Что значит оптимизация бюджета компании

Оптимизация бюджетного процесса: способы и решения

Ускорение ритма современной жизни, развитие рынков, рост количества новых фирм, который способствует стремительному росту конкуренции, усиливает нестабильность функционирования компаний, заставляет их проводить все более частые изменения, подстраиваться под изменения внешних условий. Поэтому необходимо найти оптимальное решение, которое поможет правильно организовать и продолжать успешно вести свою деятельность.

Повысить конкурентоспособность бизнеса в сложившихся условиях возможно при совершенствовании систем управления предприятием. Именно поэтому многие финансовые службы внедряют новые инструменты и системы, позволяющие оперативно реагировать на все изменения внешних и внутренних факторов.

Все больше российских компаний проявляют интерес к специализированным автоматизированным системам бюджетирования, осознают необходимость оптимизации бюджетного планирования и постоянно находится в состоянии активного поиска подходящего программного решения.

В таком случае стает актуальным ряд вопросов. Какую систему автоматизации деятельности выбрать? Поможет ли ее внедрение повысить эффективность работы компании, оптимизировать бюджетный процесс? Какие проблемы внедрение системы позволит решить? Какие преимущества это даст вашей компании? Ответим этой статьей на данные вопросы.

Суть и задачи системы автоматизации бюджетирования

Бюджетирование — инструмент управленческого учета, с помощью которого можно добиться эффективного использования ресурсов путем разработки детального плана финансовой деятельности предприятия.

Основными задачами системы бюджетирования являются:

• Прогнозирование бизнеса.
• Планирование доходов и расходов в необходимой аналитике.
• Получение фактических данных с результатами работы бизнеса и сравнения их с прогнозом.
• Корректировка бюджетов на основании изменяющихся внешних и внутренних факторов.
• Контроллинговая функция.

Рисунок 1 – Задачи системы бюджетирования

Система позволяет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, применяемых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозирования, планирования, контроля и вовремя предоставленных инструментов для принятия управленческих решений. Фиксация исполнения бюджета зависит от качества предоставляемых фактических данных.

Целью автоматизации является:

• Предоставить инструменты для прогнозирования бизнеса.
• Предоставить инструменты для принятия управленческих решений.
• Предоставить инструменты для анализа фактической деятельности в режиме реального времени.
• Упростить работу специалистов и классификацию первичных данных.
• Минимизировать «человеческий фактор».

Проблемы и трудности компаний в бюджетировании

Выделяем основные проблемы, которые невозможно исключить без применения специализированных решений для автоматизации бюджетирования.

• Использование малоэффективных инструментов (Excel и т.д.).
• Компания использует несколько информационных систем, данные которых консолидируются в файлы Excel. Файлы достигают огромных размеров и становятся неудобными для обработки.
• Одновременно работать может только один сотрудник и работа делится на части. Каждая часть выполняется, обычно, разными людьми, что приводит к возникновению «человеческого фактора». Ошибки, сделанные во время сбора информации, могут остаться незамеченными и привести к непоправимым потерям.
• Классификация первичных данных имеет сложные правила.
• Невозможно отразить изменения в УУ после изменений в БУ из-за потери связи с хозяйственными операциями.
• Если ручные корректировки выполняются уже на уровне УУ, то при переформировании отчетности их придется вносить заново.
• В холдинге работа осложняется синхронизацией деятельности финансистов ДЗО (дочернее и зависимое общество).

