Что значит директор по общим вопросам

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам нужна для определения положения этого топ-менеджера в управленческой структуре организации. В документе конкретизированы его функции, требования к квалификации, права, которыми он наделяется. Необходимость конкретизации определяется и тем, что данная должность носит довольно неопределенный характер и её содержание может сильно разниться на разных предприятиях. Должностную инструкцию заместителя директора ниже используете как «рыбу», вставив туда конкретные обязанности, которые актуальны именно в вашей организации. Приступаем!

Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам

1. Основные положения

1. Заместитель директора по общим вопросам принимается на свою позицию и освобождается от неё руководителем компании.
2. Заместитель директора по общим вопросам находится в подчинении у директора компании.
3. Кандидат на заместителя директора обязан соответствовать следующим стандартам:
   • высшее образование;
   • опыт работы по профилю не меньше 4 лет, в том числе на руководящих позициях от 2 лет.
4. На время отсутствия менеджера (болезнь, отпуск и т.д.) его функции передаются исполнительному директору компании.
5. Заместитель директора по общим вопросам должен разбираться в следующих вопросах:
   • профильное законодательство, регулирующее сферы бизнеса компании;
   • нормы государственных организаций, относящиеся к сферам деятельности компании;
   • принятые в компании нормативы ведения документооборота;
   • основы анализа экономического положения;
   • нормы делового этикета;
   • правила ведения деловых переговоров;
   • правила подготовки квартальной и годовой финансовой отчетности;
   • успешные практики современного маркетинга и менеджмента;
   • распределение функций по структурным подразделениям компании;
   • кадровая основа компании;
   • вопросы планирования и прогнозирования деятельности;
   • основные поставщики компании, её покупатели и другие контрагенты;
   • текущая рыночная ситуация и тренды её развития;
   • филиалы и региональные подразделения компании;
   • основные активы компании.
6. Заместитель директора по общим вопросам при выполнении своих функций руководствуется:
   • действующими нормами и законами;
   • корпоративными документами;
   • содержанием этой инструкции.

2. Функции

Топ-менеджер ответствен за:

1. Координацию взаимодействия подразделений компании.
2. Организацию переговоров по поручению директора.
3. Ведение документооборота в зоне собственной компетенции.
4. Налаживание долгосрочных отношений с партнерами компании.
5. Отслеживание отношений с регулирующими инстанциями.
6. Мониторинг текущего финансового состояния компании, тенденций её развития и внесение предложений по совершенствованию её деятельности.
7. Участие в аудиторских и инвентаризационных мероприятиях.
8. Взаимодействие с контрагентами и сотрудниками по деловым спорами и конфликтам.
9. Отслеживание возможностей по расширению бизнеса.
10. Временная замена прочих заместителей директора компании на время их отсутствия.
11. Контроль за выполнением сотрудниками компании распоряжений директора.

3. Ответственность

Топ-менеджер привлекается к ответственности за следующие нарушения:

1. Причиненный компании ущерб, возникший по его вине, — в соответствии с законодательством и корпоративными стандартами.
2. Передачу третьим лицам внутренней информации — в соответствии с нормами действующего законодательства.
3. Некорректное исполнение своих функций — в соответствии с трудовым законодательством и корпоративными правилами.
4. Нарушение действующих норм и законов — в тех границах, которые даны в соответствующих статьях законодательства.

4. Права

Топ-менеджер обладает следующим комплексом прав:

1. Руководить сотрудниками в пределах своей компетенции.
2. Участвовать в процессах проверки выполнения сотрудниками их KPI.
3. Требовать от сотрудников компании помощи и содействия в своей деятельности в пределах своей должностной компетенции.
4. Участвовать в собраниях топ-менеджмента компании по вопросам её развития.
5. Подписывать документацию в пределах своей компетенции.
6. Представлять руководство компании в процессах взаимодействия с сотрудниками, партнерами и контролирующими инстанциями.
7. Требовать от руководства компании поддержания условий, которые нужны для эффективного выполнения предписанных функций.

5. Должностные связи

Данный топ-менеджер организует сотрудничество с коллегами на следующих основаниях:

1. С начальником кадрового отдела по вопросам поощрения сотрудников, их наказания и принятия на работу новых специалистов.
2. С главным бухгалтером по вопросам финансовой ситуации в компании.
3. С коммерческим директором по вопросам взаимодействия с действующими партнерами и поиска новых партнеров.
4. С главой службы безопасности по вопросам проверки контрагентов и сотрудников.

