Что значит сформулируйте задачу

Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?

Мы можем ставить перед собой какие угодно задачи, но никто не сможет нам гарантировать, что они будут выполнены. На это могут повлиять и внешние обстоятельства, и наше самочувствие, и сложность самих задач.

Не последнюю роль здесь играет и то, как эти задачи были сформулированы. Как ни странно, но именно от этого часто зависит, приступим ли мы к их выполнению сразу или будем откладывать все до последнего, сделаем ли мы свои дела на совесть или будем только создавать видимость работы.

Сегодня мы рассмотрим четыре принципа формулировки задач, которые повышают шансы на их успешное выполнение.

Принцип 1. Задача — это ответ на вопрос «что нужно сделать?»

Классическая задача в — это всегда ответ на вопрос «что нужно сделать?». Такой ответ обычно представляет собой «самоприказ» из одного предложения, в начале которого стоит глагол в неопределенной форме.

Нет:	Да:
Сергей 1000 рублей	Вернуть Сергею долг 1000 рублей
Полы в коридоре	Подмести полы в коридоре
Картошка.	Купить 3 кг картошки
Банк, кредит	Договориться с банком об отсрочке по кредиту

«Правильная» задача выглядит как директива, инструкция, приказ, команда. В противном случае это просто «узелок на память», с которым как бы и не обязательно вообще делать.

Принцип 2. Конкретный результат

Хорошая формулировка содержит в себе конкретный и проверяемый результат. Иными словами, мы всегда должны понимать, выполнили мы задачу или нет.

Нет:	Да:
Писать книгу	Написать 1000 слов
Порядок на кухне	Помыть посуду и протереть стол
Сходить в магазин	Купить молоко, хлеб и конфеты «Ромашка»
Наводить порядок в фотографиях	В течение 10 минут сортировать фотографии по темам

Такая формулировка постоянно напоминает о том, что у задачи есть цель и нам необходимо двигаться вперед. Если же проверяемый результат не предусмотрен, появляется искушение просто имитировать работу.

Принцип 3. Понятный первый шаг

Очень хорошо, если из формулировки сразу понятно, как и с чего начать выполнение задачи. Первый шаг не должен требовать от нас предварительных размышлений.

Нет:	Да:
Сделать новую стрижку к выступлению	Взять у Маши номер ее парикмахера
Затовариться в гипермаркете к Новому году	Составить вместе с женой список покупок
Обсудить с Сергеем новый проект	Договориться с Сергеем о встрече
Написать фотоотчет о поездке в Карелию	Скинуть отпускные фотографии на компьютер

Обычно наш мозг старается избегать всего непонятного и неопределенного. Если мы не знаем, с чего начать, велика вероятность, что он перейдет в режим прокрастинации.

Принцип 4. Простота

Задача не должна выглядеть слишком сложной для выполнения. Обычно задача кажется нам приемлемой, если она занимает у нас менее получаса, не требует большого напряжения воли или усиленной работы мозга.

Именно поэтому все крупные задачи лучше делить на небольшие «кусочки» (подзадачи), которые не вызывают у нас внутреннего протеста. При этом не обязательно планировать их все сразу. Можно выделить из задачи несложный первый этап, а уже после его выполнения выбрать следующий.

Нет:	Да:
Написать текст для субботней презентации	Составить план презентации
Покрасить гараж	Купить краску для гаража
Запустить рекламу в Яндекс Директ	Составить список минус-слов
Отвезти компьютер в ремонт	Узнать адрес ближайшей мастерской

Здесь то же самое: крупные и сложные задачи провоцируют нас отложить их «на потом». Чтобы этого не случилось, лучше сосредоточиться на отдельных простых шагах.

Заключение

Возможно, у уже возник вопрос: а что, если не следовать этим принципам? Неужели в этом случае у нас вообще ничего не будет получаться?

