Что значит остаток отпуска с минусом

Особенности ввода остатков отпусков при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1

Одной из главных причин обращения на линию консультаций в этом году является переход с конфигурации ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1. При переходе важно помнить, что алгоритмы расчета в программах прописаны по-разному.

Рассмотрим вопрос по вводу остатков отпусков при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1.

Расчетный период у сотрудника: с 17 мая 2018 года по 16 мая 2019 года.

Перенос данных выполнялся на 1 июля 2018 года.

По данным ЗУП 2.5 на 1 июля было накоплено 2,33 дня ежегодного отпуска, так как количество целых отработанных месяцев на 1 июля – 1, а количество дней до конца июня – 13, что меньше половины (15 дней).

Таким образом, после переноса в документе «Начальная штатная расстановка» заполнился остаток неиспользованного отпуска – 2,33 дня (как за 1 отработанный месяц).

Сотруднику оформляется отпуск в новой программе с 28 августа.
В документе «Отпуск» по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» смотрим расчет количества дней отпуска.

Видим, что остатков – 2,33 дня, и на начало отпуска накоплено еще 2,33 дня. Всего на 28 августа – 4,67.

Если рассчитать остаток отпуска по инструкции, то получается, что с 17 мая по 28 августа – 3 полных месяца, значит остаток отпуска на 28 августа – 7 дней.

ЗУП 3.1 считает, что период начальных остатков закрыт по 16 июля, в таком случае по расчету у сотрудника оказывается накоплено 4.67 дня отпуска.

В результате: пропадает 2,33 дня отпуска.

Для правильного расчета дней отпуска необходимо: на начало эксплуатации в данных по сотруднику поставить дату ввода остатков по отпуску не 1 июля, а 3 июля (чтобы было больше половины месяца) и количество дней увеличить до 4,67.

Источник

Остаток отпуска в 1С 8.3 ЗУП

Многие пользователи при работе в программе 1С ЗУП 3.1 сталкиваются с вопросами по расчету остатков отпусков. Почему остаток не рассчитывается? Почему получается именно такое количество дней на определенную дату? В каких случаях рабочий год должен быть продлен и как регистрируется такое продление? В данной статье мы рассмотрим, как учитываются остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП и посмотрим ответы на поставленные вопросы.

Права на отпуск и расчет количества заработанных дней отпуска

Чтобы количество заработанных дней отпуска рассчитывалось в программе автоматически, следует задать сотруднику права на отпуск.

Права на отпуск могут быть зарегистрированы документами:

• Прием на работу
• Кадровый перевод
• Начальная штатная расстановка ( Главное – Данные на начало эксплуатации ) – этим документом регистрируются исторические данные при начале работы с программой ЗУП 3.1;
• Ввод остатков отпусков ( Главное – Остатки отпусков ) – специальный документ, предназначенный для корректировки остатков отпусков на любую необходимую дату.

Внести права на отпуск можно только по тем видам отпусков, которые являются ежегодными. За это отвечает флажок в настройках вида отпуска ( Настройка – Предприятие – Виды отпусков ).

В настройках Основного отпуска признак ежегодности установлен по умолчанию и снять его нельзя:

В настройках дополнительных видов отпусков этот флажок можно установить или сбросить:

Рассмотрим на примере расчет остатков отпусков.

С 01.04.2020 на должность генерального директора принимается Орлов Олег Олегович. Ему полагается 28 календарных дней основного отпуска, а также 3 календарных дня за год дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Зарегистрируем права на отпуск сотрудника при приеме на работу:

Теперь посмотрим, накапливаются ли остатки отпусков, для чего сформируем отчет Остатки отпусков ( Кадры – Кадровые отчеты ) на 01.05.2020:

Видим, что спустя месяц работы у Орлова О.О. накопились следующие остатки отпусков:

Остаток основного отпуска:

• 28 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) = 2,3333333(3) = 2,33 дня;

Остаток дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день:

• 3 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) = 0,25 дней.

Посмотрим отчет за два месяца работы на 01.06.2020 г.:

Остаток основного отпуска:

• 28 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) *2 (количество месяцев стажа для отпуска) = 4,66666(6) = 4,67 дня;

Остаток дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день:

• 3 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) *2 (количество месяцев стажа для отпуска) = 0,5 дня.

Обратите внимание, что округление применяется только к окончательному результату, а не к промежуточному. В противном случае получилось бы 4,66 дня отпуска, что менее точно.

Теперь давайте посмотрим отчет за неполное количество месяцев.

На 14.06.2020 г. остатки отпусков накоплены за два месяца, аналогично отчету на 01.06.2020.

Дело в том, что количество месяцев должно быть округлено при расчете в соответствии с п. 35. Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010), которые применяются в части не противоречащей ТК РФ. При этом, если отработано менее половины месяца, то дни отбрасываются. Если же отработано половина месяца и более, то дни округляются до целого месяца.

