклет.

Маловероятные и опасные

Если юрист находит что-то опасное в договоре, он сначала проверяет, сколько шансов, что такое случится в компании. После этого раздает советы. Если шансов немного, юрист советует не тратить время и уступить.

Клиент Андрея предлагает увеличить неустойку за срыв заказа с 0,1% до 5% за каждый день просрочки.

Андрей делает сайт за 200 000 рублей и задерживает его на 10 дней, штраф за просрочку — половина гонорара. Выглядит рискованно.

Высокая неустойка выглядит опасной, но не для всех. Допустим, у Андрея из нашего примера нет проблем со сроками. За два года компания задерживала работу максимум на три дня. Андрей заранее передоговаривался с клиентом, поэтому дело не доходило до неустойки.

Если из-за неустойки клиент отказывается от сделки, не надо спорить. Лучше неустойку превратить в козырь: высокая неустойка показывает, насколько Андрей уверен в сроках — плевать на размер, раз всё равно не платить.

Если из-за высокой неустойки клиент отказывается от сделки, не надо спорить. Превратите неустойку в козырь

Пусть клиенту будет приятно, а взамен такой приятности можно что-то получить. К примеру, подписание акта не за неделю, а за три дня. Все в выигрыше: клиент получит заказ или деньги, Андрей быстрее получит оплату.

Если бы компания Андрея срывала заказы, размер неустойки не спас бы. Пусть неустойка останется 0,1%, но при частых срывах у Андрея не будет заказов и денег. Лучше наладить сроки, чем рисковать клиентом из-за размера неустойки.

Вероятные и опасные

Если юрист находит опасные и вероятные риски, юрист с ними борется. Для этого он обращает внимание на риски, объясняет последствия, правит формулировки в договоре и помогает убедить вашего клиента ее поменять.

Клиент Андрея настаивает на фразе в договоре: «С даты вступления договора в силу прекращается действие любых иных соглашений между сторонами». Проблема в том, что клиент хочет сказать одно, а юридически фраза означает другое. И это опасно для Андрея.

Что хочет сказать клиент

Мы с тобой обсуждали сроки поставки по почте, но эти сроки недействительны. Действительны только те, что в договоре.

Что значит фраза на юридическом языке

У Андрея есть еще один договор с этим же клиентом. Этот договор аннулируется, как только они подпишут новый.

Андрей подписывает новый договор, ждет оплату по предыдущему, а клиент не платит — зачем платить, если договор уже не действует. Это законно, хотя можно попробовать оспорить в суде.

Если смотреть на фразу в вакууме, в ней нет риска. Клиент не станет просто так отказываться от оплаты. Для конкретной компании может быть иначе.

Допустим, у Андрея проекты на год, за это время у клиентов меняются руководители. Предыдущий гендир согласовал промежуточные варианты сайта и всему рад, пришел новый — и пытается остановить работу и не платить, потому что есть свои подрядчики.

Юрист предупреждает Андрея о таких рисках и предлагает другой вариант. Получится вот так: «С даты вступления договора в силу прекращается действие любых соглашений между клиентом и исполнителем, которые касаются условий настоящего договора». Юрист будет биться за эту правку насмерть.

Что дальше

Юрист анализирует каждый пункт в договоре по шкале опасно-вероятно. Если в пункте нет риска для клиента, юрист его оставляет. Если может навредить, отклоняет и правит формулировки. В итоге в договоре — всё важное для вас и клиентов. Поэтому клиент быстрее подписывает договор, а вы не тратите время зря. Такой договор — железобетонный.

Об изменениях в договоре юрист договаривается с клиентом сам или помогает договориться вам. Чаще всего, для сделки полезнее договориться самим, когда юрист страхует вас на расстоянии, а не пугает клиента на встрече. Почему — отдельная тема.

Как найти юриста

Чтобы вам не рисковать сделкой из-за споров с клиентом, надо найти юриста неспорщика. Такого, который анализирует риски, а не сражается за все подряд.

Возможно, ваш юрист уже сортирует риски, но по другим критериям или не называет это сортировкой. Это не так важно, главное, что юрист не бьется за каждое слово в договоре без разбора. Чтобы в этом убедиться, задайте юристу вопросы по любой спорной фразе.

Допустим, в договоре есть фраза: «Клиент может отказаться от приемки по мотивированному отказу за десять дней». Ваш юрист заменил десять дней на пять, это выгоднее для вас, но клиент, скорее всего, будет против.

Спросите своего юриста:

— Почему ты думаешь, что клиент подпишет такой договор?

— Как твоя правка помогает защитить компанию?

— Что делать, если клиент не согласится?

— Как ты можешь помочь нам убедить их в нашей правоте?

— Что будет, если оставить пять дней для приемки?

Если юрист внятно ответит, он умеет анализировать риски и выбирает опасные и вероятные.

Если юрист уже есть

Если вы нашли юриста, который анализирует риски, это еще не всё. Возможно, его анализ вам не подходит или вы не доверяете анализу.

Оценка рисков — субъективное дело. Юрист, как доктор: один доктор лечит простуду Арбидолом, другой его ругает и предлагает Ринзу. При этом оба пациента вылечиваются.

Но если спорить с каждым назначением врача, вылечиться не получится, только силы потеряете. С юристом то же самое: либо вы доверяете его рекомендациям, либо не работаете. К сожалению, другого варианта нет.

Если юрист считает, что это ерундовый риск, а вы не согласны, и так по всему договору — отказывайтесь от юриста. Может, он не профессионал, а, может, вы не сошлись характером. Без шести лет на юрфаке и пяти лет практики этого не проверить.

В следующей статье мы поговорим о том, как найти своего юриста. Не переключайтесь.

Короче

Что сделать

Попросить юриста разделить спорные фразы в договоре на группы: неопасные риски, маловероятные и опасные, вероятные и опасные

Анализировать риски вместе с юристом

Как сэкономить время

Найти юриста, который не бьется за каждое слово в договоре без разбора

Договориться, что юрист в первую очередь разбирается с вероятными и опасными рисками

от стоимости договора в качестве штрафа за просрочку — это не всегда опасно

Источник