Что значит скрепить печатью документы

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;

Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск печати службы ДОУ

Должность работника, который проставляет оттиск

Источник

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
Указывается дата.
Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

слова о подписании документа цифровой подписью;
номер сертификата ключа подписи;
фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Источник

Что значит скрепить печатью документы

Требования к документам, представляемым на государственную регистрацию прав, определены Федеральным законом от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (далее – Закон о регистрации).

В силу статьи 131 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) право собственности и другие вещные права на недвижимое имущество, ограничения этих прав, их возникновение, переход и прекращение подлежат государственной регистрации в едином государственном реестре прав (ЕГРП) органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимость и сделок с ней. Регистрации подлежат: право собственности, право хозяйственного ведения, право оперативного управления, право пожизненного наследуемого владения, право постоянного пользования, ипотека, сервитуты, а также иные права в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными законами.

Согласно пункту 1 статьи 2 Закона о регистрации государственная регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним – это юридический акт признания и подтверждения государством возникновения, ограничения (обременения), перехода или прекращения прав на недвижимое имущество в соответствии с ГК РФ.

Государственная регистрация является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Зарегистрированное право на недвижимое имущество может быть оспорено только в судебном порядке.

Государственная регистрация носит заявительный характер и проводится на основании заявления правообладателя, сторон договора или уполномоченного им (ими) на то лица при наличии у него нотариально удостоверенной доверенности, если иное не установлено федеральным законом. Заявление о государственной регистрации права представляется на государственную регистрацию прав в единственном экземпляре-подлиннике и после государственной регистрации права помещается в дело правоустанавливающих документов.

В соответствии со статьей 18 Закона о регистрации документы, устанавливающие наличие, возникновение, прекращение, переход, ограничение (обременение) прав на недвижимое имущество и представляемые на государственную регистрацию прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРП. Указанные документы должны содержать описание недвижимого имущества и, если иное не установлено настоящим Федеральным законом, вид регистрируемого права, и в установленных законодательством случаях должны быть нотариально удостоверены, скреплены печатями, должны иметь надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц.

Тексты документов, представляемых на государственную регистрацию прав, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц –

без сокращения, с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью, поскольку сокращенные наименования не позволяют государственному регистратору идентифицировать правообладателя. Несоблюдение данных требований может послужить причиной приостановления государственной регистрации права.

Все документы, составленные на нескольких листах, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, выдавшей документ. Если такое требование к конкретным документам, составленным на нескольких листах, в законодательстве Российской Федерации отсутствует, целесообразно заявителям их прошить, пронумеровать и скрепить печатью и (или) подписью с указанием количества листов. Однако в последнем из названных случаев неисполнение заявителем рекомендации не является основанием для отказа в приеме документов, приостановления государственной регистрации, отказа в государственной регистрации.

Необходимо обратить особое внимание на то, что не подлежат приему на государственную регистрацию прав документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.

Приписки, подчистки, зачеркнутые слова и иные исправления в документах должны быть оговорены, подтверждены подписью лиц (лица), например, участников сделки, подписавших документ.

Необходимые для государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделок, совершенных в простой письменной форме, и являющиеся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав, представляются не менее чем в двух экземплярах-подлинниках, один из которых после государственной регистрации прав возвращается правообладателю, второй – помещается в дело правоустанавливающих документов.

Как правило, такие документы составляются по числу сторон или лиц, участвующих в сделке, один экземпляр дополнительно делается для органа, осуществляющего государственную регистрацию прав. В самом тексте соответствующего документа указывается количество экземпляров, в котором он составлен. Если в тексте документа указано одно количество, а фактически представлено другое, то необходимо привести документы в соответствие или донести недостающие экземпляры. Это объясняется тем, что на каждом экземпляре проставляется специальная регистрационная надпись о государственной регистрации. Если в документе указано меньшее число экземпляров, чем представлено на государственную регистрацию, то скорее всего допущена ошибка (опечатка), которую необходимо устранить.

Исключение из данного правила составляют договоры и другие сделки, согласно которым права возникли до введения в действие Закона о регистрации. Данные документы прошли государственную регистрацию в установленном законом порядке в свое время, поэтому для подтверждения права второй экземпляр-подлинник не требуется.

Одним из оснований для государственной регистрации права собственности гражданина на земельный участок в соответствии со статьей 25.2 Закона о регистрации является выдаваемая органом местного самоуправления выписка из похозяйственной книги о наличии у такого гражданина права на данный земельный участок.

Выписка из похозяйственной книги – это своего рода свидетельство наличия у гражданина права на земельный участок. Она является основанием для государственной регистрации права собственности в случаях, если:

– земельный участок заявителю был предоставлен органом местного самоуправления до введения в действие Земельного кодекса РФ (до 29.10.2001г.);

– земельный участок предназначен для ведения личного подсобного хозяйства.

