Что значит операционная касса

Что такое касса предприятия? ККТ и учет наличных средств

В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса — это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?

Касса и ККТ — в чем различия?

Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:

• операция 1 — денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды — это приход по операционной кассе;
• операция 2 — выданы суммы сотрудникам под отчет — это расход по операционной кассе.

При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.

Назначение ККТ — фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.

В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.

Кассовый учет

Существует два вида кассового учета — базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:

1. Приходный кассовый ордер — оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
2. Расходный кассовый ордер — при выдаче наличных.
3. Кассовая книга — в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
4. Авансовые отчеты — составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
5. Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
   • расчетно-платежная форма Т-49;
   • платежная ведомость Т-53.

Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.

Особенности упрощенного учета

С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.

Учет операций, которые проводятся через ККТ

Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ — кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.

Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.

Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.

Расходные операции бывают двух типов:

1. Выдача денег из кассы сотруднику организации.
2. Возврат денег покупателю.

В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.

Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.

1. Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
2. Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
3. Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
   • оформляется заявление о возврате, а на его основании — расходный кассовый ордер;
   • по данным РКО составляется платежное поручение;
   • по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).

Штрафные санкции

Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе, это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение — на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.

Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.

Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью — она может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если продавец не выдал чек, на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому — 10000 рублей.

Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники, то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.

Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.

Источник

Операционная касса: что это такое?

Операционная касса — это что такое? Каков механизм её работы? С какой целью они создаются и как функционируют? Существует довольно много возможностей минимизировать издержки, хотя не все они являются универсальными. Один из вариантов мы сейчас и рассмотрим.

Общая информация

Первоначально давайте разберёмся с термином «операционная касса». Что это такое? Так называется особое подразделение банка, что обеспечивает расчетно-кассовое обслуживание на территории определённой компании. Она необходима для предприятий, что открывают обществу доступ к услугам и товарам, как то: оптовые и розничные магазины, автосалоны, точки продажи электроники, ювелирных изделий, туристические агентства, прочее.

Операционная касса банка выступает в роли инструмента использования наличных денег. Зачем она необходима? Как обустраивается? Какие требования выдвигаются?

Зачем она необходима?

Операционная касса является универсальным инструментом, задача которого облегчить прямое использование наличных денег. Благодаря ей можно обеспечить расчет за товар или услугу иностранной валютой. Во время процесса покупки она будет автоматически переводиться в рубли и идти на баланс организации. Кроме этого, можно отказаться от личной кассы, благодаря чему можно будет исключить недостачи, каждодневную отчетность, повторный подсчет денег, доставку наличности в банк, оформление документов, проверку купюр на предмет их подделки. Кроме этого, увеличивается скорость внутреннего оборота средств, и есть хорошая возможность сэкономить путём уменьшения внутренних издержек. По факту продажи деньги сразу попадают на счет предприятия. К тому же такие тесные взаимоотношения позволяют получать быстро и к тому же выгодные кредиты. Не следует забывать и о возможности оплаты за товар, используя пластиковые карты.

Как видите, довольно полезны операционные кассы. Валюта любой страны при этом может быть использована в произвольный момент времени, что положительно сказывается на уровне удобств. При этом руководству предприятия не нужно думать о различных моментах и нюансах. Оно просто фиксирует, что получает деньги. Всё остальное – это уже забота банков, в ведении которого находятся получаемые средства.

Процесс обустройства

Чтобы построить операционную кассу, необходимо примерно от трех до пяти тысяч долларов США. Обслуживание каждый месяц дополнительно тянет на 750-900 зелененьких «президентов». Также для открытия операционной кассы необходимо позаботиться об наличии кассового помещения, которое будет соответствовать всем требованиям, что выдвигаются к банкам в Российской Федерации. Так, рабочее место должно быть отгорожено от клиентов и внешнего помещения бронестеклом, способным выдержать выстрелы из огнестрельного оружия. Кроме этого, необходимо иметь специальное устройство для переговоров, кассовый лоток и кнопку тревоги. Также необходимо подключить помещение к пульту наблюдения централизованной охраны или к дежурной части полиции. Не следует забывать и о нужной технике: компьютере, принтере, модеме.

Важно отметить, что банки отдельно для каждого предприятия прорабатывают неповторимую и индивидуальную техническую работу. Поэтому тарифы по обслуживанию операционных касс и находятся в не четко определённом диапазоне. Ну и определённое влияние оказывает банк, в пользу которого сделан выбор.

Работа

Учет операционной кассы, упаковка и пересчет денег, оформление валюты, сдача выручки инкассаторам банка – всё это возложено на ответственного сотрудника. Собственно, он и ответственен за внесение полученных средств на счет юридического лица, отправку наличности в финансово-кредитное учреждение, проверку купюр на подлинность и прочее. Наличие кассира позволяет также повысить уровень безопасности при работе с деньгами. Причем обслуживаться им могут не только клиенты, но и внутренние потребности предприятия. Так, если необходимо провести выплаты социального характера, заработную плату или выдать командировочные расходы сотрудникам, то операционная касса здесь очень ценна.

Ещё один важный момент – работа с чеками. Кроме их выдачи там ещё указывается и название фирмы, дата операции, признаки фискального режима, а также, при желании, другие данные. Также кассир берёт на себя часть работы по составлению различных отчетов. Когда завершается рабочий день, то он снимает контрольную ленту. И тут становится актуальным остаток операционной кассы. Если копится значительная сумма, то желательно вызывать под конец дня инкассатора, а мелочь оставлять в расчетном устройстве. Можно оборудовать и сейф для хранения наличности. Но в таком случае не следует забывать о безопасности, ведь желающих поживиться за чужой счет всегда хватало.

