Анализ ситуации что это значит

Анализ ситуации: варианты, особенности проведения, этапы и результаты анализа

Руководители нередко вынуждены принимать решения не в соответствии с имеющимся планом, а исходя из сложившейся ситуации. Такое случается по разным причинам. Главная задача менеджера – провести анализ ситуации, разработать и принять наиболее оптимальный вариант действий в решении возникших проблем.

Что это такое

Анализ ситуации – это способ обработки информации, при котором сначала ее делят на части, а потом внимательно изучают каждый элемент по отдельности, чтобы найти проблему и решить ее. Например, прибыль предприятия может уменьшиться из-за роста издержек либо из-за снижения объема выручки, роста дебиторской задолженности и прочих факторов. Для того чтобы определить, какой фактор повлиял на изменение размера прибыли, необходимо изучить эти факторы.

Только после того, как будет выявлена причина, лицо, принимающее решение (ЛПР), сможет разработать план действий и решить проблему. Для того чтобы провести анализ ситуации, уполномоченный человек собирает команду специалистов, которые сводят данные и проводят аналитические процедуры, каждый в своей области знаний и навыков.

Кто проводит анализ

Анализ конкретных ситуации проводит не один человек, а несколько групп. Руководит ими менеджер или лицо, принимающее решение (ЛПР). В состав команды входят:

• Эксперты первого уровня. Они занимаются сбором и обработкой первичной информации.
• Эксперты второго уровня. Изучают отчеты и разрабатывают идеи решения проблемы.
• Аналитическая группа. Изучает идеи, которые разработали эксперты второго уровня, и выбирает наиболее реалистичные, с их точки зрения, варианты развития событий. Аналитики разрабатывают стратегии работы предприятия и способы решения проблем.
• Лицо, принимающее решение, выбирает из предложенных вариантов стратегии развития ту, которая, по его мнению, более всего подходит для решения проблем в сложившейся ситуации. За это он несет полную ответственность.

Позволить себе провести крупномасштабную работу с использованием нескольких групп специалистов может только крупная компания. В большинстве случаев руководитель фирмы проводит анализ ситуации с привлечением одной группы – специалистов отделов. Работу второй группы и аналитиков выполняют люди, входящие в руководство компании, бухгалтеры, маркетологи, инженеры. Они собираются на служебное совещание, обсуждают ситуацию и ищут решение проблем.

Порядок проведения

Анализ начинается с выявления отклонения показателей работы фирмы от плановых. Например, в отчетном квартале было выявлено снижение выручки на 30 %, и руководитель не может объяснить причины такого уровня падения. В таком случае он должен собрать группу экспертов и изучить ситуацию. Процесс состоит из следующих этапов анализа ситуации:

1. Выявление отклонения показателей – определение проблемы.
2. Организация группы экспертов руководителем.
3. Закрепление за каждым экспертом участка для работы.
4. Сбор информации по отделам.
5. Обработка экспертами полученной информации с применением ими своих специализированных знаний и навыков.
6. Подготовка специалистами отчетов о проделанной работе.
7. Изучение этих отчетов руководителем, обсуждение на общем собрании содержания отчетов.
8. Разработка вариантов решения проблемы и применение одного или нескольких на практике.

Подготовка к отчету и его презентация

Руководители всегда заняты работой, поэтому на чтение длинных пространных отчетов у них нет времени. Это говорит о том, что информация в отчете должна быть подана кратко, емко и желательно в наглядном и удобном виде. Лучше, если вместо сотен исписанных страниц и столбцов цифр отчет будет содержать графики, диаграммы, результаты расчетов и мнение эксперта, проводившего анализ в той или иной области. Естественно, что в отчете должны указываться источники информации и наиболее важные показатели, которые, по мнению эксперта, стали причиной отклонения в работе компании. Поэтому технологию анализа проблемных ситуаций следует отработать до того, как такая ситуация возникнет. На предприятии должны быть компьютеры со специальным ПО для решения подобных задач.

