Что значит административная должность

Что такое административная работа

Содержание статьи

• Что такое административная работа
• Что входит в обязанности системного администратора
• Как стать администратором

Административные должности на предприятии

Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Источник

Какая административная работа лучше всего вам подходит

Профессиональные административные специалисты необходимы почти в каждой отрасли. Навыки, которые вы приобрели на одной работе, часто переносятся в другую сферу, если выбираете карьеру помощника-администратора.

Административные вакансии занимают обширный диапазон. Отчасти потому, что есть много типов должностей, много областей знаний и вереница ступеней карьеры, от начального уровня до высшего руководства.

Обязанности включают управление шумным офисом, общение с людьми и ведение документации. Эта универсальность и адаптивность делает карьеру в области управления выгодной. Однако имейте в виду, что, несмотря на спрос в некоторых секторах (например, в медицине и здравоохранении), общие перспективы трудоустройства административных помощников, как показывают федеральные статистические данные, в будущем снизятся.

Хотя наличие высшего образования полезно, многие работодатели не требуют диплом при приёме на административную работу. Однако для большинства вакансий требуются относительно высокие технологические навыки использования компьютеров, а также отличные организационные, многозадачные, коммуникативные навыки работы с людьми.

Сравните некоторые варианты рабочих мест для начала карьеры.

Помощник по кадрам

Помощники по персоналу отслеживают заработную плату, льготы, учитывают изменения и изменения в названиях должностей, а также любую другую информацию, содержащуюся в кадровой документации организации.

Хотя вы можете получить работу с дипломом об окончании средней школы, некоторые работодатели нанимают только тех кандидатов, которые имеют профильную степень бакалавра.

Помощник библиотекаря

Эти люди помогают, выполняя канцелярские обязанности в государственной, школьной, университетской или специальной библиотеке. Они регистрируют и проверяют книги, обрабатывают новые материалы, возвращают книги и другие предметы на полки и собирают штрафы. Работодатели наймут вас, если у вас есть аттестат о среднем образовании или эквивалентный диплом. Некоторые даже берут на работу тех, кто не закончил учёбу. Они предложат обучение новых сотрудников без отрыва от производства.

Фельдшер

Фельдшеры и медицинские сёстры выполняют административные и клинические задачи в кабинетах врачей. Многие отвечают за и то, и другое, но некоторые занимаются только одним типом задач.

Помощник юриста

Секретари помогают юристам с различными задачами, включая подготовку к судебным процессам, слушаниям и закрытию. Они также проводят исследования и разрабатывают юридические документы.
Вы можете выбрать один из нескольких путей, если хотите стать помощником юриста.

1. Найти юридическую фирму, которая предложит обучение без отрыва от производства. Это самый простой и наименее затратный способ подготовиться к работе по этой специальности.
2. Если вы хотите повысить свои шансы на приём на работу, пройдите формальное обучение.

Помощник по административным вопросам

Тот, кто работает с руководителем или группой руководителей для выполнения повседневных задач в организации. Административный помощник может отвечать на телефонные звонки или приветствовать гостей, как секретарь. Он также выполняет более сложные задачи, такие как создание повесток дня, встреч и управление несколькими календарями.

Другие задачи административного помощника включают:

• контроль инвентаря, оборудования и канцелярских товаров;
• координация процедур отчётности между командами организации;
• обеспечение поддержки проекта;
• контроль расходов и счетов отдела.

Офис-менеджер

Офис-менеджер, также известный как офисный администратор или просто администратор, выступает в качестве связующего звена между руководством и сотрудниками внутри организации. Офис-менеджеры несут ответственность за множество задач, включая контроль доставки, организацию рабочих мест и оказание помощи руководителям, где это необходимо. В зависимости от размера организации, офис-менеджер может также помочь в процессе найма, назначив собеседования, или с финансовыми задачами, такими как управление счетами.

Регистратор

Регистратор, также обычно называемый секретарем или дежурным стойки регистрации, является первой точкой контакта для клиентов и сотрудников при входе в офисную среду. Администратор обычно сидит у стойки регистрации или у входа в вестибюль и помогает приветствовать и направлять посетителей, когда они прибывают.

Регистратор также отвечает на основную телефонную линию компании и соответственно переводит звонки. Другие задачи администратора на стойке регистрации включают получение почты или посылок, планирование встреч для клиентов, уборку приёмных и помощь с другими административными задачами по мере необходимости.

Виртуальный помощник

Сравнительно новая должность для лица, которое предоставляет различные услуги предприятиям или руководителям организаций из удалённого места. Виртуальный помощник выполняет многие задачи, выполняемые исполнительным помощником, но также может выступать в качестве личного помощника и выполнять личные поручения.