Нет, в действительности ничего страшного, скорее всего, не произойдет. Можно постоянно формулировать задачи в максимально расплывчатом и тяжелом для выполнения виде и все равно их выполнять. Можно годами писать в органайзере «Картошка. » и каждый раз покупать картошку.

Если мы в хорошей форме, если у нас рабочее настроение, то формулировка может и не играть для нас особой роли. Другое дело, что каждое нарушение перечисленных выше принципов — это всегда отличный повод для прокрастинации или работы «спустя рукава». И в те минуты, когда мы устаем, испытываем стресс или когда в нашей жизни идет не так, иррациональная часть нашего разума может с радостью ухватиться за этот повод.

Источник

Как формулировать задачи правильно

Задача – это критическая единица управления. Задачи нужны, чтобы участники проекта делали то, что нужно делать, а менеджер проекта мог управлять.

Задача должна быть конкретна, понятна и исчерпывающа без доп. обсуждений с менеджером и проектной группой. Даже если до этого задача уже обсуждалась.

Задача длится 2–4 часа, и не может быть разбита на более мелкие задачи. Если задача подразумевает набор мелких действий, они оформляются как подзадачи:

Задача: Реализовать вычисления для калькулятора на клиенте.
Подзадача 1: Развернуть модуль Битрикс для вычислений на сервере.
Подзадача 2: Допилить стандартный модуль для кастомных вычислений.
Подзадача 3: Релизовать взаимодействие фронтенда с сервером.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ЗАДАЧИ (ИМПЕРАТИВЫ)

1. Формулировка задачи
Формулировка задачи всегда указывает на результат, а не на процесс, и отвечает на вопрос «Что нужно сделать?». Примеры «плохо» и «хорошо»:

Верстка страницы о компании → Сверстать страницу о компании.
Подумать над проблемой производительности → Найти решение проблемы
с производительностью.
Потестировать верстку → Собрать баг-лист по результатам тестирования верстки.
Посмотреть сборку Маши → Составить список правок и рекомендаций к сборке Маши.

2. Зачем нам нужно выполнить эту задачу и текущая ситуация
Какую пользу или выгоду хотим получить от выполнения задачи?
Какова текущая ситуация? (опционально)

3. Требования к результату
Что нужно сделать и что не нужно. Т. е. что должно получиться в результате.
Каковы показатели выполнения задачи? (опционально)

4. Время выполнения задачи и срок
Когда это должно быть сделано и когда не должно быть.

5. Требования к способу выполнения
Как это нужно делать и как не нужно. Здесь может указываться путь, метод реализации, регламенты и т.п. Если это не указать, то может так получиться, что способ выполнения задачи подрывает то, «что» было необходимо сделать.

6. Исполнитель задачи
Кто должен это сделать, а кто не должен.

7. Материалы и доступы
Приложить все исходные материалы и доступы к ним для выполнения задачи.

8. Ресурсы
Кроме материалов, для выполнения задачи могут понадобиться еще ресурсы: люди, техника, инструменты, деньги и т.п.

ПРИМЕР СОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ

Формулировка задачи: переделать интеграцию с 1С.
Текущая ситация: в текущей версии выгружается список заказов и суммы платежей.
Что нужно сделать: должны выгружаться заказы, платежи, наименования товаров и контакты покупателей.
Время выполнения: 3 часа.
Срок: 2 сентября, 10.00
Как: используйте методы API из файла во вложении.
Исполнитель: Инесса.
Материалы: доступы — в заметках проекта, макеты — по ссылке.

КАК СОСТАВИТЬ ЗАДАЧУ

Чаще всего задача формулируется в такой последовательности:
1. Зачем нам нужно выполнить эту задачу?
2. Что нужно сделать? (главный императив)
3. Срок и время выполнения задачи
4. Требования к способу выполнения
5. Исполнитель задачи

Иногда императивы могут меняться местами. Каждый императив следующий зависит от предыдущих. Поэтому от последовательности зависит какой в итоге получится формулировка задачи.