На 14.05.2020 г. половина месяца еще не отработана, поэтому в расчет берется 2 месяца стажа для отпуска.

На 15.06.2020 остатки отпуска рассчитаны уже за три полных месяца стажа для отпуска:

Остаток основного отпуска:

• 28 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) *3 (количество месяцев стажа для отпуска) = 7 дней;

Остаток дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день:

• 3 (количество дней отпуска за год) /12 (месяцев в году) *3 (количество месяцев стажа для отпуска) = 0,7 дня.

Посмотрим отчет спустя год работы на 01.04.2021 г.:

Мы видим, что права на отпуск за год накопились в полном объеме.

Посмотрим отчет за 11 месяцев работы на 01.03.2021:

Видно, что и за 11 месяцев накоплено полное годовое количество дней отпуска. Дело в том, что в тех же самых Правилах в п. 28 прописано, что работники, проработавшие 11 месяцев, получают право на полную компенсацию отпуска.

Продление рабочего года

Права на отпуск рассчитываются в разрезе рабочих лет. В случае, если у работника есть периоды, исключаемые из стажа, дающего право на отпуска, рабочий год продляется.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, НЕ включаются:

• время предоставляемых отпусков без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в рабочем году;
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Рассмотрим на примере:

Сотруднику Орлову О.О. были предоставлены отпуска без сохранения оплаты:

• с 11.05.2020 г. по 20.05.2020 г. (10 календарных дней);
• с 14.07.2020 г. по 22.07.2020 г. (9 календарных дней).

Таким образом Орлову предоставлены 19 дней отпуска без сохранения оплаты. В стаж, дающий право на ежегодный отпуск, засчитываются только 14 дней. Значит рабочий год должен быть продлён на 5 дней.

Этот процесс автоматизирован в программе. Продление можно увидеть в отчете Справка об остатках отпусков ( Кадры – Кадровые отчеты ).

Сформируем отчет на 01.08.2020:

В отчете отражается информация о продлении рабочего года на 5 дней. Новая дата окончания 05.04.2020 г.

Как скорректировать остаток отпуска

Если по какой-либо причине возникла необходимость скорректировать остаток отпуска уже работающему сотруднику, то сделать это можно документом Ввод остатков отпусков .

Документ можно создать из карточки сотрудника:

Он отменяет все действующие ранее права и остатки отпусков.

В документе в первую очередь необходимо заполнить Дату остатков :

После этого, если у сотрудника были зарегистрированные ранее права на отпуска, то они подтянутся в документ в табличную часть Права на отпуска :

В этой таблице права можно скорректировать, отменить или добавить.

Остатки отпуска, необходимо задать в таблице Остатки отпусков по рабочим годам .

При заполнении таблицы важно, чтобы Дата остатков , указанная в шапке, принадлежала последнему указанному рабочему году по каждому виду отпуска. В противном случае возникнет ошибка и документ не будет проводиться.

Подробнее о правилах ввода остатков отпусков и о том, как избавиться от ошибки «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» см.: Остатки отпусков в 1C ЗУП 3.1, а также в курсе “ЗУП 3.1. – кадровый и зарплатный учет от А до Я” Тема 15.2: Расчет остатков ежегодных отпусков

Источник

Корректировка остатков отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1.

Как откорректировать остатки отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 после переноса данных из 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5?

Ответ специалиста линии консультаций:

Для анализа остатков отпусков по сотруднику можно использовать отчет Справка об остатках отпусков, который находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Данный отчет позволяет сформировать подробную информацию по уже предоставленным отпускам, а также покажет сколько дней отпуска накопилось и сколько уже использовано.

У сотрудника на начало года оставалось еще 9 дней отпуска. Одним из способов корректировки остатков отпусков является использование документа Остатки отпусков. Данный документ мы можем открыть из раздела Главное – См. также.

В таблице Права на отпуск необходимо указать какой вид отпуска положен сотруднику, а также продолжительность отпуска. В Таблице Остатки отпусков по рабочим годам указываем какое количество дней отпуска осталось у сотрудника с прошлых периодов.

Помимо данного документа, для ввода остатков отпусков можно использовать документ Начальная штатная расстановка. Он находится в разделе Главное – См. также.

В документе необходимо нажать на ссылку Ввести в графе Отпуска.

Откроется форма для ввода остатков отпусков, которая заполняется аналогично документу Ввод остатков отпусков.

Проверяем корректировки с помощью отчета.

Данную информацию также можно проверить при помощи отчета Остатки отпусков. Он находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Он так же формируется на конкретную дату, но содержит меньше информации.

Таким образом мы откорректировали остатки отпусков сотруднику.

