Бизнес процесс что это значит

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это один из популярных и давно устоявшихся инструментов решения задач в коммерческих и некоммерческих организациях. Он распределяет и оптимизирует работу сотрудников компании над поставленными целями. Этот инструмент используется как для работы с клиентами, так и для внутренних операций компании, что делает его универсальным для решения проблем. В статье рассмотрим, что такое бизнес-процессы предприятия и как они классифицируются.

Что такое бизнес-процессы компании

Бизнес-процесс — это деятельность рабочего коллектива, направленная на создание качественного продукта или получение иного результата. Каждый сотрудник отвечает за разные аспекты: одни за управление и контроль, другие за выполнение функций.

У бизнес-процесса может быть внешний и внутренний потребитель по отношению к организации. Первый характерен для материального взаимодействия, например, продажа товара или оказание услуги клиенту, который и будет выступать внешним потребителем. Внутренний находится в самой организации и решает отдельные задачи внутри коллектива, например, подбор кадров.

Рассмотрим это на примере типографии. Печать полиграфической продукции — это основной бизнес-процесс для данного предприятия. Печать (как процесс) включает множество операций, потребляет ресурсы (сырье, материалы, труд персонала и т.п.) и выдает результат потребителю — готовую книгу. Потребителем для этого процесса будут оптовые компании, которые распределяют товар до конечных потребителей.

Другой пример бизнес-процесса — закупка материалов для печати книжной продукции. Потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят бумагу, краски и т.д.

Эта же модель используется и в некоммерческих целях, например, в благотворительных фондах для организации сбора пожертвований или для оказания бесплатных медицинских услуг.

Характеристики бизнес-процессов

Для того, чтобы наглядно понять, что включает в себя этот бизнес-инструмент, необходимо разобраться в основных и дополнительных характеристиках.

Основные характеристики обязательны. К ним относятся:

Название и цель.

Часто эти элементы объединены в одно, так как из названия операции четко видна цель. Они должны быть конкретными и понятными для участников. Например: название «Заключение договора купли-продажи с клиентом» и аналогичная цель.

Его называют владельцем инструмента. Это лицо, выполняющее или отвечающее за выполнение цели. В компании это сотрудник из управленческого отдела или начальства. В его обязанности входит составление и донесение плана до сотрудников, а также контроль за их деятельностью.

Это инструменты, которые используются для достижения цели. Они остаются неизменными по ходу выполнения работы, а лишь оказывают воздействие на конечный продукт. Например: машинка на швейной фабрике.

Это тоже ресурсы, но, в отличие от предыдущих, они преобразуются во что-то новое в результате деятельности компании. Обычно это любой вид сырья. Например: ткань, из которой шьют одежду на швейной фабрике.

Это результат проделанной работы — товар или услуга. На выходе не всегда получается то, что было изначально запланировано. Цель может измениться.

Дополнительные характеристики не обязательны, поэтому их может не быть в структуре. К ним относятся:

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы классифицируются в зависимости от факторов:

Основные бизнес-процессы. Это задачи, ориентированные на производство товара или оказания услуги, которые в дальнейшем принесут прибыль. Например: для мебельного завода основной бизнес-процесс — изготовление предметов интерьера.

Сопутствующие процессы. Не служат главным источником прибыли, составляют только часть деятельности. Например: для магазина электроники сопутствующим процессом станет ремонт техники.

Вспомогательные процессы. Направлены на поддержание основного процесса. Например: обслуживание и ремонт производственного оборудования на заводе.

Обеспечивающие процессы. Направлены на поддержание жизнедеятельности исполнителей и возможности производства. Например: финансовое обеспечение, кадровая деятельность.

Управляющие процессы. Направлены на контроль. Например: работа управляющих менеджеров по планированию и распределению кадров.

Процессы развития. Направлены на улучшение производительности. Например: замена оборудования, опросы сотрудников о качестве рабочего процесса.

Внешние процессы. Основная работа субъекта на рынке непосредственно с потребителем (ведение переговоров с клиентом, рекламная деятельность и пр.)

Внутренние процессы. Направлены на решение задач внутри коллектива (бухгалтерский учет, кадровая деятельность, охрана труда и пр.)

Функциональные процессы. Направлены на выполнение поставленной задачи (изготовление товара, поиск клиентов, продвижение продукции).

Структурные процессы. Направлены на поддержку рабочего процесса и его оптимизации (управление информацией, подбор кадров, контроль финансов).

Описание бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса — это описание определения действий, которые должны выполнить сотрудники для достижения поставленной задачи.

