Что значит обзор документа

Что значит обзор документа

7.5.1. Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

7.5.2. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

7.5.3. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.

7.5.4. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

7.5.5. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

7.5.6. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.

Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

Источник

Обзоры документов и их виды.

Обзор документов – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Его назначение – не столько поиск конкретных документов фонда, сколько характеристика его ценности и информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о данных документах. Особенностью обзоров в сравнении с другими типами НСА является отсутствие такого элемента как описательная статья и наличие в тексте результатов источниковедческого анализа в виде оценок значимости и степени ценности документов для освящения той или иной темы.

Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда – архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию. Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах, соответственно может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать «Обзор документальных материалов ЦГА КССР о состоянии и развитии сельского хозяйства».

4. Структура обзоров и схемы построения характеристик документов. Обзор состоит из предисловия; совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов; справочного аппарата. В предисловии отражается: 1) история фондообразователя; 2) история фонда; 3) принципы построения и порядок пользования обзором. Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от успешности выбора и применения двух составляющих: 1) схемы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов. Характеристики документов могут строиться по следующим основным схемам: структурной, отраслевой (функциональной), тематической, хронологической.

Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях.

Названия структурных частей в такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах, когда

фондообразователь не имеет структуры или когда она часто менялась, а также в случаях, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя. В такой схеме за основу группировки документов берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их названия выступают в качестве наименований разделов обзора.

Например, в отраслевой схеме могут быть разделы: промышленность, сельское хозяйство, торговля, здравоохранение и др.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает группировку сведений о документах по темам. Она используется, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных подразделений, а если и имел их, то они не так ярко отражают вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке содержания документов по темам.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.

Для обзоров фондов личного происхождения чаще всего используются схемы

систематизации документов личных фондов. В обзорах могут применяться и другие схемы группировки информации документов.

Информация о документах в обзоре должна по возможности включать в себя все сведения о материалах комплекса (фонда или темы, разновидность документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные) и быть четкой, точной, компактной, полно отражать состав и содержание документов фонда. Это достигается путем дифференцированного подхода при выборе способа раскрытия содержания комплекса документов – использования групповых и индивидуальных аннотаций.

Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу. Не допускается, как правило, пересказ содержания документов. Цитирование возможно лишь в исключительных случаях, когда оно лаконично и удачно вскрывает сущность содержания документа или ярко выражает дух той эпохи, о которой он рассказывает. Цитаты даются всегда в кавычках.

Характеристика документов в обзоре должна включать следующие элементы:

название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);

описание содержания документов;

указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.

В обзорах применяются групповые и индивидуальные аннотации. В первых

информация дается в обобщенной форме. Индивидуальные аннотации используются для более полного и детального раскрытия содержания наиболее важных и ценных документов. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций получается достаточно углубленная и полная информация о содержании комплекса документов в целом.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, отражена их сохранность.

В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов, номерами фондов. Поисковые данные, как правило, указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

В состав справочного аппарата обзора, кроме предисловия, входят титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

5. Методика составления обзоров документов. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Работа по составлению обзора выполняется в следующем порядке. Первый этап – предварительное ознакомление с составом и содержанием документов на основании имеющегося научно-справочного аппарата ко всему комплексу материалов, подлежащих обозрению, что позволяет наметить примерную схему построения обзора.

Второй этап – изучение документов, отбор сведений для включения в обзор и их описание (традиционно – на отдельных карточках). Характеристика документов в обзоре не может даваться только на основе просмотра описей, каталогов. Ее составление предполагает тщательное изучение самих документов, без чего невозможен их источниковедческий анализ. Особенно внимательно исследуются документы, содержащие многоаспектную информацию (протоколы, стенограммы, постановления и т.д.).

Собранная информация служит подготовительным материалом, на базе которого после тщательной обработки составляется текст характеристики. Такая обработка включает группировку карточек в соответствии с намеченной схемой. При этом к каждому обзору составляется индивидуальная схема классификации, которая в процессе работы уточняется и дополняется. В соответствии с доработанной схемой производится окончательная группировка карточек последовательно по всем ее делениям. В ходе группировки карточки с однородным содержанием объединяются и решается вопрос, на какие документы следует дать групповые аннотации, на какие – индивидуальные.