Указанные условия получения земельного участка позволяют гражданам в упрощенном порядке оформить право собственности на земельные участки по так называемой «дачной амнистии».

Выписка из похозяйственной книги о наличии прав граждан на земельный участок выдается органом местного самоуправления по месту нахождения земельного участка и оформляется в соответствии с приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.03.2012 г. №П/103 «Об утверждении формы выписки из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на земельный участок». В данной форме прописываются фамилия, имя, отчество, адрес проживания и паспортные данные заявителя, которому принадлежит данный участок, указываются вид права, площадь, местоположение, категория и разрешенное использование земельного участка, реквизиты похозяйственной книги и реквизиты документа, на основании которого в похозяйственную книгу внесена запись о наличии у гражданина права на земельный участок, указывается полное наименование должности должностного лица, уполномоченного выдавать выписки из похозяйственной книги, и проставляется печать органа местного самоуправления.

Выписка из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на земельный участок представляется на государственную регистрацию в двух подлинных экземплярах, один из которых после государственной регистрации возвращается правообладателю.

С момента принятия Федерального закона № 93 от 30.06.2006 г., который весьма часто называют еще законом о дачной амнистии, были весьма значительно изменены требования к строительству некоторых объектов недвижимого имущества. В частности, с момента принятия этого закона не требуется получать разрешения на строительство, а также на реконструкцию некоторых объектов недвижимости (гаражей, хозпостроек и т.д.).

Декларация об объекте недвижимого имущества – это документ, с помощью которого можно зарегистрировать право собственности на объект, для строительства и реконструкции которого не требуется разрешение на строительство в соответствии с нормами статьи 51 Градостроительного кодекса РФ. Зарегистрировать свое право в соответствии со статьей 25.3 Закона о регистрации можно лишь на основании имеющегося права собственности на земельной участок или права на использование такого земельного участка, а также документа, в котором содержится полное описание вновь возведенного объекта недвижимости. Документом, в котором подробно описываются все характеристики вновь возведенного объекта недвижимости, и является декларация об объекте недвижимого имущества.

Форма декларации об объекте недвижимого имущества установлена приказом Минэкономразвития России от 03.11.2009 г. № 447. Декларация представляется на государственную регистрацию в двух экземплярах, заполненных на один объект недвижимого имущества. В случае если информация не умещается на одном листе, допускается размещать ее на нескольких листах. При этом номера листов проставляются заявителем от руки.

В декларацию об объекте недвижимого имущества включаются сведения о его адресе (местоположении), виде (названии), назначении, площади, количестве этажей (этажности), в том числе подземных этажей, годе его создания, о материалах наружных стен такого объекта недвижимого имущества, его подключении (технологическом присоединении) к сетям инженерно-технического обеспечения, кадастровом номере земельного участка, на котором расположен объект недвижимого имущества.

Основаниями для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество и сделок с ним являются акты органов государственной власти, органов местного самоуправления и акты судов, установивших права на недвижимое имущество. Их заверенные в установленном порядке копии представляются на государственную регистрацию не менее чем в двух экземплярах, один из которых после государственной регистрации возвращается заявителю. Кроме того, копии решений и определений судов в отношении прав на недвижимое имущество должны содержать отметку о вступлении судебного акта в законную силу.

Надлежаще заверенные копии актов органов государственной власти, органов местного самоуправления и актов судов, не являющихся правоустанавливающими документами (например: акт органа местного самоуправления о назначении опекуна, либо акт судебного органа о признании лица недееспособным), могут представляться в одном экземпляре, при условии, что он останется в деле правоустанавливающих документов. Предоставление на государственную регистрацию копии с копии вышеуказанных актов не является верным, так как противоречит нормам действующего законодательства.

Иные необходимые для государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе представляются в подлиннике и копии. Копия заверяется при приеме документов на государственную регистрацию и после ее проведения помещается в дело правоустанавливающих документов.

Любая сделка с недвижимостью возможна только при наличии правоустанавливающих документов. По важности эти документы сравнимы с паспортом для гражданина. Как человек без паспорта не может совершать юридически значимых действий, так и недвижимость без правоустанавливающих документов нельзя продать, купить или обменять. Правоуставливающие документы служат основанием для регистрации права.

Перечень этих документов приведен в статье 17 Закона о регистрации. Основные требования к таким документам – это соответствие законодательству, действовавшему на момент составления документа в месте расположения недвижимости, а также наличие в нем описания недвижимости, сведений о правообладателе и вида права на недвижимость.

Источник