Что значит касса предприятия

Касса

Чаще всего применение контрольно-кассовых аппаратов является для индивидуальных предпринимателей и коммерческих предприятий необходимостью, продиктованной законом. В основном она возникает тогда, когда работа организаций связана с предоставлением услуг населению или, например, розничными продажами.

Для чего нужна касса

Закон довольно четко определяет ситуации, когда без кассы обойтись невозможно. Все ИП и компании, занимающиеся выполнением работ, оказанием услуг, или продажей товаров за наличные денежные средства, а также по банковским картам должны в своей деятельности использовать контрольно-кассовую технику. Чаще всего это касается, тех бизнесменов, которые работают с населением, поскольку именно обычные граждане используют для оплаты банковские карты и наличные деньги.

Где купить кассу

В обычном магазине, торгующем техникой, купить контрольно-кассовую машину не получится. Их продажей занимаются специализированные организации, которые прошли проверку Государственной экспертной комиссии по ККМ, причем купить кассу можно как в головном офисе, так и в широко раскиданных филиалах. Надо отметить, что продавцы реализуют не только новую кассовую технику, но и бывшие в употреблении модели – несмотря на строгий контроль за ККМ это законом допускается. Единственное жесткое требование: касса обязательно должна быть снята с учета в налоговой инспекции и иметь новый фискальный блок.

Важно! Документы на кассовый аппарат, выданные продавцом, терять категорически нельзя, поскольку они нужны для регистрации кассы в налоговой инспекции, последующего ее обслуживания, а также пригодятся, если возникнет необходимость по продаже кассовой машины.

Требования к кассовым аппаратам

Не всякая касса может применяться в предпринимательской деятельности. Существуют законодательно установленные требования к кассовой технике.

1. Модель кассового аппарата обязательно должна присутствовать в перечне Государственного реестра контрольно-кассовой техники, допустимой к использованию. Там же содержатся сведения о реквизитах, которые должны пропечатываться на кассовом чеке автоматически. Для разных областей деятельности эти реквизиты различны. Смотрите также перечень требований к ККТ для добавления ее в государственный реестр.
2. Каждая касса должна быть обязательно поставлена на учет в налоговых органах. Только после этого на ней можно работать.

Кассовый аппарат: техническое сопровождение и обслуживание

После покупки следует сразу же заключить договор на техническое обслуживание кассы. Для этого не нужно искать какие-то специальные технические центры, этим занимаются те же магазины, которые и продают контрольно-кассовые машины.

Техническое обслуживание очень важно, поскольку кассы требуют периодического осмотра специалистами. Каждый осмотр кассовой техники, замена ЭКЛЗ и т.п. процедуры вносятся в специальный журнал вызова технических специалистов, который в обязательном порядке изучают налоговики при выездных проверках.

Без заключения договора на техническое обслуживание кассы, постановка ее на учет в налоговую службу будет невозможна.

Как зарегистрировать контрольно-кассовую технику

Прежде чем начать работать с использованием кассы, ее нужно обязательно зарегистрировать в территориальной налоговой инспекции. Сделать это можно двумя путями:

• при помощи сотрудников Центра технического обслуживания;
• самостоятельно.

Первый вариант выгоден с точки зрения экономии сил и времени, но будет несколько затратным в финансовом плане, а второй хоть и бесплатный, но потребует определенных усилий.

Сама процедура регистрации происходит в два шага:

1. собственно подача документов в ИФНС;
2. осмотр кассового аппарата налоговыми специалистами, в результате которого и происходит регистрация кассы.

Документы для регистрации кассы

Для того, чтобы поставить ККМ на учет в налоговые органы, требуется собрать следующий пакет документов:

• Правоустанавливающие документы организации или ИП;
• Заявление о регистрации кассового аппарата;
• Паспорт кассы, полученный при покупке аппарата;
• Учетный талон (выдается как приложение к паспорту ККМ);
• Договор о техническом обслуживании, заключенный с Центром технической поддержки.

При осмотре кассы налоговики также обязательно потребуют журнал кассира-операциониста. Он необходим для внесения ежедневных отметок о показаниях счетчика кассы, приходе-расходе и т.д. Купить его можно либо сразу же, вместе с кассовой машиной, либо позже – в специализированном магазине бланков или типографии. Этот журнал должен быть обязательно пронумерован, прошнурован, скреплен автографом уполномоченного лица и печатью организации или ИП. После проверки и постановки ККМ на учет, журнал заверяется подписью налогового специалиста и соответствующей печатью.