Сколько денег должно быть?

Обычно предусматривается наличие месячного запаса средств на расходы. Если этого не хватает, то используется подкрепление операционной кассы. Так называется ряд действий, который предусматривает предоставление дополнительных сумм на покрытие существующих запросов. Применение этого сценария считается нежелательным, поэтому заранее рассчитывается и оценивается ситуация, чтобы минимизировать вероятность его возникновения. Следует отметить, что наличность, полученная операционной кассой, должна расходоваться именно на то, для чего она предназначена (заработная плата, хозяйственные или командировочные расходы). Если будет отклонение от этого требования, то это расценивается как нарушение со всеми негативными последствиями.

О лимите

Но накопление слишком большого количества средств тоже не приветствуется. Когда заключается договор, то оговаривается, что счет операционной кассы не должен превышать определённого значения. Часто предусмотрены штрафы, если этот пункт будет нарушен. Единственное исключение – на три дня разрешается превышать лимит, но только тогда, когда выплачивается заработная плата. В противоположном случае может быть взыскано с организации от 40 до 50 тысяч рублей и дополнительно с её руководителя от 4 000 до 5 000. Хотя суммы и не очень велики, но всё же лучше на них не попадать.

Бухгалтерские моменты

Чтобы обобщать информацию о движении и наличии денежных средств, а также сопутствующей документации, используется счет 50 «Касса». Приход наличных средств отображается по дебету, расход по кредиту. Если осуществляются кассовые операции, то должны быть открыты соответствующие субсчета, как то 50-1 (2,3…). Как получают наличность? Первоначально необходимо оформить приходный кассовый ордер. Затем вносится запись о поступлении формой N КО-4. Как выдают наличность? Первоначально оформляют расходный кассовый ордер. Затем вносится запись про выдачу денег, используя для этого ту же формулу. Вот так ведётся работа операционной кассы.

Важным при этом является проведение инвентаризации. По сути, это сверка остатков наличности в кассе с данными учета по документам. Во внимание обязательно необходимо брать дебет счета 50. Нормативной документацией предусмотрено обязательное проведение инвентаризации. Например, когда идёт смена кассира. Чтобы избежать путаницы и нелепых обвинений, инвентаризация обязательна. Дополнительные проверки могут осуществляться согласно принятой бухгалтерской учетной политике.

Отчетность

Во время своей работы кассиру необходимо заполнять множество бумажных и/или электронных форм. Во многом это зависит от конкретной ситуации. Кроме этого, возникает потребность периодически фиксировать определённую ситуацию. Например, сброс денежных счетчиков на нули. Или возврат денежных сумм, ранее принятых. Поскольку работа ведётся со значительными суммами денег (часто довольно значительными), то неудивительно, что существуют довольно жесткие требования относительно этого. Ведь слабость контроля часто ведёт к увеличению злоупотреблений. Давайте рассмотрим несколько примеров.

О переводе счетчиков на нуль и снятии их показаний

В таких случаях составляются акты. С первым можно встретиться, когда в строй вводится новый аппарат. Акт составляется комиссией, что назначается руководителем. При этом в её составе обязан быть налоговый инспектор. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Потом один остаётся на предприятии, а второй передаётся в налоговую инспекцию. Если машина сдаётся в ремонт и возвращается с него, то необходимо составлять акт про контрольные и суммирующие счетчики. Для этого случая предусмотрен типовой бланк. При его составлении тоже создаётся комиссия. В качестве наблюдателя (но не её участника) должен присутствовать налоговый инспектор. В акте отображают значения счетчиков, после чего один экземпляр передаётся в бухгалтерию.

О возврате денег

В этом случае составляется акт. Основанием для него может быть:

1. Возвращение покупателем товара.
2. Ошибка в пробитом кассовом чеке.

В его составлении берёт участие комиссия. При этом необходимо указать контрольно-кассовую машину, на которой это происходит, её модель (тип, класс, марку), номера производителя и регистрации. Рассмотрим небольшой пример. Есть ООО «Малютка», что специализируется на торговле одеждой. Кассир неправильно пробил плащ, и вместо цены в 4,5 тысячи рублей ввел сумму в 5 500. В таком случае необходимо:

1. Пробить правильный чек и передать его покупателю.
2. На первый составить Акт о возврате.
3. Приложить ошибочный чек.

Заключение

Итак, давайте подытожим всё вышенаписанное. Операционная касса – это инструмент облегчения ведения деятельности, который используется с целью минимизировать издержки, связанные с наличностью. Но при этом к нему выдвигаются значительные требования. Хотя, следует отметить, что часто делается послабление, и во многом руководство компании ориентируется по сложившейся ситуации. Так, в сетевых магазинах закрывать кассиров за пуленепробиваемым стеклом нерационально. Тогда как для больших предприятий или организационных структур это довольно актуальная тема.

Также необходимо отметить, что не всегда все требования, выдвигаемые нормативной документацией, применяются везде. Часто можно встретить упрощенные варианты. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, что покупателем был уже приобретён товар, но на кассе он что-то взял и передумал. На этот случай есть процедура отмены. Чтобы не тревожить руководство каждый раз, необходимо просто подтверждение со стороны представителя охраны, который находится в зале.

Источник