Для чего составляется должностная инструкция

Документ не упоминается в современном трудовом законодательстве, но его правовой статус подтверждается письмами Роструда и соответствующими судебными решениями. Должностная инструкция востребована для расширенного толкования параметров трудового договора, особенно понятия «трудовая функция», необходимость которой обозначена в статье 57 ТК.

Для руководителя компании корректно написанный документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс сотрудника, не отвлекаясь на постоянные недопонимания.

Другим руководителям компании документ помогает распределить зоны ответственности и свои полномочия.

Для заместителя директора положения инструкции помогают определить, что ожидает от него директор компании и каким комплексом полномочий он наделен для выполнения возложенных обязанностей.

Таким образом, инструкция помогает снизить вероятность возникновения рабочих конфликтов и повысить эффективность рабочих процессов.

Важно! Должностная инструкция может оформляться либо как приложение к трудовому договору, либо как локальный юридический акт.

Что нужно помнить при написании документа

Основные параметры должностной инструкции не определены в действующем законодательстве. На практике она рассматривается как приложение к трудовому договору, разъясняющая его содержание. Для создания документа применяются определенные типовые формы, которые включают следующие разделы:

К этим частям крупные работодатели обычно добавляют ещё несколько, которые оговаривают такие моменты, как условия труда или требования к квалификации сотрудника. В любом случае созданная инструкция не должна противоречить положениям трудового договора и действующим нормам законодательства.

Важно! Как образец для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты, чье использование регулируется статьей 195.3 ТК.

Основные положения

Начальный раздел, который используется для перечисления базовых принципов работы. Кому подчиняется сотрудник, кто имеет право его нанимать и увольнять и другие моменты — все они содержатся здесь. Основные пункты раздела довольно типовые, одинаковые у любых работодателей. В разных инструкциях различаются лишь требования к квалификации кандидата и список требуемых от него навыков.

Функции

Этот раздел имеет особое значение для заместителя по общим вопросам. В разных компаниях эта должность может подразумевать совершенно разный круг обязанностей. Хотя часто в функции этой позиции входят те, которые не закреплены за другими руководителями, но все зависит от конкретики определенной компании. В любом случае перечисленные здесь рабочие обязанности должны соответствовать списку навыков, приведённому в начальном разделе.

Ответственность

Данная часть отведена под перечисление возможных нарушений сотрудника в процессе выполнения им рабочих функций. Конкретные меры наказания в разделе рекомендуется не описывать, т.к. они определяются в ходе соответствующих административных и юридических разбирательств.

Права

В разделе перечисляются полномочия, которыми наделяется сотрудник. От работодателя зависит, насколько важен пост заместителя директора по общим вопросам, какие функции на него возлагаются и, соответственно, какими правами он наделяется.

Должностные связи

Дополнительный раздел, который добавляют, когда нужно яснее прописать положение заместителя директора в иерархии компании, что поможет избежать конфликтов и неясностей с другими топ-менеджерами.

После написания инструкции её согласовывают с руководством компании и профильными специалистами (юристом, работником кадрового отдела). После окончания процесса согласования документ распечатывается на корпоративном бланке с соблюдением всех атрибутов, требуемых для официального документа. Далее с инструкцией знакомят самого кандидата на должность. Заключительным этапом является проставление подписей всеми задействованными лицами. Обязательны подписи директора компании и сотрудника, для кого составляется инструкция. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывался документ. Необходимость их включения определяется правилами документооборота компании.

Источник

Объясните простым языком, чем занимается зам. директора по общим вопросам.

На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие
функции:
2.1. Участие в заключении хозяйственных договоров предприятия и
контроль за их своевременными и точным исполнением.
2.2. Принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия.
2.3. Контроль за сохранностью имущества предприятия.
2.4. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчинен-
ных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных
и нормативных правовых актов по охране труда.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций заместитель директора по
общим вопросам обязан:
3.1. Организовывать работу и эффективное взаимодействие вверенных
ему структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направ-
лять их деятельность на развитие и совершенствование производства, повы-
шение эффективности работы предприятия, качества и конкурентоспособности
производимой продукции.
3.2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на
основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессив-
ных форм управления и организации труда, рационального использования
производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3.3. Решать вопросы, касающиеся производственно-хозяйственной дея-
тельности предприятия.
3.4. Обеспечивать соблюдение законности в осуществлении хозяйствен-
но-экономических связей предприятия.
3.5. _____________________________________________________________.