Алгоритм составления задачи состоит из пяти шагов:

1. Определить «Зачем»

2. Выбрать главный императив, который будет движущей силой задачи. Выбор зависит от вашей ситуации. Пример. При определении «Зачем» вам стало ясно, что решение нужно сейчас и времени очень мало. Поэтому главным будет императив «когда» и он будет определять «что» мы будем делать, а это будет влечь за собой «как» мы это будем делать, и то, «кто» это будет делать.

3. Расставить остальные императивы по уменьшению приоритета.

4. Определить значение главного императива. Например, если это «Когда», то записать срок и время исполнения.

5. Определить значения остальных императивов с учетом главного.

Таким образом шаг за шагом, определяя все 4 императива, мы приводим их в баланс. Только когда будут сбалансированы все 4 императива (Что, Как, Когда и Кто) мы достигнем ответа на главный вопрос Зачем и задача будет сделана.

СПИСОК ЗАДАЧ

Скоп работ (ТЗ, описание результата проекта) → План работ (Гант, тайминг) → Список задач.

Список задач создает у всей команды исчерпывающее понимание фронта работ и хода проекта.

Что понимает исполнитель и менеджер, открывая список задач на день:

Исполнитель – что нужно сделать; – как это делать, что учесть; – сколько есть времени на каждую задачу; – в какой последовательности делать; – что должно получиться в результате.

Менеджер – прогресс работ в масштабе дня; – эффективность каждого исполнителя; – сработали ли риски; – релистичны ли текущие ожидания по скрокам.

Список задач должен легко считываться, поэтому однотипные задачи следует формулировать однотипно:

Плохо – сверстать страницу О компании – сделать верстку макета Услуги – реализовать верстку Главной

Хорошо + сверстать страницу О компании + сверстать страницу Услуги + сверстать страницу Главная

ВЫВОДЫ

Хотите, чтобы кто-то что-то сделал — поставьте задачу.

Хотите управлять проектом, составьте список задач на ближайший этап.

Задача создается, чтобы ответить на вопрос «Что сделать?», поэтому всегда начинается с глагола.

Чем подробнее декомпозированы задачи, тем больше контроля над ситуацией.

Все, что нужно знать для выполнения задачи, должно быть написано в самой задаче.

В основе статьи лежат эти материалы:
Ицхак Адизес. Как повысить контроль над выполнением задач? Статья
Никита Михеенков. Back to basics: как ставить задачи? Преза

Источник

5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок

Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.

Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.

SMART

Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:

Time bound – ограниченная во времени.

Важно, чтобы задача отвечала всем пяти критериям

Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:

Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.

В такой формулировке задача:

конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;

измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;

достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;

значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;

ограниченная во времени – указан срок.

Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.

В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:

Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;

Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;

Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;

Exit – как мы поймем, что достигли результата.

Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.

Четкий алгоритм постановки задачи по TOTE

Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:

Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье

T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.

O: Чек-лист задачи:

1. Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;

2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;

3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;

T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.

E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.

HD-RW-RM

Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.

Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:

Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;

Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;

Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;

Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;

Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;

Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.

Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.

Шаблон для постановки таких задач может выглядеть так

Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.

Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:

Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе

Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе

Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.

Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.

Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы. Доработай и согласуем.

Время и приоритет

У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.

Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.

Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.

Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.

CLEAR

Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:

Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;

Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;

Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;

Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;

Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.

Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.

Критерии другие, принцип тот же

Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.

Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:

Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.

Так она соответствует методике:

командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;

ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);

эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;

доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;

гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.

Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.

Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:

Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;

Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;

Specific – конкретная, по аналогии со SMART;

Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.

Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.

Пожалуй, выбирать между SMART, CLEAR и FAST можно в зависимости от типа и важности задачи, а также от того, кому она адресована

Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.

По FAST задачу можно сформулировать так:

Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.

Пройдемся по критериям:

часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;

амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;

прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).

7 полезных инструментов для постановки задач

Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:

Источник