Источник

Остатки отпусков в 1С:ЗУП 8.3

Используя программу 1С:ЗУП 8.3., можно достаточно легко учитывать отпуска работающих в организации сотрудников. Однако, возможны и ситуации, когда компания только начинает переход к данной системе, а раньше такой учет велся в иных системах. По этой и ряду других причин достаточно часто становится необходимо внесение остатков отпусков в ручном режиме.

По закону, все работодатели должны каждый год предоставлять оплачиваемый отпуск своим сотрудникам. Как правило, продолжительность подобного отпуска равна 28 дней (календарных), но в определенных случаях она может измениться за счет назначаемых в организации дополнительных отпусков, доступных в определенных условиях. Отдельный график отпусков, при этом, составляется на каждый календарный год.

В настоящее время часто возникают ситуации, когда структура (организация, компания и т.п.) уже во время своей деятельности производит переход на 1С ЗУП 3.1 с иной информационной системы. Сотрудники уже давно зачислены в штат, и каждый имеет собственный и вполне определенный стаж отпусков, которые им положены. К тому же некоторые вполне могли уже успеть их отгулять, и эти данные вполне успешно переносятся. Но тем не менее, случаются ситуации, когда необходимо изменить вручную или внести остатки отпусков.

Данная статья посвящена инструкции, регламентирующей просмотр в 1С ЗУП 3.1остатков отпусков, их ввод изменение. Корректность отображения такого рода сведений в программе крайне важна, ведь если с этом возникнут сложности, вполне может появиться и трудности контакта с трудовой инспекцией.

Как посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?

Сделать это можно несколькими способами, они будут рассмотрены детально. Каждый имеет собственные отличительные особенности, различающиеся между собой.

Первый способ

По ссылке «Отсутствия» в карточке работника можно увидеть остатки, зафиксированные по состоянию на дату просмотра по всем существующим разновидностям отпусков. Если требуется более детальные сведения по видам отпусков и отработанным годам, их можно увидеть в Справке по отпускам у сотрудников.

Второй способ

Заходим в документ «Отпуск», где кликаем на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск». В ней откроется справка, где отражаются все отпуска сотрудника. Здесь можно увидеть все остатки отпусков, взятые на день начала отпуска, который указывается в документе «Отпуск».

Третий способ

Переходим в раздел «Кадры» и смотрим кадровые отчеты. Речь идет об отчетах по остаткам отпусков и справке по остаткам отпусков. Их преимуществом является возможность формирования остатков по состоянию на любую указанную пользователем дату.

Отчет по остаткам отпусков дает возможность просмотра этих остатков в разных вариациях — по конкретному сотруднику, либо по организации в целом. Выбранная дата при этом может быть любой.

Отчет по справке по остаткам отпусков служит для формирования детальных сведений, касающихся остатков отпусков по конкретному сотруднику на определенную дату, которая задается пользователем.

Как изменить остатки отпусков в 1С?

Что бы скорректировать остатки отпусков в ручном режиме, в ЗУП 3.1 предусматривается три следующих способа:

Первый способ

В расположенном в разделе «Главное» документе под названием «Начальная штатная расстановка» представляются данные, отображаемые на начало эксплуатации. Если в графе «Отпуска» нажать на ссылку, происходит переход в открывшееся окно, где представлена информация по отпускам у сотрудника. Здесь вводится необходимая информация, а затем выполняется проводка документа.

Второй способ

Переходим на карточку сотрудника, поочередно щелкая на кнопки «Оформить документ», «Отсутствия» и наконец, «Ввод остатков отпусков». В открывшееся окно вносится при необходимости информация, касающаяся остатков грузов и устанавливаются права получения разных видов отпуска непосредственно сотрудником.

Третий способ

Переходим в документ «Остатки отпусков», находящийся в разделе «Кадры». Однако, по умолчанию его там видно не будет. Ищется документ посредством панели навигации, представляющей собой расположенную в правом углу пиктограмму, имеющую форм шестеренки.

Далее делаем выбор «Настойки навигации», и в открывшейся форме находим в левом окне «Остатки отпусков», после чего добавляем в правое окно двойным кликом мыши. Можно также воспользоваться кнопкой «добавить». Используя голубые стрелки, документ можно разместить в подходящем ему месте, а затем и нажать «ОК».

После этого, использовав данный документ можно вводить по сотрудникам остатки отпусков, а также менять их в случае необходимости.

При своевременном внесении касающихся отпусков сотрудников достоверных сведений в программу, работа персонала по кадрам существенно облегчается. Крайне важно надежно контролировать остатки отпусков, поскольку это позволяет точно формировать большие объемы отчетности, состоящей из важных кадровых документов. Кроме того, это позволяет избежать лишних расходов, связанных с выплатами компенсаций в случаях увольнения сотрудников за неиспользованные ими отпуска.

Источник