Одним из самых простых инструментов является Excel. Рассмотрим на его примере недостатки, которыми он обладает в процессе фиксации и анализа бюджета:

Таблица 1 – Недостатки использования Excel для процесса бюджетирования

Excel	Автоматизирован­ная система бюджетирования
Отсутствие инструментов много­поль­зова­тель­ской работы	В рамках системы есть много­поль­зова­тель­ский режим работы с одними и теми же данными
Отсутствует механизм многовариантного прогнозирования	Разработка нескольких альтернативных вариантов бюджета в одной системе
Отсутствуют механизмы автоматической консолидации данных	Автоматическая консолидация данных
Файлы Excel не предоставляют инструменты, которые разграничивали бы доступ к данным в зависимости от роли и функции пользователя	Возможность разграничения доступа к данным
Не ведется история изменений файла. При ручном сохранении версий в отдельные файлы – сложности в из сравнения	Все исправления фиксируются. Доступны инструменты сравнения версий
Недостаточная функциональность и сложности прогнозирования	Система функциональна и имеет инструменты для прогнозирования, анализа и контроля бюджета

Решение трудностей и способы экономии времени на получении фактических данных для бюджетирования

Для решения подобных проблем необходимо использовать комплексный подход. Внедрение специализированного контура бюджетирования поможет оперативно составить бюджет движения денежных средств, бюджет расходов и доходов, прогнозный баланс, а также предоставить всю необходимую информацию для разработки оборотного бюджета для каждого отдельного вида деятельности предприятия в единой базе.

Комплексная система позволяет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, применяемых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозирования, планирования, контроля и вовремя предоставленных инструментов для принятия управленческих решений. Фиксация исполнения бюджета зависит от качества предоставляемых фактических данных.

Важно верно разделить аналитики УУ, которые будут неизменны, и именно их вносить в первичные документы. Прочую дополнительную информацию по аналитике следует вычислять динамически.

Для обеспечения возможности корректировки данных управленческого учета необходимо вывести сбор фактических данных в отдельное звено, с сохранением в промежуточном хранилище. Это можно делать сразу для группы операций (за период; по подразделению; по видам операции) или осуществлять трансляцию сразу же после отражения документа в регламентированном учете.

Первый вариант позволяет ускорить время ввода первичной информации, второй — получать данные об исполнении бюджетов максимально оперативно. Оба варианта экономят время на построение итоговой отчетности, сокращая время получения фактических данных.

Преимущества автоматизации бюджетирования

Автоматизация бюджетирования позволит финансовому отделу:

• Планировать и управлять деятельностью компании.
• Сократить сроки формирования бюджетов.
• Контролировать и анализировать исполнение бюджетов в режиме реального времени.
• Минимизировать «человеческий фактор» при составлении финансовых отчетов.
• Работать с едиными данными в многопользовательском режиме.
• Полноценно использовать стратегию от достигнутого (планировать бюджет на основании показателей предыдущих периодов с учетом коррелирующих показателей).
• Получать комплект необходимой отчетности в минимальный период времени.

Лучшие практики внедрения систем бюджетирования на предприятии в РФ

Выгода от реализации системы автоматического исполнения и анализа бюджета зависит от количества хозяйственных операций. Далее рассмотрим конкретный пример внедрения комплексной системы бюджетирования.

Таблица 2 – Выгода от реализации системы автоматического исполнения

Этапы	До	После
Сбор первичной информации из всех дочерних предприятий холдинга.	2 дня

Классификация первичных данных по статьям управленческого учета. 2 дня Исключение внутригрупповых оборотов. Получение итоговых отчетных форм. 1 день

Предприятие недавно пережило реструктуризацию, что усложняло правила отнесения затрат на ФОТ по различным подразделениям и приводило к большому количеству ошибок.

В результате автоматизации были достигнуты поставленные цели:

• Реализация сложных правил разнесения затрат на ФОТ в условиях динамически меняющейся структуры компании (ЦФО создается на проект).
• Сокращение времени от закрытия периода до получения отчетных форм до 1 дня.
• Возможность вносить ручные корректировки на уровне УУ.

Таким образом, внедрение комплексной системы автоматизации бюджетирования, планирования и казначейства, совместно с основной учетной системой компании, позволит создавать финансовый план компании на выбранный период, сопоставлять его с фактическими показателями и получать своевременную достоверную информацию о причинах отклонений от плана.

