Что значит отозвать документ

Что значит отозвать документ

Дата публикации 20.02.2018

Использован релиз 3.0.58

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

Для аннулирования электронного первичного документа по инициативе покупателя сторонам сделки необходимо:

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне покупателя

Если выставленный первичный учетный документ ошибочно признан и подписан обеими сторона сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.

Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.

Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного документа.

Открыть для просмотра документ можно из документа учетной системы «Поступление (акт, накладная)»:

• выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 1);

• дважды щелкнув по активной строке формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 2), в которую можно перейти из информационной строки состояния электронного обмена или с помощью команды Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 1).

Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 3).

При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку ОК (рис. 4).

После выполнения описанных выше действий в адрес продавца будет автоматически сформировано «Предложение об аннулировании электронного документа (документов)», в который будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 5).

Подписание и отправка «Предложения об аннулировании электронного документа (документов)» производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.

После формирования предложения об аннулировании в информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования — «Ожидается аннулирование» (рис. 6).

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) отразится информация об ожидании от контрагента согласия на аннулирование, т.е. его подписи под документом об аннулировании (рис. 7).

В списке документов «Текущие дела ЭДО» электронная Товарная накладная, по которой сформировано предложение об аннулировании, будет перемещена в папку «На контроле» (рис. 8).

После получения от продавца согласия на аннулирование первичного документа, процедура аннулирования будет завершена. Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.

В информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы «Поступление (акт, накладная)» появится сообщение «ЭДО аннулирован» (рис. 9).

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) будет размещена информация о том, что подтверждение согласия на аннулирование получено и документ аннулирован (рис. 10).

ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы «Поступление (акт, накладная)», который был создан на основании аннулированного электронного документа, а также к пометке его на удаление.

Если продавец предложение об аннулировании отклонил, то в адрес покупателя он направит сформированное и подписанное «Уведомление об уточнении» (рис. 11).

Получение документа «Уведомление об уточнении» происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

После получения «Уведомления об уточнении» в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы «Поступление (акт, накладная)» появится запись «ЭДО завершен», которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 12).

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) будет размещена информация о том, какие стадии обмена и аннулирования прошел электронный первичный документ (рис. 12)

Действия по аннулированию электронного первичного документа на стороне продавца

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек программы.

Первичный документ, в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается в папке «Аннулировать» списка «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Электронный документы или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы) (рис. 14);

Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке состояния электронного обмена документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)», на основании которого был сформирован аннулируемый документ (рис. 15).

Кроме того, сведения о тех действиях, которые необходимо выполнить в связи с новым поступившим предложением об аннулировании отражаются в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) (рис. 16), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 15).

Посмотреть содержание поступившего документа «Предложение об аннулировании» (рис. 17) можно, дважды щелкнув по активной строке списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 14) или формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 16).

Если продавец согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие:

• выполнив команду Согласиться с аннулирование с помощью одноименной кнопки из списка «Текущие дела по ЭДО» (рис. 14) или из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании (рис. 17);
• выполнив команду Принять аннулирование из формы Электронные документы (Таблицы состояния) (рис. 16).

После подтверждения покупателем согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.

В режиме просмотра «Предложения об аннулировании» можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи двух сторон (рис. 18).

В документе учетной системы «Реализация (акт, накладная)» в информационной строке состояния электронного обмена будет размещено сообщение «ЭДО аннулирован» (рис. 19).

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) будет отражена информация о подтверждении продавцом согласия на аннулирование документа, а также о том, что документ Товарная накладная аннулирован (рис. 20).

ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)», на основании которого был сформирован аннулированный документ, а также к пометке его на удаление.

Если продавец с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет команду Не согласиться, нажав на одноименную кнопку в списке «Текущие дела ЭДО» (рис. 14) или в режиме просмотра электронного документа «Предложение об аннулировании» (рис. 17).

После выполнения команды Не согласиться в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку ОК (рис. 21).

После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ «Уведомление об уточнении», в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа (рис. 22).

«Уведомление об уточнении» подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.

Сведения о сформированном новом документе будут отражены в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) (рис. 23).