Презентация каждого отчета не должна занимать более 15 минут, чтобы изучение и обсуждение результатов анализа ситуации не затянулись на несколько дней. Отчеты должны основываться на фактах, а информация — быть актуальной на момент их подготовки и презентации.

Что руководитель делает с полученной информацией

Получить результаты анализа ситуации в форме отчета – это только половина дела. Дальше эту информацию должен изучить и проанализировать руководитель компании. И тут многое зависит от его знаний и опыта. При этом под опытом подразумевается не только его личный, но и то, насколько хорошо он знает о том, как подобные ситуации решались на других предприятиях. Обычно менеджер, прежде чем принять окончательное решение, проводит совещание с другими руководителями и экспертами, в том числе с теми, кто занимался анализом ситуации на местах и готовил отчеты.

Какие виды ситуаций бывают

Проблемные ситуации бывают стандартными и нестандартными. Для решения стандартных задач менеджеры применяют методы анализа ситуации по аналогии. То есть они сравнивают имеющиеся у них данные по другим предприятиям с теми, которые были получены в результате исследования их компании. Если ситуации схожи, то используют те же способы решения проблемы.

В случае если ситуация нестандартная, применяют методы анализа конкретных ситуаций. Для этого используют различные компьютерные программы для моделирования возможных вариантов развития, проводят расчеты, изучают динамику и пр. Для этого руководитель может задействовать специальные компьютерные программы моделирования на основе введенных данных. Например, Project Expert используют не только для разработки бизнес-планов, но также для прогнозирования работы действующих предприятий.

Проблему можно решить и без помощи компьютерных программ, однако это затруднит и без того сложные расчеты. К тому же экспертам, чтобы подготовить отчет, нужно будет чертить графики и диаграммы. Это займет много времени. Руководитель может не использовать специальное ПО, но только в том случае, когда моделирование на компьютере нецелесообразно. Например, в случае форс-мажорных обстоятельств, если действовать надо быстро и решение не зависит от прошлого положения дел или динамики. При этом количества и качества поступающей информации недостаточно, чтобы построить модель на компьютере.

Мозговой штурм как метод поиска решения

В сложных ситуациях, когда от руководителя требуется неординарное решение сложной задачи, он может прибегнуть к помощи такого метода анализа конкретной ситуации – собрать всех экспертов, руководителей отделов и устроить «мозговой штурм». Суть этого метода состоит в том, что каждый участник совещания высказывает свое мнение о возможной причине возникновения проблемы и способе ее решения. Право высказать свое мнение и идеи дается каждому, при этом никто из участников не должен по правилам саркастически относиться к мнению другого.

Естественно, что обсуждение проблемы должно происходить в рамках делового этикета и записываться. Однако решение принимает все равно руководитель или лицо, назначенное для этого. В результате «мозгового штурма» менеджер получит сразу несколько ценных идей. Такой анализ имеет как свои достоинства, так и недостатки. Основные плюсы – это скорость и большое число вариантов, минус – такой анализ ситуации не всегда отражает реальное положение дел и нередко страдает от недостатка объективности.

Проблемы моделирования развития событий

Основная проблема технологии анализа конкретных ситуаций заключается в том, что экспертам приходится работать с большими объемами информации, по причине чего могут возникать ошибки. Большие объемы данных, которые необходимо переработать в короткие сроки, также составляют проблему моделирования развития событий. Либо анализ займет значительно больше времени и результат потеряет актуальность, либо из-за ограниченного объема информации итоги анализа получатся с высокой долей искажения. В результате модель может оказаться в лучшем случае неэффективной, в худшем – привести к банкротству.

На эффективность анализа влияют три основных фактора. Это квалификация эксперта, объем информации, которую он может обработать, и время, имеющееся в распоряжении на проведение анализа ситуации.

SWOT-анализ

SWOT-анализ — это изучение и оценка сильных и слабых сторон предприятия, а также его возможностей для развития и угроз, с которыми оно сталкивается или может столкнуться. Ниже представлена матрица для проведения SWOT-анализа.

