Что значит неформализованные документы

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

• счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20);
• УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20);
• корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
• акт приемки работ — налоговая служба разработала для него форматы, но не обязательны (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552);
• документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155, действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).
• акт приемки и расхождений — Приказ ФНС РФ от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423.

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

1. В установленном приказом ФНС актуальном формате.
2. В собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
3. В уже утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО

Источник

Формат электронных документов

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.

Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.

В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой

Формат документов в ЭДО

Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.

Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.

Счет-фактура

В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.

Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Корректировочный счет-фактура

В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.

Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Универсальный корректировочный документ (УКД)

В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.

Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами

Законодательная база

Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:

• 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
• 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП.
• 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
• Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
• Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.

Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.

Вопрос-ответ

В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?

При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.

Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:

1. Распечатать документ.
2. Подписать его у руководителя и поставить печать организации.
3. Отсканировать документ и сохранить его в формате jpg, png, pdf или tiff.

Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.

Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?

Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.

Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?

В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.

Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.

Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?

В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.

Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.

Поможем организовать работу с формализованными документами

Источник

Список документов

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.

Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.

Формализованные документы

• Документ
  в утвержденном ФНС формате.xml

Акт приемки-сдачи работ (услуг)	Документ в рекомендованном ФНС формате.xml Документ в произвольном формате, у которого указан тип документа (накладная или акт) и заполнены реквизиты
Документ ТОРГ-2 (документ приемки)
Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212)
Счет-фактура
Корректировочный счет-фактура
Исправленный счет-фактура
Исправление корректировки счета-фактуры
Универсальный передаточный документ
Универсальный корректировочный документ
Исправленный универсальный передаточный документ
Исправленный универсальный корректировочный документ

Полуформализованные документы

Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг) (произвольная форма)
• ТОРГ-12 (произвольная форма)
• Акт сверки
• Договор
• Внутренняя накладная (ТОРГ 13)

Неформализованные документы

Microsoft Word 97-2010 (.doc);

Microsoft Excel 97-2010 (.xls);

Office Open XML (.docx,.xlsx);

Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);

Rich Text Format (.rtf);

Open Document Format (.odt);

Portable Document Format (.pdf);

Текстовый файл (.txt)

Произвольный XML (.xml)

DBF

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Источник

Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт

Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.

ЭДО для товарного учета

Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.

Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.

Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.

Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.

Алгоритм работы с неформализованными документами

Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.

Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:

• нельзя подписать вручную скан-образ и отправить его с ЭЦП;
• нельзя получить документ в PDF-формате с ЭЦП, распечатать его, подписать снова, но на бумаге и отправить контрагенту;
• нельзя делать счета-фактуры в PDF-формате.

Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).

Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.

Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:

• формализовать те документы, которые возможно, переведя их в XML-формат. В результате система сможет помогать пользователям с проверкой, то есть снимается часть рисков, кроме того, работу с формализованными документами проще автоматизировать, исключив участие человека;
• документы, которые остаются неструктурированными, передаются на согласование в систему электронного документооборота (СЭД) так же, как и структурированные.

Формализация неструктурированного ЭДО

Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.

1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.

2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.

На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.

3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.

4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.

Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО

В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:

• приложения к договорам по коммерческим услугам в веб-кабинетах провайдера;
• договоры по некоммерческим закупкам, приложения к ним в веб-кабинетах провайдера;
• счета на оплату, в том числе авансовые (в них есть реквизиты, которых нет в УПД);
• другие документы — приложения к УПД (тайм-шиты, табели, отчеты, акты и т.д.).

В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.

Источник

Информационное письмо (Произвольная форма)

Уведомление о начислении премии (Произвольная форма)

Акт приема-передачи ТМЦ на хранение (по форме МХ1)

ТОРГ-12 (Товарная накладная) (Произвольная форма)

Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2 (Произвольная форма)

Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15 (Произвольная форма)

Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1 (Произвольная форма)

Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13 (Произвольная форма)

Реестр расходов (Произвольная форма)

Реестр актов (Произвольная форма)

Ведомость за выполненные работы (услуги) (Произвольная форма)

Документ ТОРГ-2 (документ приемки)

Отчет агента (Произвольная форма)

Акт зачета взаимных требований (Произвольная форма)

Акт приема-передачи прав на использование ПО (Произвольная форма)

Договор (Произвольная форма)