Этот инструмент не может существовать без описания. Но не каждый шаг сотрудника на работе требует подробной инструкции. Его создают для определенной задачи и он должен соответствовать следующим характеристикам:

Необходимо четко сформулировать конечный результат деятельности. Возможно в процессе работы цель немного изменится и результат уже будет другим, но это не важно на этапе описания. Здесь должен быть четкий и идеальный план.

В описании не должно быть лишних элементов, отвлекающих от сути поставленной задачи. Нужно четко и кратко сформулировать основные этапы работы, распределение нагрузки на сотрудников. Также стоит избегать непонятных терминов, чтобы описание бизнес-процесса было понятно всем, в том числе и заказчику. Меньше деталей — больше конкретики.

Использование общепринятых условных обозначений.

Существуют специальные программы нотаций с условными обозначениями, которые понятны пользователям. Бизнес-процесс — это совокупность большого количества специфических действий, которые сложно представить наглядно. Для этого используют программы, такие как BPMN, IDEF3, UML и EPC, которые преобразуют задачи в удобные схемы и таблицы.

Назначение конкретных участников.

Нужно четко распределить задачи между кадрами, чтобы каждый понимал, чем заняться и какой блок задач закреплен за ним.

Качественное описание требует от руководителя понимания задачи. Необходимо собрать участников, включая сотрудников клиента, и презентовать бизнес-план в виде схемы на основе нотаций. Можно прокомментировать важные моменты и этапы проекта. Выступление не должно длиться более 10-15 минут.

Управление бизнес-процессами

Бизнес-процесс — это совокупность нескольких важных ступеней, без которых не получится реализовать весь потенциал компании. Управление бизнес-процессом состоит из четырех этапов, за прохождением которых следят менеджеры-управленцы:

Включает в себя определение бизнес-процессов, которых может быть много и в небольшой компании. К моделированию также относится описание операций. На этом этапе важно разграничить сферы ответственности управляющего персонала. Каждый менеджер и его подчиненные должны отвечать за свой отдел, чтобы добиться хорошего результата.

После получения задач персонал начинает выполнение своих рабочих функций. Таких функций может быть много, но все они должны быть выделены и распределены в описании проекта.

Этап включает контроль за персоналом и учет расходов. Все действия, зафиксированные в описании проекта, должны отражаться во внутренней сети компании. Менеджер обязан ежедневно следить за выполнением плана: соблюдены ли сроки, качество работы, загрузка работников.Также контроль ведется за дополнительными расходами, понесенными сотрудниками (почтовые, судебные и др.). Решить вопрос о возмещении этих трат, о премировании за выполнение и перевыполнение плана, штрафах за несоблюдение сроков.

По закону Мерфи (или закону подлости, который гласит, что все, что должно пойти не так, пойдет не так) невозможно выполнить план идеально, поэтому после завершения основного бизнес-процесса необходимо произвести анализ сбоев в работе, выявить ошибки и на их основании оптимизировать работу персонала для успешного выполнения будущих проектов.

Бизнес-процессы в организации — это прежде всего вопрос качественного управления. Без квалифицированных управленческих кадров, которые правильно поставят задачу и проконтролируют выполнение, результативность работы будет под вопросом.

Заключение

Бизнес-процессы — эффективный инструмент для организации работы персонала в крупных и небольших, коммерческих и некоммерческих компаниях. Главное — правильно сделать описание бизнес-процесса с использованием понятных схем и терминов. Не стоит забывать и о контроле за качеством выполнения задач и анализе ошибок.

Источник

Что такое бизнес-процессы на самом деле?

Раз вы читаете данную статью, то наверняка сталкивались с непонятными определениями бизнес-процессов. Цепочки, последовательности, вход или выход, совокупность и даже сеть – слова, которые вероятно уже видели и которые сбивают с толку.

Вот мое любимое, из цикла самого непонятного:

Бизнес-процесс определяется как логически завершенный набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий ее политику, направленную на достижение поставленных целей

Если с ходу поняли, о чем идет речь, поздравляю, вы гений и можете дальше не читать эту статью.

Так, что же такое бизнес-процесс на самом деле? В чем заключается суть бизнес-процессов, как инструментов управления?

Надеюсь вы хоть один день где-нибудь работали, а еще лучше чем-нибудь руководили и поэтому представляете себе, как обычно все происходит на любой работе.

В каждой организации работники выполняют определенные задачи. Назовем это – « Операции ».

Операции выполняются регулярно с определенной периодичностью . Ну, например, каждую пятницу формируется еженедельный отчет о работе.

Так, вот, чтобы подготовить этот отчет, сотрудник должен где-то или у кого-то взять информацию, внести ее в какие-то таблицы и оформить определенным образом. Потом этот отчет он должен кому-то сдать и узнать результат – приняли его или нет.

Получается, что сотрудник совершает не менее пяти операций: поиск информации, ее получение, обработку, оформление результатов, сдача отчета. При этом, операции исполняются только в определенной последовательности . Оформляется только та информация, которую уже обработали, а обработать можно только то, что уже где-то получили. Ну вы поняли.

Все операции совершаются в конкретное время – в нашем случае в пятницу и на все про все у нас есть ограниченное время.

Мы сейчас с вами вытащили суть бизнес-процессов .

Теперь сформулируем определение бизнес-процесса простыми словами:

Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени

Одно очень важное дополнение. Не зря мы говорим «бизнес-процессы», а не просто «процессы». В чем главная цель бизнеса ? Правильно, это получение прибыли. Зарабатывание денег. Так вот, бизнес-процессы, прямо или опосредованно должны вести к этой цели – заработать деньги.

Цель бизнес-процессов — создать такие последовательные операции, которые прямо ведут к прибыли. Оптимизировать бизнес-процессы означает убрать препятствия к этой цели, устранить лишние операции, которые усложняют это путь. И ускорить выполнение операций, насколько это возможно, чтобы побыстрее получить заветную прибыль.

Главные задачи бизнес-процессов:

• исполнять последовательность операций в нужном порядке, чтобы не допустить срыва во всей цепочке действий;
• обеспечить максимально возможную скорость исполнения операций;
• помогать выявлять и устранять дублирующие или излишние операции;
• обеспечить исполнение операций всех участников в конкретное время, для обеспечения беспрерывной деятельности.

Поэтому, если описываете какие-то операции, которые ну никаким образом не ведут к цели получения прибыли. Задумайтесь – эти операции действительно нужны в организации?

Давайте скорректируем наше определение бизнес-процесса :

Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности с целью получения прибыли . При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени

Если бизнес-процесс, это конкретная последовательность операций, то где начинается и где заканчивается один процесс и начинается другой? Чтобы это понять, нужно разобраться, что такое границы бизнес-процесса .

Мы уже знаем, что бизнес-процесс начинается в конкретное время. Не всегда можно привязать начало действий к конкретному календарному периоду, как в примере с пятничным отчетом.

Когда нужно запустить процесс обработки заявки от клиента? В 09-00 следующего дня? Или сразу после факта получения? Надеюсь, что вы не задумывались над ответом и сразу выбрали второй вариант.

Значит бизнес-процесс начинается либо в конкретное время (в 12-00 часов каждой пятницы) либо при наступлении события (получение заявки от клиента).

Граница бизнес-процесса – это наступление конкретного события и/или времени, которые служат сигналом для начала исполнения бизнес-процесса или указывают на его окончание

Таким образом, чтобы понять, когда начинается или заканчивается бизнес-процесс, мы должны определить все возможные сигналы и четко их зафиксировать.

Итак, как только сотрудник видит сигнал, он понимает, что пора исполнять бизнес-процесс. Но вот вопрос. Оказывается, для исполнения операций, сотруднику недостаточно одного сигнала. И тут мы подходим к определению входа и выхода бизнес-процесса .

Вход бизнес-процесса – это ресурс, который необходим для исполнения бизнес-процесса

Выход бизнес-процесса – это продукт / услуга / информация / документ или иной другой результат исполнения операций бизнес-процесса

В терминологии процессного управления – тот, кто обеспечивает вход бизнес-процесса, называется поставщиком бизнес-процесса. Получатель результат бизнес-процесса называется потребителем бизнес-процесса.

Источник

Что такое бизнес-процесс и для чего он нужен

Чтобы прийти к намеченной цели, необходимо проделать определённое количество работ. Но, этот порядок действий должен быть заранее запланирован и рассчитан, дабы не совершить ошибок. Сегодня мы поговорим о плане для осуществления бизнеса. Расскажем, что такое бизнес-процесс и для чего он нужен.

Что является бизнес-процессом

Для многих, даже опытных предпринимателей, до сих пор не совсем ясно, что является бизнес-процессом. На самом деле, определение этого термина довольно простое и понятное. Бизнес-процесс – это список действий, необходимых для получения желаемого результата. Как правило, бизнес-процессы чертят в виде схемы или рисуют в специальной программе.

Разработка бизнес-процессов всегда происходит с участием человека. То есть, чтобы открыть веб-студию, как собственный бизнес, необходимо просчитать, какие ресурсы для этого необходимы и что нужно, чтобы выпускать готовый товар или услуги. Рекомендуется составлять бизнес-процессы до того, как составлять бизнес-план самому, так как в этих схемах будет отражаться вся структура будущей компании.

Предприниматель будет наглядно видеть, что у него имеется для запуска бизнеса, что ещё нужно приобрести, а что наоборот будет лишним. На самом деле, построение самой модели довольно простое. Главное указать все делали и чётко сформулировать цель, которой нужно добиться на выходе.