Источник

Ключевые обязанности руководителя по организации эффективного управления

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:

• управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;
• взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;
• производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;
• осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

• Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер (например, вы являетесь руководителем научного направления и у вас два лаборанта-помощника), то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.
• Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.
• Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел — производство результата.
• Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.
• Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.

Если искомые обязанности представить в виде перечня, то он будет выглядеть так.

1. Постановка задачи и организация выполнения.
2. Распределение обязанностей.
3. Обеспечение взаимодействия.
4. Выстраивание межличностных взаимоотношений.
5. Анализ результатов.
6. Аудит эффективности процессов.

Рассмотрим каждый из пунктов подробно.

1. Обязанность «Организация выполнения»

Мы должны провести декомпозицию нашей задачи до уровня простейших рабочих заданий, при этом учесть целый ряд условий — от уровня квалификации подчиненных до приоритетности конкретной задачи в рамках общего поля.

Нам также необходимо определиться с приоритетами, оптимальной последовательностью выполнения работ, выстроить график и отметить на нем как необходимые места контроля, так и точки для принятия решения об уточнении дальнейшего хода работ. Возможно, характер задачи предполагает уместность оценки внутренних/внешних рисков и разработку соответствующих профилактических либо реактивных мероприятий.

Все эти процедуры должны быть согласованы как с содержанием самой задачи, так и со сроками ее выполнения. В противном случае после быстрого старта участники начинают спотыкаться о неучтенные препятствия, что резко замедляет ход выполнения задачи. Недостаток планирования в этой области также может привести к тому, что часть важных составляющих не исполняется вовсе или о них вспоминают в последний момент. В итоге задачи решаются долго, дорого и некачественно.

Если же поступать не так, как принято, а так, как правильно, то время, затраченное на организацию выполнения, многократно окупается управляемостью процесса, оптимальностью использования ресурсов структуры и качеством самой работы.

Если у вас нет времени на качественную организацию работы, то вы находитесь в очередной «самозатягивающейся петле», пытаясь сделать за счет скорости то, что следует решать посредством изменения подхода. Конечно, для этого вначале потребуется инвестировать дополнительное время, которого и так не хватает. Но иначе этот замкнутый на первый взгляд круг никак не разорвать.

Хорошо организованная работа выполняется быстро, интенсивно и… незаметно. В свою очередь, крики и суета свидетельствуют скорее не об энтузиазме подчиненных, а о низком качестве управления.

2. Обязанность «Распределение обязанностей»

Кроме того, нельзя обязывать, не оговаривая права. Те или иные полномочия оговорены в должностных инструкциях, но полномочия конкретного сотрудника в рамках выполнения актуального задания в стандартном регламенте содержаться не могут. Не стоит также надеяться на то, что подчиненный, взяв за основу перечень своих служебных обязанностей, самостоятельно определит набор своих полномочий в рамках конкретной работы.

Вывод: если вы не уделили достаточного внимания постановке задачи и организации выполнения, то у вас практически нет шансов адекватно распределить работу между подчиненными. Попадая в эту ситуацию, руководитель интуитивно выбирает одну из двух моделей.

• Модель 1. Основная часть работы выполняется самостоятельно, подчиненных работают исключительно в режиме «подай—принеси». Если не получается все выполнить самому, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор хороших подчиненных.
• Модель 2. «Перебрасываем» подчиненным работу в том виде, как есть, при этом понимая, что в результате все окажется совсем не так, как надо. Когда предчувствия сбываются, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор «хороших» подчиненных.

3. Обязанность «Обеспечение взаимодействия»

Ранее распределенные полномочия не могут учитывать неизвестное, а право самостоятельно решать вновь возникающие вопросы может быть делегировано только проверенным и надежным. Поэтому сотрудникам необходим периодический контакт с руководителем.

Кроме того, вашим подчиненным необходимо взаимодействовать со своими коллегами на «горизонтальном» уровне как внутри своей структуры, так и с выходом на другие подразделения.

Если ваши подчиненные обладают высоким уровнем исполнительской дисциплины задача несколько упрощается. По завершении процесса распределения обязанностей достаточно договориться о том, что при столкновении с любым препятствием и/или неожиданным фактором они немедленно сигнализируют об этом вам. Но и об этом надо не забыть договориться.

Также необходимо помнить о том, что любую работу необходимо контролировать — даже ту, при выполнении которой изначально не возникает неожиданностей и не требуется совместных действий. Если же руководитель склонен этим пренебрегать, то конечный или промежуточный результат может попросту отсутствовать, даже по самым объективным причинам. Методы и интенсивность контроля зависят от квалификации и дисциплинированности подчиненных, а кроме того — от характеристик поставленной задачи.

4. Обязанность «Выстраивание межличностных взаимоотношений»

Почему же у нас зачастую возникает подобная иллюзия? Считается, что если сотрудники находятся между собой в хороших отношениях, то они легко будут общаться по рабочим вопросам, спокойно и конструктивно договариваться по спорным моментам, в коллективе не будет ссор и сплетен, всем будет приятно и радостно работать, люди будут меньше уставать, и никто не захочет увольняться. Однако в коллективах, где складывается подобный стиль отношений, неизбежно возникают дополнительные факторы:

• снижается взаимная требовательность.
• взаимные обязательства становятся более значимыми, чем перед компанией и непосредственным руководителем.
• информация скрывается от руководителя, а если руководитель является частью «содружества», то — от вышестоящих инстанций (организаций).
• процветает круговая порука.

Мы вовсе не хотим сказать, что отношения в коллективе должны быть плохими. Это тоже не принесет ничего хорошего. Где же выход?

Руководитель обязан уметь поддерживать в коллективе должный баланс между сотрудничеством и соперничеством. Межличностные взаимоотношения — не данность, а управляемая субстанция; понятия же «хорошо» и «плохо» достаточно условны. Весь вопрос в рейтинге ваших собственных или же корпоративных критериев, при отсутствии которых вы будете использовать собственные.

5. Обязанность «Анализ результатов»

Человеческая психика устроена таким образом, что он всегда подсознательно стремится избежать нежелательного понижения самооценки и потому склонен приписывать огрехи различным внешним причинам. Любые же результаты представляются оптимальными и единственно возможными. В связи с этим рекомендуем вам заниматься анализом промежуточных и конечных результатов на регулярной основе, запланировав это как обязательную процедуру. Такая привычка хотя иногда и портит настроение, но существенно повышает эффективность управления.

6. Обязанность руководителя «Аудит эффективности процессов»

Так, если руководитель обнаруживает, что система мотивации не способствует качественному выполнению поставленных задач, то он должен либо организовать разработку конкретных предложений по изменению ситуации, либо привлечь необходимый для этого внешний ресурс.

Если руководитель сам не использует какой-либо управленческий инструмент, то его подчиненные с высокой вероятностью также этого делать не будут. Если вы сами не пользуетесь управленческой технологией, то контроль ее использования подчиненными будет требовать дополнительных усилий и, скорее всего, постепенно сойдет на нет. Без постоянного контроля технология, вероятнее всего, применяться не будет, а будет только создаваться видимость ее использования.

Выполнение аудита эффективности процессов — не хобби, а обязанность. Результатами его выполнения должны стать перечни объектов анализа, описания методик оценки и возможности ознакомиться с результатами.

Об особенностях практического применения

В единицу времени человек может эффективно заниматься только одной работой. Тот, кто старается одновременно выполнить несколько важных дел, ничего толком не сделает. Поэтому выполнение управленческих обязанностей должно включаться в рабочий график руководителя под соответствующим названием. В рабочий график управленческие обязанности следует включать не просто наравне с прочими делами, а с учетом того, что именно эта область ответственности должна быть приоритетной. Научитесь выделять время в соответствии с приоритетами, чтобы слова с делами не расходились.

Руководитель отвечает за то, чтобы эти действия выполнялись на регулярной основе, состав же участников и их роли — вопрос ситуационный.

Сами ли вы собираетесь детально проработать задачу, после чего сообщить о ней подчиненным, либо собираетесь привлечь их к активному участию в разработке? Может быть, участие будет ограничено сбором данных по сформулированным вами вопросам? Все это можете определить только вы сами. Вы отвечаете за то, чтобы обязанности полноценно исполнялись, каким же ресурсом — вопрос не принципиальный.

Кроме того, вам необходимо учитывать и то, что все обязанности в процессе их исполнения соединены незримой цепочкой обратной связи. В процессе организации выполнения может выясниться, что сама задача требует дополнительного осмысления, а может быть, и переформулирования. Такое часто бывает, например, из-за нехватки ресурсов, чего на стадии постановки задачи не всегда возможно предвидеть.

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

• Длительность 25 часов за 1 месяц
• Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
• Выдаем удостоверение о повышении квалификации
• Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Источник