Источник

Оптимизация расходов: на чем экономить, чтобы спасти компанию

Нынешний кризис отразился на работе буквально каждой компании, но в разной степени. Одни бизнесы продолжают работать в удаленном режиме, пытаясь устоять, удержать клиентов и выйти хотя бы на обороты предыдущего года. У других деятельность парализована почти полностью. И те, и другие принимают разные меры по сокращению затрат.

Прежде всего предпринимателям, оказавшимся сегодня в сложной ситуации, стоит лучше изучить меры поддержки бизнеса, которые предложило государство. Точно следует знать о том, что Постановлением Правительства от 02.04.2020 № 409 для организаций, ИП и микропредприятий перенесены сроки уплаты налогов (авансовых платежей).

Кроме того, бизнес может претендовать на кредитные каникулы, условия для такой меры поддержки подробнее описаны на сайте ЦБ.

Еще одна мера, которой сейчас активно пользуется пострадавший бизнес, — это беспроцентный кредит на выплату зарплаты. Заявление на получение такого кредита можно подать в электронном виде, но для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Получите беспроцентный кредит на выплату зарплат на срок до 6 месяцев. Кредит выдаст банк, а Контур поможет отправить онлайн-заявление и покажет статус решения.

Если вы ведете бизнес в Москве, то обратите внимание на меры поддержки столичного бизнеса. В каждом регионе такие меры свои, поэтому ищите нужные на официальных государственных сайтах.

Проведите аудит всех расходов

В бизнесе всегда можно найти несколько строчек расходов, которые каждый месяц незаметны, но в итоге могут привести к проблемам. Поэтому, считает сооснователь digital-агентства «Сделаем» Павел Молянов, стоит постоянно контролировать всё вплоть до копейки, иначе можно получить кассовый разрыв.

Если до кризиса вы не вели финансовой учет, лучше начать сейчас. Даже без специализированных программ, в обычном Excel. Добавляйте в расходную часть всё, включая незначительные траты на канцелярию, сотовую связь, обеды и проезд.

Например, CEO Jetlend Роман Хорошев рассказал, что его компания смогла сэкономить 15 000 руб. в месяц, отказавшись от необязательных SMS-рассылок клиентам и сократив текст в обязательных сообщениях. И это лишь одна из строк расходов. Если собрать все, получится весомая для маленького бизнеса сумма.

Основатель ProStore by Lubivaya Оксана Любивая в первую очередь приостановила все второстепенные закупки — оргтехники для офиса, дополнительного оборудования для склада, ПО.

Подумайте о релокации и переведите сотрудников на удаленную работу

CEO сервиса по автоматизированному документообороту и расчету с удаленными командами Solar Staff Павел Шинкаренко рассказал, что из-за кризиса ему пришлось сначала отказаться от аренды офиса в Амстердаме, затем договориться о снижении цены аренды за московский офис, а после и вовсе перевести часть сотрудников в локации с более низкой стоимостью жизни.

«Мы закрыли офис в Амстердаме и перевели сотрудников на работу в нашу кипрскую компанию, — рассказывает Шинкаренко. — Сейчас мы, по сути, переходим на осадное положение, сдвигая планы на экспансию в США. После карантина наступит длинный экономический спад, поэтому будем нанимать людей не в Европе, а в Москве. Это связано с более низкой (не удивляйтесь, это правда так) стоимостью жизни в Москве, чем в Европе».

Перенести опыт на малый бизнес можно так:

• Новых сотрудников набирать не в московский офис, а на удаленную позицию из региона — за счет сокращения средней зарплаты расход может быть меньше.
• Если бизнес небольшой, то можно обсудить переезд в область — компания может помочь сотрудникам с поиском и оплатой аренды жилья на первое время.

Наконец, не стоит забывать о переводе сотрудников на удаленную работу. Из дома может работать практически любой офисный персонал, если обеспечить его необходимыми инструментами. Если у вас небольшие команды, то приличное количество сервисов для удаленной работы обойдутся вам бесплатно.