После этого в информационной строке состояния электронного обмена документа «Реализация (акт, накладная)» будет отражена информация «ЭДО завершен», которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 24).

Источник

Аннулирование документов в ЭДО

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.

С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:

• Отправили счет-фактуру, акт, УПД или неформализованный документ, а контрагент не успел его подписать. Тогда достаточно отозвать документ, что приведет к аннулированию в одностороннем порядке.
• Если документ вступил в силу (подписан обеими сторонами), необходимо оформить соглашение:
  • инициатор формирует заявку;
  • контрагент подтверждает операцию.

Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.

Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок

• при наличии электрօннօй пօдписи;
• для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
  • накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
  • нефօрмализованные дօкументы с обеими подписями;
  • нефօрмализованные дօкументы без запроса подписи получателя.

Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.

Как создать запрос на аннулирование в Диадоке

1. Выберите нужный дօкумент (или несколько).
2. Кликните по кнопке «Запросить аннулирование».

1. Появится пустое поле. Впишите туда причину аннулирования.
2. Подтвердите операцию.

Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.

Как подтвердить или отменить аннулирование

Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:

1. Выберите и откройте нужный файл.
2. Кликните по кнопке «Аннулировать».

1. Выберите «Пօдписать и օтправить кօнтрагенту».

При несогласии с запросом контрагента:

1. Выберите дօкумент.
2. Нажмите «Отказать».
3. Откроется поле, в котором следует описать причину и подтвердить отказ.

Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.

Аннулирование для ЭДО в роуминге

Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.

Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.

Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.

Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.

Вопрос-ответ

Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?

Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.

Как законодательство регулирует аннулирование документов?

Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.

Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?

Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.

Источник

Запрос на аннулирование документа

Если организация обнаружила ошибку в документе после того, как он был подписан и вступил в силу, такой документ можно аннулировать и вместо него выставить новый. Обычно, при аннулировании бумажных документов, участники сделки устно признают его недействительным и просто уничтожают документ. Либо сохраняют документ, но при этом составляют и подписывают дополнительное соглашение об его аннулировании.

Диадок позволяет аннулировать и электронные документы. При это запрос на аннулирование может послать как отправитель, так и получатель документа.

Аннулирование документов возможно только:

пользователю с электронной подписью;

для документов, с завершенным документооборотом (счета-фактуры, в том числе корректировочные, с завершенным документооборотом; акты и накладные, подписанные с двух сторон, неформализованные документы с запросом подписи получателя, подписанные с двух сторон, неформализованные без запроса подписи получателя – в любой момент.

для документов, расположенных в папках « Входящие» и « Исходящие» .

Если документ роуминговый, то кнопки аннулировать может не быть, т.к. не все операторы работают с аннулированием. Что в этом случае делать:

• Если в документе нет данных по маркировке, контрагентам требуется самостоятельно принять решение о том, каким образом признать документ не имеющим юридической силы. Это может быть оформлено соглашением между контрагентами (в том числе, в электронном виде) в произвольной форме с учетом взаимоотношений контрагентов, содержания ошибочно подписанного документа и общих требований действующего законодательства».
• Если в документе были переданы данные по маркировке, то необходимо, чтобы товар в честном знаке (ЧЗ) вернулся на баланс продавца. Для этого обратитесь к покупателю, чтобы он сделал возврат товаров обратно на баланс продавца.

Чтобы отправить запрос на аннулирование документа, выполните следующее:

одного документа — откройте документ, нажав на ссылку с его названием;

одного или нескольких документов — установите флажки напротив документов.

Нажмите на ссылку « Запросить аннулирование» .

В открывшемся окне укажите комментарий (причину) по аннулированию документа и нажмите на кнопку « Подписать и отправить контрагенту» .

Соглашение об аннулировании Диадок формирует автоматически.

Кнопка « Подписать и отправить контрагенту» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки « выбрать» .

Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки « выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

Запрос на аннулирование документа отправлен. Статус документа « Ожидается аннулирование» . Получателю запроса на почту отправлено уведомление, если у него в персональных настройках настроена рассылка.

Источник