В верхней левой ячейке указываются сильные стороны и возможности, которые есть у компании и которые был выявлены в ходе мониторинга и на первом этапе анализа ситуации. Примером может быть такая ситуация, когда стало известно, что по производству некоторой продукции компания имеет монопольное положение на рынке, а за счет определенной технологии, которая у нее есть, она может выпускать ее еще дешевле. Анализ поможет выявить, что это за продукция, до того как на рынке появятся конкуренты.

В верхней правой ячейке указываются сильные стороны и угрозы. Например, на некоторые базовые товары фирмы, с которых она получает наибольшую прибыль, появилось несколько конкурентных фирм, выпускающих аналогичную продукцию и продающих ее дешевле.

В нижней левой ячейке приводятся недостатки и возможности предприятия. Например, несмотря на высокую себестоимость, товар, выпускаемый компанией, пользуется спросом.

В нижней правой ячейке указываются недостатки и угрозы. Первыми могут быть высокая себестоимость выпускаемой продукции или ее низкое качество, а в качестве угроз – действия конкурентов или платежеспособность потребителей. Как выглядит SWOT-анализ, можно увидеть в таблице выше.

Преимущество SWOT-анализа при проведении анализа и оценки ситуации заключается в том, что он дает возможность оценить не только внутренние, но и внешние факторы, которые могут быть даже существеннее внутренних.

Факторный анализ

Факторный анализ – это такой метод анализа ситуации, который подразумевает проведение расчетов на основании данных о работе предприятия и построении многофакторной модели текущего состояния и дальнейшего развития предприятия. Обычно такой метод используют при оценке финансового состояния компании. Рассчитываются такие показатели, как ликвидность, рентабельность, финансовая прочность и вероятность банкротства.

Кейс-анализ

Это метод анализа, когда после ознакомления с отчетами о текущем состоянии предприятия участники собрания разделяются на группы и расходятся для группового обсуждения полученной информации. После этого они собираются вновь, и каждая группа выносит на всеобщее обсуждение свои идеи.

Средний размер группы от трех до семи человек. Они могут высказать свои идеи как на общем собрании, так и передать непосредственно лицу, которое должно принять решение. В кейс-анализ входит описание проблемы, ее сравнение с похожими случаями и решение. То есть группы должны рассказать, как они видят ситуацию, на что она им кажется похожей и какие шаги надо предпринять для решения возникшей проблемы.

Оценка полученных результатов

После проведения разработанных в результате анализа ситуации мероприятий возникает необходимость оценки этих результатов, то есть повторного анализа. Только в этом случае проверяют не состояние предприятия, а эффект после того, как решения были реализованы на практике. Для этого используют метод сравнения того, что было до и после внесения изменений.

Роль анализа в работе компании

Без регулярного анализа ситуации физически невозможно нормальное развитие предприятия. Руководитель всегда должен быть в курсе происходящего и иметь возможность определить не только состояние фирмы, но и то, каковы перспективы ее развития. Он помогает не только узнать о том, какие имеются недостатки в работе предприятия, но и определить внешние угрозы и возможности для повышения его конкурентоспособности и развития. При этом сделать это нужно быстро и при минимальных расходах. Оперативное проведение анализа дает возможность сохранить предприятию финансовую устойчивость, определить имеющиеся недостатки в работе и найти резервы для их устранения. В дальнейшем руководитель сможет использовать те преимущества, которые дают ему полученные в результате работы опыт и знания.

Источник

Антиграбли — анализ ситуации и принятие решений

Если вы такой же человек как и я, вы уже успели наделать много глупостей из-за неумения анализировать ситуацию, делать выводы и учиться на ошибках, а так же вам часто сложно принимать решения в некоторых ситуациях…

Проблема не в том, что вы так же как и я не учились это делать, просто вам некому было научить как это делать. Мы привыкли реагировать на ситуации, которые внешне похожи на ситуации из прошлого, привычным образом. Но в жизни редко все повторяется, и привычка реагировать может сыграть с нами злую шутку. Совсем недавно я начал обнаружил достаточно простые инструменты для анализа и принятия решений, можно сказать, что они помогают развивать осознанность.

