Что значит описание бизнеса

Что такое бизнес: разговор по понятиям

Известное вовсе не есть познанное
Гегель

Лично я впервые слово «бизнес» услышал еще в ранней юности. Я отношусь к поколению, которое росло одновременно со становлением рыночной экономики в нашей стране. И слова «бизнес», «бизнесмен» уже тогда использовались повсеместно.

Сам я при выборе профессии также уже понимал, что на самом деле хочу быть «бизнесменом». Хочу иметь свое дело и работать на себя. А потому мой интерес ко всему, связанному с бизнесом, возник уже в самом начале 2000-х.

И первое, с чем я столкнулся, это отсутствие четкого понимания того, что означает слово «бизнес». Я искал определения в книгах, позже – в Интернете. Но даже сейчас четкое, простое и однозначное определение найти крайне сложно. Мы пользуемся этими словами, мы привыкли к ним. И не замечаем, что зачастую применяем их не совсем правильно.

При изучении западной профессиональной литературы также возникают некоторые сложности в понимании слов и их значений. При чтении по-английски, везде пишут «бизнес». «бизнесмен», «бизнес-анализ», «бизнес-процессы». До недавнего времени в переводе это звучало как «дело», «деловой человек» и какие-то совсем непонятные «деловые процессы».

Еще несколько лет назад этим словом пользовались с некоторой осторожностью, во многих случаях даже избегали его, заменяя синонимами. Сейчас все ударились в другую крайность. Теперь слово «бизнес» используют везде, где можно и нельзя. Особенно явно это видно в сфере продаж, где к любому продукту могут добавить слово «бизнес» в целях повышения продаж. В результате возникает путаница. Ориентируясь на название с приставкой «бизнес» большинство людей вообще не поймут, о чем идет речь. А все, кто смогут ответить, дадут очень противоречивые определения. Причем, если тех же людей опросить через несколько дней, они могут уже говорить совсем другое.

Причина проста – люди не понимают, что на самом деле означает слово «бизнес». Его используют привычно, и каждый вкладывает в него какой-то свой смысл. А если вы не знаете точного значение термина, то использовать его грамотно и с максимальной выгодой для себя, невозможно.

История слова «бизнес»

В западных странах, откуда к нам и пришло слово бизнес (англ. Business) уже не первый век жизнь очень сильно подчинена предпринимательству и предпринимательской деятельности. А потому и слово «бизнес» получило очень широкое применение.

Заключают сделки люди или компании между собой – это бизнес. Взаимоотношения компании и государства – также бизнес и так далее. Практически все открытия, изобретения также производились в предпринимательской среде в интересах бизнеса.

В России понятие предпринимательства и предпринимательской деятельности появились с 19 ноября 1986 года, когда вступил в силу Закон СССР «Об индивидуальной трудовой деятельности». Следом за словом «предприниматель» в обиход вошло и слово «бизнес». До того оно не было востребованным и практически не применялось за ненадобностью. А потому можно считать, что слово «бизнес» в нашей стране появилось сравнительно недавно.

Исходя из этого, слово «бизнес» в нашей стране пока что не имеет устойчивого характера. Его применяют, когда речь идет о предпринимательстве и обо всем, что с ним связано. Причем, чаще всего слово «бизнес» применяют для того, чтобы повысить ценность и значимость какого-то понятия, товара или организации.

Лично я особо заинтересовался точным значением слова “бизнес”, когда начал писать статьи о бизнес-процессах. Перевод с английского этого словосочетания оказался крайне сложен и всегда не совсем точен. А для понимания сути термина, очень важно понимать значение словосочетания и каждого слова в нем.

Например, бизнесменов я видел много воочию. Как, думаю, и большинство людей. Но что такое “бизнес-процесс”? Его невозможно увидеть наглядно и “пощупать” руками. А потому здесь точность термина — особенно важна.

Труд и трудовая деятельность

Итак, в нашей стране до конца 80-х годов прошлого века слово «бизнес» практически не употреблялось, так как в нашем государстве, в отличие от стран Запада, предпринимательство было не просто не распространено, оно было под запретом. Мы жили в социалистическом государстве – СССР. И вместо предпринимательства или бизнесе в ходу было более обширное понятие – «труд» или «трудовая деятельность».