Общие задачи виртуального помощника включают:

• административная работа (электронная почта, планирование, бронирование поездок);
• личные задачи (планирование личных встреч, совершение личных покупок, бронирование личных поездок);
• создание контента (исследование и создание блогов или бизнес-контента);
• управление финансами (мониторинг бюджета и расходов);
• служба поддержки клиентов (ответы на звонки и их перенаправление).

Начальник штаба

Титул, который часто можно услышать в политике также сравнительно новый термин для высшей административной ступени в бизнесе. Начальник штаба служит связующим звеном между клиентами, персоналом и руководителями.

Основные обязанности начальника штаба:

• помогает генеральному директору организовать свое время;
• посещает встречи от имени своего начальника;
• общается с основными заинтересованными сторонами;
• составляет проекты предложений для генерального директора;
• проводит организационную культуру и мероприятия.

Какие навыки нужны соискателю?

Чтобы представлять ценность для своих организаций, секретарям, исполнительным помощникам и общему административному персоналу необходимы определённые качества.

1. Сильные организаторские способности — это краеугольный камень админской профессии. Это означает, что нужно следить за дневниками и календарями, аккуратно хранить документы (цифровые или физические), и всегда заранее думать о том, что будет дальше.
2. Чёткие коммуникативные навыки — помощники администратора берут на себя все связи, на которые у руководителей нет времени. Им часто приходится отвечать на электронные письма и принимать телефонные звонки от имени руководителей и общаться с VIP-персонами, поэтому очень важно иметь хорошее правописание и приятную манеру общения по телефону.
3. Инициатива и драйв — лучшие помощники администраторов, которые не просто реагируют на проблемы по мере их поступления. Они ищут способы повысить эффективность, оптимизировать операции и внедрить новые программы на благо себя, своих руководителей и бизнеса в целом.
4. IT-грамотность — это важно для роли администратора. Знание Microsoft Office и любых других инструментов, которые могут использоваться в организации (например, инструментов управления проектами), является обязательным.
5. Честность и осмотрительность. Административные специалисты часто имеют доступ к конфиденциальным данным, стратегическим встречам, показателям эффективности бизнеса и другой секретной информации. На хорошего сотрудника руководство может всецело положиться.

Итак, если вы заинтересованы в поиске подобного рабочего места, открывайте раздел сайта карьерист.ру с вакансиями. Где-то вас очень ждут!

Источник

Административный персонал

В большинстве организаций, административный персонал – это достаточно широкая категория сотрудников, обеспечивающая эффективное функционирование самого предприятия. Однако о том, какие профессии включает в себя это понятие, и как именно регулируется деятельность административного персонала, знает не каждый сотрудник или работодатель. Это связано в том числе и с тем, что правовая база подобного разделения на административный и иные виды персонала является достаточно скудной.

Административный персонал – что это такое

Рассматривая вопрос того, что же представляет собой административный персонал, необходимо понимать, что четкого ответа в нормативно-правовых документах на государственном уровне не предусмотрено. Соответственно, разделение работников и структуры кадров на различные виды персонала является в первую очередь теоретическим вопросом, поэтому каждый работодатель в большинстве случаев сам принимает решение об используемой кадровой модели и порядке отнесения трудящихся к тем или иным категориям.

Однако все же имеются определенные общие принципы, в соответствии с которыми может регламентироваться структура кадров. Наиболее распространенной точкой зрения считается та, согласно которой административный персонал – это работники, обеспечивающие деятельность предприятия и не относящиеся непосредственно к выполнению производственных процессов и фактическому обеспечению прибыли организации.

В вопросах же прямого правового регулирования деятельности административного персонала, работодатель может руководствоваться своими собственными принципами организации структуры кадров. Однако все данные действия следует в обязательном порядке зафиксировать в положениях локальных нормативных актов организации и иной внутренней документации. В небольших организациях необходимость строгого разграничения и разделения категорий персонала в структуре кадров может отсутствовать в принципе. Например – все административные функции в малом бизнесе часто исполняет сам предприниматель.

Противоположностью административного персонала чаще всего называют производственный персонал – сотрудников, которые фактически обеспечивают получение предприятием доходов за счет производимых своими действиями товаров или оказываемых непосредственным потребителям и клиентам услуг.

Виды административного персонала в структуре кадров организации

Чаще всего под административным персоналом подразумевают общую совокупность сотрудников, имеющих различные возможные административные функции, либо даже просто – всех работников, которые не приносят своими действиями прямого дохода организации. Соответственно, к административному персоналу в структуре кадров часто относят:

Административно-управленческий персонал. Это – в первую очередь руководители определенных структурных подразделений или всей организации в целом. Кроме этого, к данной категории могут быть отнесены высококвалифицированные сотрудники, выполняющие деятельность в рамках предприятия, которая необходима для нормального функционирования организации.

