Что значит облачная касса

Облачная касса: как работает и кому подходит

Каждому курьеру или мастеру на выезде не обязательно носить с собой онлайн-кассу. Ее может не быть даже в офисе компании, в которой они работают. По закону так можно, если арендовать облачную кассу, а сотрудникам на телефоны установить приложение. Рассказываем, что это за касса, кому подходит и как работает.

Что такое облачная касса

Облачная касса — это аналог стационарной онлайн-кассы, только она стоит не у самого предпринимателя, а в защищенном дата-центре и работать с ней могут одновременно несколько пользователей. Об облачной кассе в законе

Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно. Не нужно покупать устройство, следить за его работой, менять фискальный накопитель и обновлять прошивку.

Такую услугу могут использовать не все организации и ИП, а только те, у которых оплата проходит на выезде. Например, облачная касса подходит для таксистов, курьерских служб, ремонтников или страховых агентов.

Кто может использовать по закону

Кто имеет право. Применять облачную кассу вместо обычной по закону могут:

• организации, которые занимаются разносной торговлей — с рук, из лотка, из корзин и ручных тележек;
• предприниматели с курьерами, которые принимают оплату в месте доставки;
• работодатели мастеров, которые оказывают услуги дома у клиента или на выезде;
• владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов;
• транспортные компании и таксопарки;
• управляющие компании и ТСЖ, ЖСК, ЖК, которые принимают оплату удаленно.

Например, мастер-визажист открыл ИП и выезжает к клиентам. Тогда он может принимать деньги наличными или по безналу, а чек выдавать электронный через облачную кассу. Водитель такси тоже имеет право принимать деньги от клиента в машине купюрами или по карте, пользоваться облачной кассой и формировать чеки удаленно.

Кто не имеет права. Если покупатель сам приходит в точку расчета и расплачивается товар на месте, нужна стационарная онлайн-касса. Например, обычная касса потребуется в помещении магазина, пункте выдачи заказов или в мастерской по ремонту обуви.

Как работает

Предприниматель загружает приложения на смартфоны сотрудников. Чтобы курьеры или мастера принимали деньги по закону, им нужно приложение, которое будет сообщать на кассу о продаже. Например, «Дримкас Старт» на Android.

Берет в аренду облачную кассу. Устройство стоит в дата-центре, получает информацию о продажах и формирует чеки.

Регистрируется в личном кабинете. Там можно следить за платежами и сформированными чеками, контролировать работу сотрудников, строить аналитические отчеты.

Клиент платит — ему приходит чек. Например, сантехник ремонтирует кран в ванной. После этого клиент может заплатить наличными деньгами или банковской картой. Деньги по карте мастер принимает через подключенный к телефону банковский терминал или прямо в приложении «Дримкас Старт».

Сантехник пробивает оплату удаленно через приложение и посылает информацию на кассу, а касса отправит покупателю чек. Клиент видит чек в электронной почте или СМС, еще один законный способ — мастер может просто показать QR-код со ссылкой на чек на экране. Как можно выдавать чеки по закону

Данные уходят в налоговую инспекцию. Касса отправляет данные о продаже оператору фискальных данных (ОФД), а тот транслирует информацию в налоговую инспекцию. Так предприниматель исполняет закон и не рискует попасть под штрафы.

Схема работы на примере облачной кассы Дримкас. Мастер на выезде сообщает о продаже через приложение, данные уходят на кассу, а та через ОФД транслирует чек в налоговую и посылает покупателю

Облачная касса в смартфоне

Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.

2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.

Чем различаются облачная онлайн-касса и обычная касса

Установлена в дата-центре. Облачная онлайн-касса стоит не в магазине на прилавке или офисе, а в стойке дата-центра. Предприниматель не отвечает за ее работу, фискальный чек формируется удаленно.

Посылает электронные чеки. Облачная онлайн-касса, в отличие от стационарной, не распечатывает бумажные чеки. Она посылает чеки с помощью интернета — по электронной почте или СМС.

Подходит не для всех. Ее могут применять только предприниматели, которые продают товар или оказывают услуги по месту нахождения клиента.

Плюс и минусы

+ Предсказуемые затраты. Собственное устройство может выйти из строя, потребовать обновления или замены ФН — расходы всегда непредсказуемы. За аренду облачной кассы нужно вносить одну и ту же сумму.

+ Нет простоев из-за поломок. Такая касса стоит в дата-центре, ее обслуживают специалисты. Вероятность поломки в таких условиях минимальна, даже если касса выйдет из строя — ее быстро наладят.

+ Не требует обслуживания. Предпринимателю не нужно самому контролировать состояние кассы, возить в ремонт, платить за техническую поддержку.

+ Заменяет нескольких касс. С облачной кассой не нужно предоставлять отдельные устройства каждому водителю, курьеру или мастеру на выезде. Им будет достаточно установить приложения на смартфоны.

− Не для торговли в помещении. Облачная касса по закону не подходит, если вы торгуете товарами в магазине, офисе или выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае клиенту нужно выдать бумажный кассовый чек, облачные кассы этого сделать не могут.

Как выбрать

Сравнить цены и условия. Изучите облачные кассы и сравните их цены. Обычно аренда стоит около 2000 ₽ в месяц, исключая фискальный накопитель.

Выяснить, как помогают с установкой. Убедитесь, что компания готова сама подключить кассу к ОФД, поставить на учет в налоговой инспекции, а не перекладывает это на предпринимателя. Некоторые производители касс готовы помогать с этим только на повышенном тарифе.

Узнать про скрытые платежи. У большинства компаний, которые предлагают облачные кассы, есть скрытые платежи: за лицензию, дополнительное рабочее место, фискальный накопитель, подключение к ОФД и постановка на учет в налоговой, техобслуживание.

В цену предложения Дримкас включено все вышеперечисленное, кроме фискального накопителя. К одной облачной кассе можно подключить неограниченное количество кассиров без доплат за лицензии.

Как подключить

Скачать приложение. Оно потребуется каждому сотруднику, который будет продавать товары или услуги на выезде. Можно бесплатно попробовать «Дримкас Старт» на Android.

Заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы. Вы заключаете договор аренды на 12 месяцев, приобретаете фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев — все у одного поставщика.

Зарегистрироваться в Кабинете. В нем можно отслеживать продажи, смотреть отчеты, принимать маркированные товары через систему электронного документооборота, контролировать остатки товаров и проводить акции.

Купить электронную подпись, если еще этого не сделали. Она потребуется, чтобы зарегистрировать кассу в налоговой инспекции.

Начать продажи. Если вы выберете компанию, которая помогает с установкой кассы, больше ничего не нужно. Специалисты подключат ОФД и зарегистрируют устройство в налоговой за вас, без доплат.

Что нужно знать об облачной кассе

1. Облачная онлайн-касса — аналог обычной, только установлена не на прилавке магазина, а в дата-центре.
2. Продавец подключается к ней с помощью интернета, а касса формирует чек, транслирует его в налоговую и посылает покупателю.
3. Применять такую кассу могут предприниматели, которые рассчитываются клиентами вне торгового помещения.
4. Чтобы начать использовать облачную кассу, нужно установить приложение на телефон и заключить договор на аренду кассы.

Облачная касса в смартфоне

Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.

2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.

Источник

Облачные кассы в 2021 году: 7 главных вопросов

В 2021 году почти все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами — с 1 июля даже ИП без сотрудников, которые продают товары своего производства, либо выполняют работы или оказывают услуги (за исключением тех, кто выберет режим «налог на профессиональный доход»). При этом есть сферы бизнеса, в которых покупатель и продавец не контактируют физически, но совершают расчеты. Чтобы и они могли принимать оплату по закону, существует облачная касса. Это сервис, который позволяет арендовать кассу в дата-центре, подключаться к ней через интернет и выдавать чеки, не покупая физическую кассу.

Но с облачными кассами многое непонятно — что это, как работает и кто может использовать ее по закону. Разберем сложные моменты и однозначно ответим, кто и как может использовать облачную онлайн-кассу в 2021 году.

1. Кто может использовать облачную кассу в 2021 году?

Основное правило: вы можете использовать облачную кассу, если не контактируете с покупателем в момент расчета и используете автоматическое устройство для приема платежей. Например, если покупатель заказывает и оплачивает заказ на сайте интернет-магазина или в приложении. Если же покупатель пришел к вам в магазин и оплачивает товар картой, применять облачную кассу нельзя.

Дополнительное правило: вы можете использовать облачную кассу, даже если контактируете с покупателем в момент расчета, но при условии, что оплату принимает:

• курьер по месту доставки;
• водитель или кондуктор на борту транспортного средства;
• специалисты, которые оказывают услуги или проводят работы на дому или на выезде.

Вот наиболее распространенные ситуации, когда можно использовать облачную кассу:

Интернет-магазин. Покупатель выбирает товар на сайте и оплачивает его на сайте или через платежную форму, платежным поручением в банке или через курьера в момент доставки. Оплата через мобильное приложение. Если вам платят за услуги через смартфон, при этом взаимодействия с продавцом нет. Например, у вас фитнес-клуб со своим приложением, в котором можно купить абонемент сидя дома или на работе. Либо вы продаете электронные книги, фильмы через сайт.

Автоматическое устройство. Деньги принимает вендинговый аппарат, терминал для оплаты парковки, автомат для продажи билетов, автоматическая мойка. При этом на экране автомата обязательно должен отображаться QR-код с реквизитами кассового чека.

Поездка в транспорте. Если пассажир не покупает билет в кассе, а платит либо внутри транспорта через транспортный POS-терминал, либо через мобильное приложение, например, как в Яндекс.Такси.

ЖКХ. Важно, чтобы оплата была онлайн — на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.

Услуги на выезде. Вы или ваши сотрудники приезжаете к клиенту и рассчитываетесь на месте. Например, делаете маникюр на дому или отправляете сантехников отремонтировать кран. Тогда вы можете принять от клиента оплату наличными или безналом, и отправить чек через облачную кассу.

Если вы ИП без сотрудников, который оказывает услуги или продает товары собственного производства, и при этом вы не перешли на налоговый режим НПД, с 01.07.2021 вы обязаны использовать онлайн-кассу. Вы можете не покупать устройство, а пользоваться облачной кассой, если соответствуете условиям выше. Например, если у вас свой магазин в соцсетях или вы оказываете услуги по клинингу.

2. Кто точно не может использовать облачную кассу в 2021 году?

Закон не разрешает использовать облачную кассу всем. Она точно не подойдет вам, если:

• Вы продаете товары или оказываете услуги на территории своего предприятия. То есть у вас офлайн-магазин, точка на рынке или в торговом центре, салон красоты, ресторан, и вы обслуживаете клиентов на этой же территории.
• Покупатель оплачивает заказ в пункте самовывоза или пункте выдачи заказов.
• Клиент платит за коммунальные услуги в офисе управляющей компании, ТСЖ или ресурсоснабжающей организации.
• Пассажир покупает билет или абонемент на проезд не на борту транспортного средства, а у кассира — на вокзале, в билетном киоске или пристанционной кассе.

3. Что такое вообще облачная касса?

Это онлайн-касса, которая стоит не у вас, а в специальном дата-центре. Вы подключаетесь к ней через интернет, проводите платежи и пользуетесь ей, как обычной кассой.

Аналогия. Вы можете хранить файлы на флешке. А можете скинуть файлы в облачное хранилище вроде Яндекс-Диска, и вам не придется всюду таскать с собой флешку, бояться, что она потеряется или когда-нибудь перестанет работать. Функцию персонального хранилища данных и его техническое обслуживание берет на себя облачный сервис.

Так и с кассами. Можно купить и поставить в офисе кассовый аппарат, самостоятельно следить за его работоспособностью, менять фискальные накопители, обновлять прошивки. А можно арендовать кассу в облаке, у сервиса, который разместит ее в своем дата-центре, а вы будете подключаться к ней из любого места расчета и не думать о техническом обслуживании.

4. Чем облачная касса отличается от онлайн-касс?

Онлайн-кассы — это все современные кассы, других сейчас быть не может. Приставка «онлайн» означает, что касса в момент расчета передает фискальные данные в ОФД по интернету, а ОФД отправляет их в ФНС. Таким образом, ФНС видит данные о совершенных расчетах в режиме онлайн.

До 2017 года кассы были обычными. Они записывали фискальные данные в фискальную память и электронную контрольную ленту защищенную (ЭКЛЗ), информация о совершенных расчетах в налоговую оперативно не поступала.

Облачная касса — тоже онлайн-касса, но особенная. Она стоит не у вас в офисе, а в дата-центре, а вы пользуетесь ей на расстоянии, через интернет. 54-ФЗ это не противоречит. В отличие от обычной онлайн-кассы, облачная касса формирует только электронные чеки. Но в этом нет ничего страшного: электронный и бумажный чек в 2021 году для закона равнозначны.

5. Облачная касса и касса для удаленной фискализации — это разное?

Можно купить кассу в собственность, держать ее у себя дома или в офисе и настроить так, чтобы она формировала чеки удаленно. Например, чтобы со смартфона курьера на нее уходила информация о продаже, а на смартфон приходил электронный чек. Такое решение нельзя назвать облачной кассой — это стационарная касса для удаленной фискализации. Разница в том, что касса — у вас в собственности, и вы сразу оплачиваете всю ее стоимость целиком, а также все услуги по настройке, интеграции, регистрации в ФНС. Вам все еще нужно самостоятельно следить за ее работоспособностью, обновлять, заменять фискальные накопители, регистрировать и перерегистрировать.

Облачная касса — это не совсем касса, а скорее сервис. И у этого сервиса есть услуга — предоставление кассы для удаленной фискализации. Вы физически не храните у себя кассу и не берете ее в собственность, а пользуетесь ей как онлайн-сервисом. А за работоспособностью кассы и ее соответствием новым требованиям 54-ФЗ следят специалисты сервиса. Кроме того, вы не платите сразу полную стоимость кассы и настройки, а отдаете понемногу каждый месяц. И если касса станет не нужна, сможете отключиться от сервиса и ничего не платить.

Иногда можно просто использовать вашу собственную кассу для онлайн-платежей!

Пройдите опрос, чтобы узнать, подходит ли вам такой вариант.

6. Как работает облачная касса?

Вы арендуете у сервиса кассу в защищенном дата-центре. Туда не могут пройти посторонние лица, в помещении поддерживается благоприятная температура и влажность, есть резервное питание в случае отключения электроэнергии и параллельное подключение к нескольким провайдерам для гарантированной постоянной связи с интернетом.

В идеальных условиях дата-центра касса ломается редко. Но если такое случается, то дежурный инженер исправляет ситуацию в среднем за 20 минут — длительные простои в работе кассы исключены.

Сервис облачных касс выдает вам доступ в личный кабинет, через который вы можете следить за платежами и чеками, открывать и закрывать кассовые смены, вручную формировать чеки и корректировать уже сформированные чеки, если в них была ошибка. Там же вас предупреждают об изменениях — например о том, что система обновится или о том, что пора заменить фискальный накопитель.

Облачную кассу можно интегрировать с:

• CMS сайта и платежной формой для автоматического формирования чеков при оплате на сайте.
• Товароучетной системой.
• Приложениями для приема оплаты по месту доставки или по месту оказания услуги.
• Платежными системами и интернет-эквайрингом.

Если одновременно происходит несколько платежей — например, в одну секунду платеж поступает с сайта и от курьера, — облачная касса выстраивает их в очередь и последовательно формирует по ним чеки. Одной облачной кассы достаточно для фискализации расчетов в разных местах.

7. Чем удобна облачная касса?

Стабильная работа. Облачная касса находится в защищенном месте под присмотром специалистов. Риск, что она сломается, минимален. А даже если сломается — ее быстро починят, не придется ничего ждать и платить.

Предсказуемые траты. Каждый месяц пользователь платит одну и ту же сумму и точно знает, сколько потратит на ККТ в ближайший год. Расходы на владение стационарной кассой менее предсказуемы: в любой момент может понадобиться помощь технических специалистов, которую потребуется дополнительно оплатить.

Удобная интеграция с интернет-магазином или приложением. Облачную кассу можно быстро «прикрутить» к сайту, чтобы она получала информацию от CMS или приложения. Наш облачный сервис АТОЛ Онлайн сотрудничает с наиболее популярными системами управления сайтов, платежными системами, сервисами для курьеров и выездной торговли. Можно настроить все в пару кликов, без сложной интеграции.

Заменяет несколько стационарных касс. Когда мест расчетов много, выгоднее использовать одну облачную кассу, чем снабжать стационарными кассами каждого водителя, курьера или выездного специалиста.

Как подключить облачную кассу?

В АТОЛ Онлайн процесс выглядит так:

• Вы регистрируете личный кабинет.
• Если вы подключили тариф «Без забот», мы помогаем подключить ОФД, оформить квалифицированную электронную подпись, если ее у вас нет, и пройти регистрацию кассы в ФНС. Если готовы настроить все сами, можно подключить тариф «Базовый» и сэкономить.
• Чтобы объединить кассу с платежной системой на вашем сайте, мы предоставим данные для интеграции. Мы работаем более чем со 100 системами оплаты, плюс предоставляем возможность прямой интеграции по API.

Готово! Ваша касса автоматически формирует чеки по платежам с сайтов, приложений или автоматических устройств, а вы и ваши сотрудники формируете чеки через личный кабинет или другие удобные для вас сторонние приложения. Если возникают затруднения, наша служба технической поддержки всегда на связи и готова вам помочь.

С первым шагом мы поможем прямо сейчас

Источник