Анализ ситуации

После каждого нашего действия наша жизнь меняется в лучшую или худшую сторону, поэтому важно анализировать ситуацию и делать выводы. После каждого действия найдите время для того, чтобы задать себе четыре простых вопроса:

1. Что случилось и почему это произошло именно таким образом?
2. Что я думал и чувствовал в отношении случившегося?
3. Чему я научился вследствие случившегося?
4. Что я изменю (в поведении, отношении и т. д.) вследствие полученного мной опыта?

Таким образом, после каждого действия мы лучше понимаем ситуацию и вырабатываем стратегию на будущее. Есть еще второй вариант этой схему, с вопросами помогающими принять сложившуюся ситуацию.

В какой то момент понимаешь, что многие проблемы в жизни возникают от того, что человек просто не дружит с реальностью и живет в своих фантазиях. Чтобы подружиться с реальностью есть продвинутый алгоритм анализа ситуации:

1. Что случилось и почему это произошло именно таким образом?
   — что я ожидал, как всё должно было произойти (мои фантазии);
   — как всё произошло на самом деле;
   — каковы были мои действия;
   — внешние факторы, которые повлияли на ситуацию.
2. Что я думал и чувствовал в отношении случившегося?
3. Чему я научился вследствие случившегося?
4. Что я изменю (в поведении, отношении и т. д.) вследствие полученного мной опыта?

В любом случае, что бы ни произошло нужно научиться чему-то полезному и постараться извлечь максимум выгоды из любой ситуации, даже самой болезненной. Это помогает мыслить трезво и развивать уверенность.

Принятие решения

Нам тяжело принимать решения потому, что очень часто мы руководствуемся только эмоциями и чувствами, но это может привести к серьезным проблемам, так как мы поддались импульсу и не учли многие факторы, не взвесили все за и против, не получили общую картину. С этим ничего не поделаешь, нас часто посещают желания, которые хочется реализовать прямо сейчас, но можно этому противостоять. Вот простой рецепт для принятия решения:

1. Понять зачем тебе воплощать эту идею, какую цель ты хочешь достичь.
2. Определить плюсы и что ты получишь, отделить то что реально получить (зависит от меня), а что хотелось бы получить потенциально (зависит от многих неизвестных факторов).
3. Определить минусы связанные с реализацией идеи.
4. Определить, что нужно для реализации (предварительный план).
5. Определить возможные проблемы, связанные с реализацией идеи.
6. Определить альтернативные варианты и пути отступления.
7. Как вариант, можно еще подумать кому это может быть выгодно (особенно если идею навязали).

Если решение принято против — просто забываем это желание (или откладываем до лучших времен), если принято решение за — составляем подробный план и переходим к его реализации. Cам факт необходимости составлять такой анализ может уберечь от множества потенциально глупых решений и действий. Не лишним будет прочитать статью по теме “8 типичных ошибок мыслительного процесса”.

Бывают ситуации когда в основе идеи лежит желание получить приключения и манит сама неизвестность, тогда такой подробный анализ может обломать весь кайф. А бывают ситуации, когда кто-то давит на вас и хочет чтобы вы приняли решение прямо сейчас, немедленно, и не дает время подумать. В таких случаях надо сразу посылать, это явный признак манипуляции…

Жизнь непредсказуема и невозможно проанализировать все, что происходит, и подстелить соломку где надо, но все же анализировать свои успешные и ошибочные действия стоит. Это помогает увидеть некоторые закономерности и сознать причины многих проблем. Удачи.

Этот материал является частью онлайн-курса ДИЗАЙН ЦИФРОВЫХ ПРОДУКТОВ

У тебя уже есть опыт в веб-дизайне и ты легко создаешь простые сайты, но хочешь двигаться дальше и стать крутым UX-дизайнером, который проводит исследования, составляет гипотезы, создает прототипы и проводит тестирование? Или ты хочешь систематизировать знания и построить дизайн-процесс внутри компании? Тогда этот курс для тебя!

Источник