Платите больше своим сотрудникам

Если в структуре расходов есть оплата услуг внешних подрядчиков, то в кризис можно попробовать отказаться от них, чтобы сэкономить. Например, малый и средний бизнес нередко пользуются следующими услугами:

• Тренинги, обучающие программы — вместо консалтинговых агентств можно обратиться к собственным специалистам, готовым за постоянную дополнительную плату консультировать и обучать персонал.
• Обслуживание локальной сети, поддержка сайта, другие IT-задачи (несмотря на наличие в штате сисадмина).
• Написание текстов, размещение рекламы, SMM — эти задачи можно предложить PR-специалисту или маркетологу.

Смысл сокращения издержек в данном случае понятен: расходы на услуги сторонней компании обычно выше. Если вы готовы обходиться силами собственных специалистов, то самое главное — заручиться их согласием на дополнительную работу. Заставить их выполнять что-то сверх того, что входит в перечень их должностных обязанностей согласно кадровым документам, вы не можете. Это запрещает Трудовой кодекс.

В начале апреля основатель «Додо пиццы» Федор Овчинников сообщил о том, что 90 работников компании согласились на уменьшение зарплат в течение трех месяцев в обмен на акции сети на сумму снижения выплаты. За счет этого удалось сэкономить 6,67 млн руб. в месяц. Сам предприниматель урезал себе зарплату до 20 000 руб. в месяц.

Общайтесь с поставщиками и партнерами

В бизнесе все друг с другом взаимосвязаны. Если кто-то один идет ко дну, за ним тянутся все остальные. Понимая это, многие предпринимали уже ведут переговоры с поставщиками и партнерами на предмет скидок, отсрочек или изменения условий.

Генеральный директор компании «Поставщик счастья» Дмитрий Коробицын согласен, что это нужно делать обязательно. Из-за кризиса у его компании возросли траты на персонал, появились расходы на транспорт, доставку еды и прочее. Чтобы не перекладывать их на конечных клиентов, Коробицын договорился поделить расходы пополам с поставщиками. Большинство предоставили дополнительные скидки до 1 июня.

Оксана Любивая считает, что нужно не затягивать с переговорами с арендодателями и не цепляться за конкретное помещение — рынок недвижимости будет падать, найти новый вариант по хорошей цене будет проще.

Избавьтесь от дорогих привычек

У вашего юриста может быть оформлена дорогая подписка на справочный сервис. Это оправданно, если он постоянно сталкивается с необходимостью отслеживать большое количество изменений. Но если это не так, то на 2-3 месяца можно отказаться от сервиса и искать нововведения на государственных сайтах.

Другой пример — подписка на Office и другие программы. Ими удобно пользоваться по привычке, но в период кризиса высвободившиеся денежные ресурсы лучше добавить в фонд оплаты труда. А вместо Word и Excel попробовать бесплатные аналоги от Google Docs.

Не открывайте новые вакансии

В кризисные времена бизнес часто перепрофилируется. Например, сейчас рестораны и кафе переходят на доставку, а торговые компании пытаются организовать интернет-магазины. Для этого нужны новые сотрудники, но вместо того, чтобы открывать новые вакансии, лучше предложите эти функции уже имеющимся в штате специалистам.

В текущих условиях оставшиеся без работы официанты пробуют работать курьерами или помощниками повара, а менеджеры становятся комплектовщиками.

Компании готовы обмениваться сотрудниками. Так, например, сеть «Магнит» трудоустраивает в свои магазины сотрудников ресторанов, которые приостановили работу. В магазины сети они выходят в качестве универсальных работников торгового зала.

Зарабатывайте на том, на чем можете

Когда наступил период самоизоляции, фитнес-студии начали сдавать тренажеры в аренду. Например, сайкл-студии предлагают снять тренажер на неделю за 3 000 — 5 000 руб. Мы позвонили по нескольким объявлениям — все устройства оказались уже занятыми.