Из чего состоит бизнес-процесс

Мы подошли к вопросу: «Из чего состоит бизнес-процесс?». Как уже было сказано ранее, построение самой схемы не сложное. Самое трудное – это сформулировать цели и трезво оценивать свои возможности. Сейчас Вы поймёте, о чём мы говорим. Для моделирования бизнес-процесса есть общепринятая схема.

Мы видим 4 фигурирующих компонента: вход, выход, управление и ресурсы. В середине будет название самого процесса, например: «Как открыть детский интернет-магазин» — это будет являться целью, которую нужно достичь до итогу. На входе мы перечисляем все имеющиеся ресурсы для осуществления поставленной задачи. Это могут быть рабочие компьютеры, документация о легальности бизнеса, готовый сайт и т.д.

В качестве ресурсов берётся бюджет, выделенный на раскрутку бизнеса, аренда офиса, штат сотрудников, запланированное SEO-продвижение сайта компании и заключённые контракты с поставщиками.

Под управлением понимаются законы и регламенты, связанные с данным направлением, в данном случае, открытием бизнеса. То есть, какая форма собственности должна быть у компании, санитарные и трудовые нормы и т.д. Всё, что будет регулировать деятельность предпринимательства.

И последнее в этой системе – выход, то есть желаемый результат. Исходя из нашего примера это будут заказы из магазина и заявки на оптовые поставки. Если бы мы разбирали самого производителя детской одежды, то на выходе мы бы получали готовую продукцию на складах и заключение договоров на поставки в розничные магазины.

Бизнес-процесс: с чего начать

Иногда очень сложно понять, с чего начать бизнес-процесс. Мыслей и идей много, а ресурсов для их осуществления, как это нередко бывает, нет. Поэтому, всегда трезво оценивайте свои возможности, дабы в последствии не залезать в долги и не закрывать свой бизнес за многочисленные неуплаты. Посчитайте реальное количество ресурсов, в том числе и трудовых, то есть тех людей, которые готовы работать с вами можно сказать за идею.

Сколько средств нужно выделить на закупку оборудования, аренду помещения, оплату услуг хостинга, что будет покрывать первоначальные расходы. Всё это, больше похоже на составление чек-листа, это в какой-то степени и верно. Расписать по пунктам, что есть, что нужно и что из этого должно получиться, очень важно, чтобы предусмотреть любой ход развития событий и оперативно решить возникшие проблемы.

Для чего нужны бизнес-процессы

Наверное уже понятно, для чего нужны бизнес-процессы и как они полезны для планирования какой-либо цели. Как мы уже говорили, главным фактором в осуществлении любой цели – это человек. Ни один, даже самый продуманный алгоритм не осуществиться без участия человека.

Сейчас многие подумали, что бывают и такие действия, которые полностью автоматизированы, и выполняют их не люди, а компьютеры или чат-боты , что сейчас не удивительно. Да, такая практика существует. Но это уже не является бизнес-процессом, а называется технологическим процессом, так как фигурируют здесь неодушевлённые машины.

Описание и структура построения подобных моделей отличается от стандартов описания обычных бизнес-процессов. За пример такой спецификации можно взять оптимизацию сайта и продвижение в Яндексе , так как, в основном, работает здесь поисковая машина. Основная задача SEO-специалиста – это грамотно настроить ресурс, чтобы поисковой робот «одобрил» его.

Главной особенностью в бизнес-процессе является то, что в этом цикле всегда участвует несколько лиц. Даже если бизнес будет один исполнитель, например повар-кондитер, кто работает на дому, индивидуально. Всё равно будут поставщики, то есть магазины, где он будет закупать продукты для готовки и сами потребители, то есть клиенты.

Что такое описание бизнес-процессов

Мы уже говорили о том, что такое описание бизнес-процессов. Это и есть описание алгоритма действий, которые необходимо совершить для достижения цели. На самом деле, описание бизнес-процесса – работа нелёгкая и требует нестандартного, где-то творческого подхода.

Чтобы подробно изложить все, в будущем совершаемые действия, избегая различных неточностей и пропусков дополнительной информации, нужно владеть не только хорошей письменной речью но и логическим мышлением. Представлять, как все эти процедуры будут осуществляться в реальной жизни, какие трудности могут возникнуть и как их оперативно решить.

Таким образом, сегодня мы поговорили про составление бизнес-процессов. Выяснили важность моделирования подобных схем, как это правильно делать, чтобы не совершать ошибок уже в процессе воплощения. Разобрали общепринятый стандарт построения модели и описание самого бизнес-процесса.

Источник