После регистрации контрольно-кассовой техники, на руках у владельца остаются:

• касса с пломбой налоговой инспекции;
• паспорт ККМ, учетный талон, договор на техническое обслуживание;
• карточка регистрации кассы (хранить ее нужно как зеницу ока, поскольку ее обязательно потребуют налоговые инспектора в случае выездной проверки);
• журнал кассира-операциониста с подписью и печатью ИФНС.

Кассовый аппарат при разных системах налогообложения

Как уже говорилось выше, кассовый аппарат обязателен к применению при расчетах наличными купюрами или посредством банковских карт. Но зависит ли его применение от используемого налогового режима? Да, в частности касса необходима на:

• общем режиме налогообложения;
• упрощенной налоговой системе;
• едином сельскохозяйственном налоге.

При этом на ЕНВД и Патентной системе кассовый аппарат применять не обязательно. По требованию покупателя или клиента достаточно выдать товарный чек или бланк строгой отчетности.

Внимание! Существует список видов деятельности, при которых использование кассовой техники не является обязательным. К примеру, кассой можно не пользоваться при продаже лотерейных билетов, периодической печатной продукции, проездных билетов, мороженого, напитков на разлив и т.д. Полный перечень можно найти в Налоговом кодексе РФ.

Онлайн кассы

С сентября 2016 года все организации и индивидуальные предприниматели, использующие контрольно-кассовую технику, будут обязаны подключиться к онлайн кассам. Суть их заключается в следующем: данные обо всех операциях, совершаемых посредством кассового аппарата, автоматически передаются в налоговую инспекцию через интернет в онлайн-режиме.

Если интернет в какой-то период времени отсутствует, то чек будет пробиваться автономно, а после восстановления связи, вся информация в полном объеме поступит оператору фискальных данных.

Цель внедрения онлайн касс – контроль за законностью работы предпринимателей. Оперативная передача данных об операциях, совершаемых компаниями и ИП через кассу, делает ее прозрачной для налоговых органов. В дальнейшем все сведения, полученные таким образом, будут сверяться с налоговыми декларациями и в случае выявления нарушений последует неминуемое административное наказание.

Применение онлайн касс будет необходимо во всех тех случаях, когда законодательство требует и использования обычных касс.

Таким образом, при работе с контрольно-кассовой техникой нужен обстоятельный подход. Ее использование возможно только после регистрации в налоговой службе и при условии полного технического сопровождения. Почти все расчетные операции, проводимые через наличные денежные средства и по банковским картам, являются основанием для применения контрольно-кассовых аппаратов. Исключения составляют случаи, когда возможно использование бланков строгой отчетности или товарных чеков. Любое отклонение от соблюдения тщательно прописанных в законе норм и правил может привести к административному наказанию индивидуального предпринимателя или организации. Именно поэтому, прежде чем переходить на работу с кассой, нужно тщательно изучить закон РФ или проконсультироваться у налогового специалиста.

Источник

Касса предприятия

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу.

Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств.

Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы).

Лимит остатка денежных средств в кассе

Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, утвержденного руководителем организации. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней.

За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита ИФНС может наложить одновременно два штрафа:

на организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

на ее руководителя — в размере от 4000 до 5000 руб.

Бухгалтерский учет операций по кассе

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и других денежных документов) предназначен активный счет 50 «Касса».

К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса».

Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50.

Оформление получения и выдачи наличных

При получении каждой суммы наличных в кассу организации надо:

2) внести запись о поступлении наличных в кассовую книгу (форма N КО-4).

При выдаче наличных из кассы надо:

2) внести запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы — это сверка остатка наличных денег в кассе с данными учета наличных по документам (в кассовой книге, ПКО, РКО), а также с остатком по дебету счета 50 «Касса».

В ряде случаев, например при смене кассира, проведение инвентаризации кассы обязательно. Дополнительная (добровольная) инвентаризация кассы проводится в сроки, установленные в бухгалтерской учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Инвентаризацию кассы можно провести как при комплексной инвентаризации всех активов и обязательств, так и отдельно, причем в любое время.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источник

Кассовая дисциплина в 2021 году

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.

Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.

Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2021 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно ему в 2021 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

N_c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N_c = 3. При определении N_c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

N_n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N_n = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Ограничение наличных расчетов

Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Деньги из кассы на личные нужды

Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

• для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Источник