В аренду сдают оборудование сервисные центры, фотостудии, видеоцентры, музыкальные студии. Главное — составить договор с ответственностью за порчу имущества.

Один из самых неожиданных примеров того, как можно пытаться заработать на непрофильной деятельности, продемонстрировала компания «Уральские авиалинии». Она запустила доставку блюд из бортового рациона для жителей Екатеринбурга, Москвы и Санкт-Петербурга. Блюда планируется сервировать по правилам авиационной кухни.

Использовать имеющиеся ресурсы для заработка смогут не все, но вот несколько вариантов:

• Будущее партнерство. Если ваш бизнес предполагает занятость в основном в вечернее время, то утро может занять другой предприниматель — аренду можно разделить на двоих.
• Сдать в субаренду склад. Подходит для небольших бизнесов, которые не заполняют арендуемые помещения полностью.
• Делиться клиентами в онлайне со смежными индустриями. Например, если вы фитнес-тренер, то можете по бартеру прорекламировать своего коллегу из сферы правильного питания, если вы оба ведете занятия онлайн.

Понятно, что у каждой сферы ситуация уникальная, но есть универсальный совет — больше общайтесь с коллегами-предпринимателями, смотрите, какими активностями они заняты.

Создайте задел на будущее

Владелица туристического и ивент-агентства KtoWay Камила Велибекова направила усилия на будущую прибыль, так как её отрасль полностью перестала функционировать.

«Сейчас мы занимаемся тем, до чего не доходили руки из-за обилия заказов: корректируем сайт, готовим авторские новые программы путешествий, разрабатываем предложения по мероприятиям, — делится опытом предпринимательница. – До этого организация мероприятий в компании была второстепенным направлением, сейчас появилась возможность проработать его и сделать полноценным. Получается, расходы мы сейчас только увеличиваем».

В текущей ситуации в режиме укрепления связей с целевой аудиторией работают магазины одежды и обуви, ювелирные бренды. Продажи у них сильно просели, но они продолжают поддерживать активность в соцсетях — устраивают конкурсы, запускают прямые эфиры с консультантами, объявляют скидки.

Проявите жесткость

Любой неполученный рубль в кризис — это потерянный рубль. Оксана Любивая признается, что ее компания взяла под жесткий контроль всех контрагентов. «Если кто-то задерживает платежи — сразу же прекращаем отгружать товар со склада или оказывать услуги, — говорит она. — Например, если курьерские службы задерживают возврат средств за выкупленные посылки, мы останавливаем взаимодействие с ними до момента возврата долга».

Не менее серьезно бизнесу придется проанализировать и все свои бизнес-процессы. Сейчас, как никогда ранее, важно повышать клиентоориентированность, отрабатывать входящие звонки, не терять заявки — одним словом, устранять «узкие горлышки» на всех участках работы.

Что точно не стоит делать

Сегодня бизнес оказался в очень непростых условиях, некоторые прибегают к очень рискованным методам решения проблем. Но мы хотим напомнить, что по-прежнему нельзя вынуждать сотрудников увольняться по собственному желанию или переводить их на договоры ГПХ.

Резкий перевод сотрудников с трудовых договоров на договоры ГПХ может заинтересовать трудовую инспекцию. Серьезные проблемы могут возникнуть и при попытке сократить сотрудников без положенных по трудовому законодательству выплат или желание отправить их в неоплачиваемый отпуск.

Оксана Любивая советует бизнесу избегать демпинга, потому что считает этот способ оптимизации расходов ошибкой. Использовать демпинг стоит только в ситуации на грани банкротства, когда компании нужно срочно распродать остатки, чтобы обеспечить ликвидность для платежей.

Еще один случай, когда демпинг может быть оправдан — снижение цен на «товары-магниты» (те, которые привлекают людей в магазины и помогают продать другие товары, с хорошей наценкой). Но и здесь нужно быть аккуратнее, лучше держать цены на уровне рентабельности.

Вернуться на прежний уровень после демпинга всегда очень сложно.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник