Что значит формализовать документы

Вводятся в действие методические рекомендации по работе с формализованными документами, поступающими в налоговые органы

Схема (методические рекомендации) определяют типовую организационно-методическую схему обработки налоговыми органами формализованных сообщений, заявлений и уведомлений по вопросам налогообложения имущества.

Приведен перечень формализованных налоговых документов, прием которых обеспечивается налоговыми органами в соответствии с настоящими рекомендациями.

Ввод налоговых документов в АИС обеспечивается ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в установленном (для каждого вида налогового документа) порядке.

Зарегистрированные налоговые документы передаются в структурное подразделение налогового органа, уполномоченное на их рассмотрение.

В случае невозможности определения налогового органа, в которой необходимо передать налоговые документы для их рассмотрения по существу, они направляются по СЭД в адрес соответствующего управления ФНС России по субъекту Российской Федерации.

Налоговые документы рассматриваются в сроки, предусмотренные пунктом 4 статьи 52, пунктом 3 статьи 361.1, пунктом 3.1 статьи 362, пунктом 1.1 статьи 386, пунктом 10 статьи 396, пунктом 2.1 статьи 408 НК РФ.

В установленных случаях срок рассмотрения налоговых документов может быть продлен. Типовая (рекомендуемая) форма уведомления о продлении срока рассмотрения налогового документа приводится в приложении к рекомендациям.

С 01.01.2021 признано утратившим силу письмо ФНС России от 25.09.2019 N БС-4-21/19518@ «Об организации обработки сообщений, заявлений и уведомлений, поступивших в налоговые органы по вопросам налогообложения имущества».

Больше документов и разъяснений по коронавирусу и антикризисным мерам — в системе КонсультантПлюс.

Источник

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

• счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20);
• УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20);
• корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
• акт приемки работ — налоговая служба разработала для него форматы, но не обязательны (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552);
• документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155, действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).
• акт приемки и расхождений — Приказ ФНС РФ от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423.

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

1. В установленном приказом ФНС актуальном формате.
2. В собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
3. В уже утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО

Источник

Формат электронных документов

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.

Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.

В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой

Формат документов в ЭДО

Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.

Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.

Счет-фактура

В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.

Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Корректировочный счет-фактура

В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.

Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Универсальный корректировочный документ (УКД)

В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.

Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами

Законодательная база

Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:

• 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
• 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП.
• 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
• Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
• Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.

Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.

Вопрос-ответ

В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?

При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.

Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:

1. Распечатать документ.
2. Подписать его у руководителя и поставить печать организации.
3. Отсканировать документ и сохранить его в формате jpg, png, pdf или tiff.

Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.

Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?

Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.

Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?

В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.

Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.

Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?

В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.

Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.

Поможем организовать работу с формализованными документами

Источник

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.

Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Источник