Труд — целесообразная деятельность человека, в процессе которой он при помощи орудий труда воздействует на природу и использует ее в целях создания потребительных стоимостей, необходимых для удовлетворения потребностей. Карл Маркс

Как видно из определения, труд появился намного раньше бизнеса или предпринимательства. При этом труд совершенно не обязательно должен приносить прибыль. Трудиться можно как в целях общественного блага, так и в целях личного, как своего, так и чужого.

Понятие «бизнес» в современной России

Смысл, который в современной России вкладывают в слово «бизнес», исходит к сочетанию привычного многим поколениям, родившихся еще при СССР людей, термина «трудовая деятельность» и понимания, что «бизнес» должен сопровождаться получением прибыли. В отличие от труда как такового.

Сейчас существует несколько значений для слова «бизнес»:

1. Бизнес по отношению к человеку.
2. Бизнес по отношению к объекту.

Бизнес в отношении к субъекту (человеку)

По отношению к людям слово «бизнес» используют следующим образом:

• Обозначение человека, занятого в сфере предпринимательства (бизнесмен, бизнесвумен).
• Профессии, связанные с бизнесом: бизнес-консультант, бизнес-аналитик, бизнес-тренер и т.п.

В нашей стране под бизнесменом понимают именно предпринимателя, т.е. человека, который работает в определенной сфере, и вся его деятельность направлена на получение прибыли. Я здесь не буду подробно обсуждать такие понятия, как добавленная стоимость и пр. Это все можно изучить в специальной литературе. Намного проще и понятнее именно такой подход – деятельность, направленная на получение прибыли.

При этом бизнесмен может заниматься трудом, одно другое не исключает. Но его труд также должен быть направлен на получение прибыли. Иначе это уже не бизнес.

Кстати, именно по этой причине словосочетания типа «социальный бизнес» или «социально ориентированный бизнес» не имеют смысла. Слова «бизнес» и «социальный» практически противоположны по значению. В первом случае речь идет о прибыли. Во втором – о выплатах и помощи людям. Такие словосочетания – не более, чем маркетинговые ходы, основанные на безграмотности людей.

Аналогично и определяются и профессии, связанные с бизнесом. Если аналитик изучает бизнес (предпринимательскую деятельность), а консультант консультирует бизнесмена, они могут называть себя «бизнес-аналитиком» или «бизнес-консультантом». Во всех других случаях приставка «бизнес» неуместна.

Кстати, яркий пример такого неправомерного использования – это большая часть «бизнес-тренеров», т.к. на самом деле они работают не с бизнесменами или бизнесом. Они работают с обычными людьми, которых в редких случаях можно назвать будущими бизнесменами. Корректнее было бы называть такого специалиста преподавателем или тренером по специальности «Бизнес». Но, снова-таки, маркетинг, основанный на безграмотности людей, дает свои результата. А потому и применяется.

Бизнес в отношении к объекту

Когда используется приставка “бизнес” к какому-то объекту, т.е. неодушевленному предмету или явлению, также очень важно понимать, о чем идет речь.

Для физических объектов на самом деле приставка “бизнес” не несет практически никакой ценности и является маркетинговым ходом. Например, понятие “бизнес-центр” означает здание, где адаптированное под предпринимательскую деятельность. На самом деле, в нем могут арендовать площади и любые другие организации, никак не связанные с понятием “бизнес” как предпринимательство и получение прибыли. А потому точнее было бы сказать, что это центр для разных видов трудовой деятельности.

Аналогично происходит с другими физическими объектами. Когда речь заходит о любых видах коммерческой недвижимости (нежилой фонд), очень часто говорят “помещение под бизнес”. Да, в большинстве случаев эти объекты используются именно бизнесменами для коммерческой деятельности. Но с тем же успехом там могут располагаться (и располагаются) офисы политиков, общественные организации, благотворительные фонды, государственные учреждения и т.д. Т.е. в данном случае все объекты предназначены для ведения трудовой деятельности. Не только для предпринимательства, т.е. бизнеса как его понимают в современном русском языке.

Объектами в бизнесе можно также называть самые разные не физические явления и понятия. Например, «бизнес-анализ», «бизнес-план», «бизнес-система» — все это также объекты. В большинстве случаев они связаны с управлением деятельностью компании и оптимизацией различных видов работ. Я много пишу об этих объектах в своих статьях. Например, вы можете почитать об этом в одной из моих последних публикаций «Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами», где я рассматриваю бизнес-моделирование с точки зрения их необходимости и сфер применения.

При изучении большинства бизнес-объектов становится понятно, что на самом деле, точнее будет сказать, что это объекты могут описывать любую трудовую деятельность, как “бизнес”, так и труд, не направленный на прямое получение прибыли (например, государственные учреждения).

Бизнес-процессы: суть понятия

О том, что такое бизнес-процессы и процессное моделирование бизнеса я решил сказать отдельно. Эти понятия очень важны для настоящего понимания того, что такое BPM, BPMS, BPMN, где и каким образом можно использовать эти решения на практике, и зачем они вообще нужны.

В статье “Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса” я уже давал определение бизнес-процесса, процитирую его еще раз:

Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.

Обратите внимание — кроме самого термина, в определении нигде не упоминается слово бизнес. Вместо него я выбрал слово “коллектив”. Причина заключается в том, что на самом деле, бизнес-процессы описывают эффективность труда и трудовой деятельности. А будет ли поставленная цель относиться к бизнесу, творчеству или эффективному управлению каким-то государственным органом — совершенно не важно.

Причина приставки “бизнес” в данном случае заключается в том, что термин, как и сам процессный подход, пришел к нам с Запада. А там, как я выше уже писал, исторически сложилось так, что слово “бизнес” имеет крайне широкое применение. И, самое главное, они не выделяют отдельно “бизнес” и “труд”. Так как развитие западных стран шло по капиталистической модели веками, они не строили социализм, не отказывались от предпринимательства ради других моделей развития, то у них “труд” и “бизнес” не разделяются. Это фактически — синонимы.

А когда слово “бизнес” пришло в русский язык, оно стало синонимом предпринимательства, а понятие “труд” в нашем языке намного обширнее.

Т.е. на самом деле “бизнес-процесс” правильнее было бы переводить как “трудовой процесс”. А потому и процессный подход может эффективно применяться в любой сфере человеческой деятельности, в том числе, в такой, где результат (цель работы) никак не связан с прибылью.

Процессный подход к организации работы показал свою эффективность и в госучреждениях, и в благотворительных организациях. Т.е. большинство этих понятий связаны не столько с бизнесом, как с делом, которое обязательно приносит прибыль, а скорее – с организацией труда. Это словосочетание намного понятнее нашим соотечественникам, чем таинственные «бизнес-процессы». Но терминология уже сложилась. А потому приходится пользоваться тем, что есть. Но приходится постоянно пояснять эти понятия.

Резюме

Подводя итоги. мне хотелось бы повторить еще раз, что термин “бизнес” в русском языке не несет в себе какой-то собственной ценности. И применение его чаще всего является либо маркетинговым ходом, либо — бездумным заимствованием английской терминологии.

А потому имеет смысл каждый раз, когда вы сталкиваетесь с объектом (продуктом, системой, явлением), которое начинается со приставки “бизнес” имеет смысл разобраться, о чем именно идет речь. В большинстве случаев окажется, что этот объект может быть использован как для бизнеса, так и для многих других целей. И его ценность определяется именно сутью.

Во многих случаях глубже понять, о чем идет речь, получается, если слово “бизнес” заменить нашим отечественным понятием “труд”. И всегда нужно помнить, что эта приставка к объекту не несет не только ценности, но и ограничений. И большинство инструментов, физических объектов или явлений вполне подойдут, в том числе, для любой некоммерческой деятельности.

Источник

Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса

И, тем не менее, ум человеческий тщетно пытался постигнуть ее в течение более чем 2 000 лет, между тем как, с другой стороны, ему удался, но крайней мере приблизительно, анализ гораздо более содержательных и сложных форм. Почему так? Потому что развитое тело легче изучать, чем клеточку тела. К тому же при анализе экономических форм нельзя пользоваться ни микроскопом, ни химическими реактивами. То и другое должна заменить сила абстракции.

Карл Маркс. Капитал. Том 1. Предисловие к первому изданию.

О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих статьях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я не нашел.

Многие авторы используют его «по умолчанию», как термин «интуитивно понятный» без расшифровки, либо вообще вносят дополнительную путаницу использованием альтернативной терминологии, например, пишут вместо бизнес-процесса «бизнес сущность» и т.д.

В этой статье я решил поговорить о том, что такое бизнес-процесс, рассказать об истории появления этого понятия и о том, где его можно и нужно применять. Также я планирую посвятить теме бизнес-процессов следующую статью, в которой расскажу, как правильно использовать бизнес-процессы.

Определение бизнес-процесса

Итак, в чем же разница между бизнес-процессом и функций или даже просто обычным процессом? В чем разница между этими терминами? Я пришел к следующему выводу:

Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.

Почему я делаю особый упор на людях и коллективе:

1. Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.
2. В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» — у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.

Почему я пишу именно о коллективе, а не о коммерческой структуре или компании? Потому что понятие бизнес-процесса может быть использовано, в том числе, для некоммерческой организации. Это может быть благотворительность, выезд скорой помощи к пациенту или даже организация званого ужина без каких-либо продаж и получения прибыли. При этом также можно описывать бизнес-процесс, так как у нас есть люди, которые выполняют какие-то действия для получения определенного результата.

Описание бизнес процесса

Также важно дать определение описанию бизнес процесса:

Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

И здесь необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.
При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов – работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками – правил, синтаксиса, логических ограничений.

Лично я сравниваю создание нового бизнес-процесса с балансированием на тонкой нити гармоничного сочетания творчества, искусства и строгой математики.

При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.

Кроме того, как известно, в любой новой сущности всегда заложена возможность дальнейшего совершенствования. И создание бизнес-процессов также подтверждает этот философский тезис. Как бы вы ни старались описать бизнес-процесс идеально, все равно в нем найдется что-то такое, что также можно улучшить либо сейчас, либо – в будущем.

И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.

Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса.

Технологический процесс и бизнес-процесс

Главное отличие бизнес-процесса от технологического заключается в том, что в технологическом процессе на выходе предполагается один вполне определенный результат. Например, если речь идет о производстве, то на выходе должна получиться продукция с определенными параметрами.

Конечно, даже в технологическом процессе существует вероятность получения брака, но не один из закономерных вариантов, а последствия нарушения технологического процесса. В то время как в бизнес-процессе результат «на выходе» может отличаться в зависимости от выполнения тех или иных условий в «теле» бизнес-процесса, который выполнялся без нарушений и сбоев.

Для наглядности описание технологического процесса может выглядеть таким образом:

1. Берем заготовку A;
2. Соединяем ее с заготовкой B;
3. Обрабатываем под параметры C;
4. Получаем деталь.

Все однозначно и никаких условных «вилок» не предусматривается.

В бизнес-процессе вполне нормальной считается следующая ситуация:

1. Получаем вводные данные A:
   • Если данные соответствуют условию B, переходим на последовательность действий C;
   • Если данные соответствуют условию D, выполняем действия E.
2. Полученный результат передается на выход.

Т.е. уже в алгоритме процесса предусмотрены возможные условия и разные действия, зависящие от исходных или промежуточных данных.

История появления термина

Я не единожды читал информацию о том, что нотации бизнес-процессов IDEF0 появилось чуть ли ни в середине XIX века. Более реалистичные авторы пишут о периоде Второй Мировой войны. Но и они ошибаются.

Например, когда я написал статью об IDEF0, некоторые читатели в качестве примеров нотаций приводили примеры каких-то инструкций из министерств и ведомств времен Первой Мировой или даже раньше, а в качестве графического отображения обсуждались схемы и наглядные изображения военных действий. Но все это не является описанием бизнес-процесса. Все вышеперечисленное можно назвать методиками, наглядной демонстрацией, инструкциями, но нельзя назвать нотациями.

Нотации – понятие современное, причем, нотациями называется нечто устоявшееся, стандартизированное, т.е. набор команд и обозначений, которыми пользуется много людей, а не одна или две организации. Можно придумать свой особый язык для описания бизнес-процессов или, например, программирования. Но пока он не получит «обкатку» в массовом использовании, не будут выявлены и устранены противоречия, неоднозначные трактовки, другие недочеты, пока он не стает устоявшимся и привычным для людей стандартом, называть его нотацией нельзя. Подробнее о нотациях я планирую написать позже. А сейчас вернемся к вопросу появления термина «бизнес-процесс».

На самом деле описание бизнес-процессов и нотации BPMN появились в 70-е годы XX века, когда повсеместно начали использоваться информационные системы. И сам термин, и нотации понадобились изначально именно для разработки информационный систем.

Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.

В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций (инструкций), где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.

Первые методологически проработанные нотации бизнес-процессов (а я буду говорить именно о методологически проработанных нотациях, например, IDEF3***) появились у военных в США. Причина очевидна – уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, т.е. той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной.

***По теме методологически проработанных нотаций хочу также сказать пару слов. Почему я привел в качестве примера IDEF3: я еще не видел более проработанной методологически системы описания бизнес-процессов. Даже BPMN 2.0 все еще развивается и дорабатывается. А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 (перевода на русский я пока не видел), то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.

Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде.
Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.

С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, т.е. получить более высокую производительность при тех же затратах.

Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации – отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.

Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.

Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи – явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Продажи – это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом. И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях (для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения) будет продавать несколько по-разному. Но если описать и четко регламентировать определенный бизнес-процесс, то независимо от того, «с какой ноги встал утром продавец», процесс продажи будет определенным образом стандартизирован, ограничен определенными рамками, и, в результате, более стабилен.

Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы

Как я уже не единожды писал, я работаю преимущественно с малым и средним бизнесом, где предоставляю широкий комплекс услуг – от выявления проблем и «узких мест» в работе компании до внедрения предложенных мною решений на уровне программных продуктов и систем автоматизации.

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

• Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».
• Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения. В работе бизнес-консультанта (кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов) очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. Не менее важна и обратная связь – руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение:

Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.

Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т.д. Над всем этим стоит один человек – руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях – модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.

Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения.

Как описывать бизнес-процессы

Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих – т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Здесь стоит понимать, что именно графические нотации считаются «хорошим тоном» при составлении описаний бизнес-процессов. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения. Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику.

Причина такого решения проста: в графическом виде информация лучше воспринимается. Если вы предложите человеку «стену текста», ему потребуется много времени и сил, чтобы разобраться, о чем вы вообще говорите. А охватить задачу целиком в этом случае – почти не реально. Другое дело графические схемы – здесь можно изучать бизнес-процессы на разных уровнях детализации, да и быстро «охватить взглядом в общем» графическую схему сможет любой человек.

Рекомендуемая последовательность действий:

1. Собираем участников процесса (сотрудников);
2. Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса;
3. Собираем используемые системы. Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т.д. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать.
4. Определяем ожидаемый результат – что будет в конце процесса.
5. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек.
6. Вычленяем условия. В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными.
7. Описываем всю собранную информацию в графическом виде в удобной нотации (IDEF3, BPMN 2.0 и т.д.).

Правила описания бизнес-процесса

Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно посчитать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

• Законченность. Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых я говорил выше).
• Лаконичность. Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» — если за этот период времени я могу объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее – прекрасно, требует больше времени и слов – надо подумать, что можно сократить и упростить.
  Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной (и соответствующей шириной). Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю.
  Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений.
• Использование общепризнанных нотаций. Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком – вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т.д. Так и с нотациями – есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Я лично рекомендую IDEF3 и BPMN 2.0.
• Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.
• Понятное потребителю описание. Самое главное – ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если вам очень нравится применение различных цветов (для стрелок или объектов), я считаю это вполне допустимым. Также можно создавать нотацию не только в предложенных мною инструментах, но в любой удобной для вас среде. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Распространенные мифы и заблуждения

Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.

Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.

Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).

Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.

Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это – описание работы компании, а в IT системах – название группы функций и отчетов.

Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).

О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?

Нет. Бизнес—процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.

Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом.

На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже что ответить на просьбы описать еще “это” и “вон то”. Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи:

• Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами
• Моделирование бизнеса. Основные подходы
• Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования
• Краткое описание BPMN с примером
• Что такое BPMS
• Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по ссылке.

Источник