Административно-хозяйственный персонал. К данной категории сотрудников относятся работники, которые выполняют различные внутренние хозяйственные функции в рамках организации. При этом в вопросах государственного регулирования в некоторых образовательных учреждениях к нему относят преимущественно бухгалтеров и кассиров, в то время как в коммерческих предприятиях к данному персоналу преимущественно причисляют сметчиков, планировщиков или завхозов.

Административно-технический персонал. Категория административно-технического персонала законодательством регулируется в правилах охраны труда при эксплуатации электротехники. В частности, к административно-техническому персоналу относятся сотрудники, обладающие большими профессиональными навыками и соответствующим разрядом, которые могут иметь определенные административные функции. Например, выдавать наряды и допуски иным работникам. При этом в отношении иных сфер деятельности законодательство не устанавливает использование данной категории в качестве обязательной.

Вышеозначенные категории сотрудников являются основными и практически не вызывают разногласий при отнесении их к административному персоналу. Далее же будут приведены категории работников, которые могут в зависимости от желаний работодателя и действующей кадровой структуры относиться как к производственному, так и к административному персоналу предприятия:

• Инженерно-технический персонал. Данная категория сотрудников обеспечивает прямое функционирование технических систем предприятия, однако не участвует в непосредственном производстве, что дает основание как причислять её к административному персоналу, так и не предпринимать таковых действий.
• Младшие служащие. Сотрудники, обслуживающие деятельность организации и решающие определенные важные внутренние или внешние вопросы, напрямую не связанные с получением прибыли, часто могут относиться к производственному персоналу. Однако также часто их относят и к структуре административных работников – например, это касается бухгалтеров, сотрудников кадрового отдела, работников приемных или канцелярии.
• Вспомогательный или обслуживающий персонал. К данным работникам относятся либо сотрудники с минимальной квалификацией и необходимыми для работы навыками, либо те, чья деятельность в целом не является необходимой для обеспечения именно функционирования предприятия, однако – может улучшить качество его работы, комфорт и защищенность.

Административный персонал – какие это профессии

Учитывая, что административный персонал – это крайне широкое понятие, оно включает в себя различные профессии работников,в зависимости от действующих правил внутреннего трудового распорядка или иных документов, регулирующих кадровый состав предприятия по категориям. Однако, чаще всего однозначно к административному персоналу относят эти профессии:

• Руководители. Все руководители, без исключения – начиная от высшего руководства и заканчивая руководителями отдельных структурных подразделений являются представителями именно административного персонала. При этом в некоторых случаях руководители также могут относиться и к производственному персоналу, если они также принимают участие в непосредственной экономической деятельности и приносят своим трудом прибыль предприятию.
• Высококвалифицированные специалисты, деятельность которых не относится к производству. Главные бухгалтера, работники отдела кадров, HR-специалисты, консультанты, заместители руководителей – все эти сотрудники практически всегда считаются именно административным персоналом.
• Юристы. Юристы могут быть в некоторых случаях отнесены и к производственному персоналу – если основная задача компании заключается в предоставлении юридических услуг потребителям. Однако если юридический отдел работает в интересах работодателя и не оказывает услуг сторонним лицам, он однозначно относится к административному персоналу.

Однако на разных предприятиях в административный персонал могут включаться все сотрудники, за исключением фактически участвующих в производстве или оказании услуг работников, а именно:

Ремонтники и монтажники, системные администраторы, при условии, что они не оказывают услуг клиентам, а лишь работодателю.

Уборщицы и иной подсобный персонал.

Охрана предприятия.

Работники сферы обслуживания, прямо не предлагающие и не оказывающие платных услуг клиентам.

Менеджеры всех направлений деятельности.

Кадровый отдел.

Бухгалтерия.

Общий перечень профессий, относимых к административному персоналу, работодатели обычно составляют самостоятельно. Однако некоторые предприятия используют более простую схему разделения – по положениям единых квалификационных справочников рабочих профессий и служащих. Так, профессии, указанные в первом справочнике – относят к производственным, а во втором – соответственно, к административным.

Особенности регулирования труда административного персонала

Так как административный персонал является особым сегментом организации не оказывает работодателю прямой экономической выгоды, исходя из этого необходимо учитывать некоторые особенности регулирования труда подобных сотрудников. А именно, работодателям следует внимательно рассматривать следующие аспекты деятельности:

• Мотивациясотрудников. Мотивировать производственный персонал работодателю достаточно просто – можно использовать механизмы сдельной оплаты труда или иные способы прямо привязать заработную плату работников к их полезности для компании.
• Системасубординации. Административный персонал должен обладать точно определенными правами и обязанностями и иметь все возможности для полноценной реализации своих полномочий.
• Расходы на поддержание штата. Статистика демонстрирует, что административный персонал каждой организации показывает тенденцию к росту без повышения реального его значения. Соответственно, необходимо трезво оценивать объем задач, стоящих перед административным персоналом и количество таких работников в штате – оно не должно превышать 40% от общего штата организации.

Источник