Последующий этап – написание текста обзора.

Заключительный этап работы над обзором – составление к нему справочного

аппарата. Методика составления его отдельных частей аналогична подготовке справочного аппарата описей.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Дайте определение такого типа НСА как указатели. В каких двух свойствах они выступают, на какие виды и разновидности подразделяются?

2. Как подразделяются указатели: по объекту описания; по структуре рубрик и степени информативности (все виды указателей); по признаку группировки предметных понятий внутри указателя (предметные указатели); по характеру понятий (предметные указатели)?

3. Каков состав поисковых данных в указателях при описании дел, документов?

4. Что представляет собой такой тип НСА, как обзор документов? В чем заключается его специфика в сравнении со всеми другими типами НСА? Какие виды обзоров могут разрабатываться в госархивах?

5. Какова структура обзоров и по каким схемам может строится характеристика документов в данном справочнике?

6. В чем выражается дифференцированный подход при создании обзоров документов и какова методика составления данного типа НСА?

Источник

Библиографический обзор: что это и как его подготовить

Библиографические обзоры — устные и письменные — давно стали одним из основных форматов представления книг. Например, их используют для знакомства читателей библиотеки с поступившими новинками или для создания тематических подборок литературы.

Это связный, последовательный рассказ о документах, научных материалах, художественных произведениях. В новой статье уточним виды библиографических обзоров, цели их создания и этапы подготовки: что должно быть в хорошем обзоре, который заставит читателя затем прийти и взять книгу, на которую был сделан обзор?

На эти и другие вопросы ответим в нашем материале. ЛаЛаЛань предлагает проверить себя: все ли нюансы подготовки библиографических обзоров вам знакомы?

Что такое библиографический обзор

Библиографический обзор — библиографическое пособие, в письменной или устной форме представляющее собой связное описание ( ГОСТ 7.0.-99 ). Это полноценный, связный рассказ о документах и произведениях печати, который способен заинтересовать читателя и заставить его взять нужную ему литературу в библиотеке.

Библиографические обзоры бывают устные и письменные, их отличительными чертами являются оперативность подготовки, конкретность и доходчивость описания, эмоциональность и активность обзорщика-докладчика (особенно когда речь идет об устных выступлениях). В таком обзоре дается оценка рекомендуемой литературы, а читатели получают возможность визуально ознакомиться с изданиями. Все это способствует формированию читательских интересов.

Какими бывают библиографические обзоры

Помимо формата — устный или письменный — библиографические обзоры могут быть классифицированы в зависимости от выбранного критерия:

• по целевому и читательско­му назначению выделяют информацион­ные и рекомендательные обзоры;
• по содержанию выделяют темати­ческие обзоры, персональные обзоры, обзоры новой литературы, обзоры биб­лиографических пособий;
• по видам включенных изда­ний обзоры делятся на обзоры книг, журналов, специальных видов литературы и других документов.

Структура библиографического обзора

Библиографический обзор обладает трехчастной структурой: вступление — основная часть — заключение; это и позволяет говорить о нем как о «связном описании», то есть о рассказе.

Во вступлении обосновывается выбранная тема, описываются ее особенности. Вступление призвано плавно подвести читателя или слушателя к основной содержательной части: для этого его сначала надо увлечь. Очень важно связать тему обзора с интересами слушателей и читателей.

Помочь в выполнении этой задачи могут примеры и факты, мнения и критические оценки авторитетов по поводу темы или выбранной для обзора литературы. Кроме того, для привлечения и удержания внимания читателя/слушателя и для активации его образного мышления часто используются по­этические строки, пословицы, поговорки, крылатые слова, ори­гинальное обращение к читате­лям.

В основной части приводится характеристика подобранных книг и документов. Важно сделать именно обзор, а не пересказ текста: ведь ваша цель — заинтересовать читателя. Для этого можно привести сведения об авторе, кратко охарактеризовать историю создания текста, указать на нетривиальный сюжетный поворот или новизну содержания.

Рассказывая о той или иной книге, следует взять её в руки, продемонстрировать обложку, показать, как вы, библиотекарь, просматриваете новую книгу, на что обращаете внимание.

Характеристика каждого произведения составляется по определенному плану. Она содержит сведения об авторе, выходных данных, о рассматриваемых вопросах. Эти сведения не являются исчерпывающими, поскольку, как мы помним, главное в обзоре — сформировать интерес читателей к произведениям. Поэтому главная трудность заключается в умении выбрать самые яркие, существенные сведения о каждом произведении, показать внутреннюю логику раскрытия темы, сопоставить книги разных авторов, подчеркнуть непосредственную практическую пользу каждого издания для конкретного читателя.

Это самая сложная часть обзора, поскольку помимо серьезной предварительной работы (о ней ниже), подготовка основной части обзора требует и творческого подхода. Поскольку обзор делается на несколько книг, важно заранее продумать смысловые связи между ними («мостики» от одной книги к другой), которые, во-первых, позволяют проводить аналогии, сравнивать и сопоставлять литературу, попавшую в обзор; во-вторых, эти переходы сделают цельным и логичным ваш обзор, свяжут его элементы воедино.

В заключении важно дать читателям возможность развить свой интерес и найти нужные им книги. Для этого библиотекарь отсылает слушателей/читателей к соответствующим разделам каталога, библиографическим указателям, периодическим изда­ниям.

Этапы подготовки библиографического обзора

Устные и письменные обзоры несколько отличаются по формату, однако в целом им предшествуют одни и те же этапы.

Что нужно, чтобы подготовить библиографический обзор?

• Выбрать тему обзора;
• определить читательское назначение и формат обзора;
• подобрать подходящие книги, документы, пособия;
• прочитать, просмотреть, изучить их, определить связи между ними;
• на основе сформулированных связей сгруппировать произведения или продумать порядок их следования в обзоре;
• подготовить характеристику подобранной литературы: составить библиографическое описание, рекомендательные аннотации и пр.

Далее, если обзор письменный, то подготовленный на основе этого плана текст обрабатывается, корректируется и редактируется для последующей публикации.

Для устного обзора дополнительно учитывается тайминг (рекомендуется проводить обзоры длительностью до 30−40 минут). Кроме того, в процессе устного выступления важно умение держаться перед аудиторией, привлекать и удерживать ее внимание, умение работать с громкостью, темпом речи, говорить эмоционально и захватывающе.

Такие устные обзоры часто проходят в библиотеках и как самостоятельные мероприятия, и как дополнение к поэтическому вечеру, тематической лекции или конференции.

Очень важно рассказывать устный обзор, а не читать его: так сохранится ощущение живой беседы, и внимание читателей и слушателей будет максимально сосредоточено на вас и вашем выступлении. Кроме того, к устному обзору важно заранее подготовить цитаты и отрывки, которые планируется озвучивать, отметить их закладками для удобства.

Как можно удержать внимание читателей и слушателей обзора, максимально заинтересовать их? Для этого библиотекари часто используют следующие приемы, которые вы тоже можете включать в свои обзоры.

• Начните рассказ с самого интересного — так вы точно завладеете вниманием слушателя.

• Расскажите об авторе и других его произведениях, упомяните о прототипах героев, расскажите о переводчике или сравните разные переводы одной и той же книги и т. п.

• В процессе устного выступления не забывайте о преимуществах этого формата: используйте мимику, жесты, двигайтесь по аудитории, меняйте громкость голоса.

• Не забывайте о том, что вы можете продемонстрировать книгу: покажите обложку, иллюстрации, дайте читателям наглядное представление о количестве страниц.

• Предложите несколько интригующих вопросов, на которые можно получить ответы, лишь прочитав книгу.

• Начните читать вслух фрагмент книги, дочитайте до самого интересного, а затем резко остановитесь, когда почувствуете, что сюжет захватил внимание слушателей. Предложите им далее дочитать самим.

Все это позволит сделать библиографический обзор не рутинной процедурой, а творческой задачей, решение которой будет полезно и интересно читателям вашей библиотеки.

Источник